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So meistern Sie die Herausforderungen bei der Einführung eines Business Process Management (BPM)

BPM – in 7 Schritten erfolgreich implementieren

Die Implementierung eines Business Prozess Managements (BPM) erfordert eine ausführliche Planung, die sich an den individuellen Anforderungen des Unternehmens orientiert. Denn jedes Unternehmen mit seinen verschiedenen Prozessen ist anders. Daher gilt die präzise Abstimmung der Geschäftsfunktionen mit der IT bis ins kleinste Detail sowie ein gezielt realisiertes Change Management als Schlüssel zum Erfolg. Wir zeigen Ihnen in sieben Schritten, wie Sie BPM in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen.

Definition des BPM-Projektes und dessen Planung

Obwohl die grobe Ausrichtung bereits definiert ist, fehlt es noch an der genauen Spezifizierung der Details. Darunter fallen beispielsweise alle Ziele und Unterziele, die mit dem BPM erreicht werden sollen. Die Kostenreduzierung kann genauso ein Hauptziel sein wie die Stabilität der laufenden Prozesse oder deren Qualität. Daher ist es unerlässlich, die Veränderungsziele genauestens zu beschreiben, voneinander abzugrenzen. Genauso große Bedeutung besitzt die Tatsache, dass alle Veränderungen mit der aktuellen Unternehmensstrategie und der Vision des Unternehmens vereinbar sind.

Die Anfangsphase des BPM-Einführungsprojektes zählt zu den besonders sensiblen Phasen, da zu diesem Zeitpunkt der Grundstein für den weiteren Erfolg gelegt wird.

Folgende Komponenten sind in der Definitions- und Planungsphase von Bedeutung.

  • Bedarfsanalyse verschiedener Ressourcen
  • Projektstrukturplan wird erstellt
  • Genaue Definition und Planung der einzelnen Arbeitspakete
  • Gestalten von Steuerungs- und Controlling-Instrumenten

Berücksichtigen Sie bei der Planung folgende Kriterien, da diese immer wieder zu Problemen innerhalb von Projekten führen.

  • Definieren Sie den Gesamtumfang so detailliert wie möglich ohne Interpretationsspielraum
  • Die Rollen aller Projektteilnehmer sind eindeutig definiert
  • Achten Sie auf die Abhängigkeiten, die zwischen einzelnen Arbeitspaketen bestehen und planen Sie entsprechende Ressourcen ein
  • Allgemeine Zeit- und Aufgabenplanung der einzelnen Projektmitglieder

Change Management sorgt für Grundverständnis

Bereits in einer sehr frühen Phase der BPM-Einführung erfolgt die Initialisierung des Change Managements, denn die Veränderung von Prozessen geht in vielen Fällen mit Umstrukturierungen hinsichtlich der aktuellen Verantwortlichkeiten oder Tätigkeitsfelder einher. Faktoren, die innerhalb der Belegschaft für Unsicherheit sorgen können. Schaffen Sie Verständnis für das neue Business Process Management und informieren Sie zeitnah.

Die Initialisierungsphase des Change Managements:

  • Ist Bedarf vorhanden?
  • Wer übernimmt welche Rolle?
  • Wie sieht die Kommunikationsstrategie aus?
  • Welche Maßnahmen sind erforderlich?

Entwickeln Sie für das Change Management ein durchgängiges Konzept, das alle Phasen von der ersten Planung bis zur Implementierung abdeckt.

Nur dann verwandeln Sie Widerstände und daraus resultierende Konflikte, die zu Blockaden führen, in Motivation und Begeisterung, indem die Mitarbeiter sich den neuen Bedingungen öffnen und sie akzeptieren.

Prozesse analysieren, messen und bewerten

Der erste Schritt ist, die bestehende Prozesslandschaft zu analysieren und sie zu systematisieren. Für diesen Zweck visualisieren Sie die aktuelle Prozesslandschaft und definieren die verschiedenen Prozessbeziehungen. Diese Vorgehensweise liefert Ihnen die Grundlage für eine klare Sicht auf die einzelnen Prozesse an sich, deren Abhängigkeiten zueinander und zum Teil über deren Qualität.

Das Betrachten der einzelnen Prozesse vermittelt Ihnen das erforderliche Verständnis für deren detaillierten Ablauf sowie die vorhandenen Schnittstellen. Wie bei der Prozesslandschaft ist auch hier eine Visualisierung hilfreich.

Auf Basis der daraus gewonnenen Erkenntnisse sind Sie nun in der Lage, den allgemeinen Optimierungsbedarf der einzelnen Prozesse innerhalb der Prozesslandschaft zu erkennen. Detaillierte Informationen erhalten Sie durch Kennzahlen, die Sie durch Messen und Bewerten von Durchlaufzeiten, allgemeiner Ergebnisqualität, Stabilität und Kosten generieren.

Vom Status des aktuellen BPM-Systems zum Sollzustand

Wo Prozesse ablaufen, erfolgt immer ein Management dieser Prozesse. Allerdings häufig ohne den gezielten Einsatz von Strategien und Methoden. Daher ist es unerlässlich, vor der Definition des BPM-Soll-Zustands den Reifegrad des aktuellen Prozessmanagements zu ermitteln. Auf diese Weise identifizieren Sie den Optimierungsbedarf und den zukünftigen Soll-Zustand.

Hilfreich ist dabei eine visualisierte Darstellung aus drei verschiedenen Perspektiven unter Miteinbeziehung aller relevanten Stakeholder.

  • Wie wird der alte Prozess ausgeführt?
  • So sehen Sie den alten Prozess
  • Darstellung des Soll-Prozesses anhand der gewonnenen Erkenntnisse

Aus dieser Betrachtung ergeben sich neue Prozesse, die Sie nach vorgegebenen Standards dokumentieren. Eine genaue Dokumentation ist unverzichtbar, da sie die Basis für zukünftige Schulungsunterlagen sowie für Beschreibungen für die IT dienen.

Abstimmung der Geschäftsprozesse mit den IT-Systemen

Neue Prozesse ziehen in den meisten Fällen neue Anforderungen an die IT nach sich. Daher ist es wichtig, dass Sie alle Anforderungen an die IT entsprechend dokumentieren. Nur wenn dies der Fall ist, können die IT-Systeme entsprechend angepasst werden.

Die Vorteile dieser Vorgehensweise zeigen sich in mehrfacher Hinsicht.

  • Geschäftsprozesse und IT-Prozesse sind aufeinander abgestimmt
  • Detaillierte Beschreibung des Umfangs der IT-Umsetzung ist vorhanden
  • Kompatibilität zwischen Prozessen und IT-Systemen ist gegeben
  • Sie legen die Nutzeranforderungen für die IT-Systeme detailliert fest

Prozesse und Prozessteilnehmer lernen sich kennen

Noch vor der endgültigen Implementierung des neuen BPM ist es erforderlich, dass Sie die bisherigen Experten der alten Prozesse mit den neuen Abläufen vertraut machen. Nur dann, wenn die ausführenden Mitarbeiter die neu gestalteten Vorgänge bis ins kleinste Detail kennenlernen durften, ist eine reibungslose Realisierung möglich. Für diesen Zweck bieten sich ausführliche Schulungen der einzelnen Gruppen an.

Nach der Implementierung setzt der kontinuierliche Verbesserungsprozess ein. Für diesen Zweck vermitteln Sie allen an den einzelnen Prozessen beteiligten Mitarbeitern entsprechendes Methodenwissen zur Prozessverbesserung.

Prozesscontrolling – steuern und prüfen von Prozessen

Sie haben die Soll-Prozesse optimiert und das neue BPM erfolgreich implementiert. Um im Echt-Betrieb die Leistungsstärke der definierten Soll-Prozesse zu prüfen und weiteren Handlungsbedarf zu ermitteln, benötigen Sie ein individuelles Prozesscontrolling. Anhand von Kennzahlen und deren zeitlich definierter Auswertung erhalten Sie eine Vielzahl an Informationen, um die laufenden Prozesse für das Management transparent zu gestalten, die Prozessleistung an sich zu überprüfen und sie gezielt zu steuern.

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