Agiles Projektmanagement © Fotolia/Sikov

Agiles Projektmanagement in der Praxis – Lehren aus der Softwareentwicklung

Mit einem Ursprung in der Softwareentwicklung hat sich agiles Projektmanagement längst darüber erhoben, nur im IT-Bereich wirklich eine schlagfertige Alternative zu liefern. Bereits 2001 wurde in einem Manifest festgehalten, wie genau agiles Projektmanagement funktioniert – und auch Sie können davon in vielen Projekten profitieren und so Ihre Arbeit dynamischer und flexibler halten und gleichzeitig Kundenfeedback im laufenden Projekt managen.

Der essentiellste Punkt, der agiles Projektmanagement von der traditionellen Organisation unterscheidet, ist die Planung. Statt im Vorfeld detailliert auszuarbeiten, wie das Projekt abläuft, wird adaptiv geplant. Während des Projektes können und müssen Änderungen vorgenommen werden, im Bereich der Softwareentwicklung ist dies längst der neue Goldstandard.

Die Grundsätze agilen Projektmanagements

Zwar können Sie, wie bei traditionellen Projekten üblich, auch beim agilen Projektmanagement während der Definitionsphase ein Projektziel festschreiben. Definieren Sie, was genau Ihr Endprodukt oder Ihr ausgelieferter Service ist und welche Eigenschaften am Ende des Projektes unverzichtbar sind, so bleiben Sie durch inkrementelle Arbeit agil.

Agiles Projektmanagement liefert Ihnen inkrementelle Teile des Endproduktes, welche dem Projektkunden präsentiert werden können. Dadurch gibt es einen steten Austauschprozess, welcher dafür sorgt, dass Änderungen bereits während der Arbeit vorgenommen werden können. Ihr Projekt bleibt damit flexibel und kann Ihre Kunden eher zufriedenstellen. Denn wenn Teile der Arbeit missverstanden wurden, underperformen oder aber nicht zum Gesamtprojekt passen, können diese individuell angepasst werden. Dies schont Arbeitszeit, gegebenenfalls Material und hält auch die Motivation in Ihrem Team hoch – schließlich möchte kein Beteiligter an einem Projekt Arbeit zweimal erledigen müssen.

Im agilen Projektmanagement spricht man aber auch von einer iterativ-inkrementellen Arbeitsweise. Während die inkrementelle Methodik die stückweise Arbeit meint, welche zu einem größeren Ganzen führt, beschreibt der iterative Prozess eine Verbesserung in der Ausarbeitung mit jeder Version.

Hierfür ist entscheidend, dass alle gelieferten Iterationen ihrerseits bereits theoretisch nutzbar sind und lediglich noch verfeinert werden müssen. Ein genaues Projektziel muss hierfür nicht vorgeschrieben sein. Das ist mit Software natürlich vergleichsweise einfach. Schließlich durchlaufen Softwareprogramme verschiedene Produktphasen, darunter Alpha- und Beta-Tests. Hierbei handelt es sich bereits um prinzipiell lauffähige Software, welche lediglich noch perfektioniert werden muss. Fehler werden ausgemerzt, das Design wird optimiert und die Performance verbessert.

Unterschiede in iterativer und inkrementeller Vorgehensweise und Anwendungsgebiete

Agiles Projektmanagement im iterativen Prozess eignet sich besonders dann, wenn kein Endziel festgeschrieben werden kann und das Projekt daher nicht vom Ende her bearbeitet werden kann. Arbeiten Sie in iterativer Methodik, können Sie Ihren Projektkunden zunächst einmal flexible Skizzen präsentieren. Diese Skizzen können zunächst einmal angepasst werden, ehe zusätzliche Arbeit ins Projekt fließt. Stellen Sie oder Ihr Kunde fest, dass es gröbere Unstimmigkeiten gibt, können in dieser Phase noch Alternativen erarbeitet werden.

Diese Form des agilen Projektmanagements kann etwa in Designprozessen zum Einsatz kommen, hier können Kunde und Projektteam gemeinsam jeden Schritt der Arbeit präzise besprechen und durch ständiges Feedback zu einem zufriedenstellenden Ergebnis kommen.
So können über Skizzen und Grundlagen, verfeinerte Designs und schließlich präzise Endergebnisse erstellt werden.

Agiles Projektmanagement über inkrementelle Prozesse eignet sich dagegen besonders für konkrete Produkte und Services, die über Innovation neu gedacht werden müssen. Jeder Bestandteil einer komplexen App muss für sich lauffähig sein, ehe diese fertiggestellt ist, so wie jedes Zahnrad einer Uhr funktionieren muss, damit diese tickt.

Mehr Freiheit, mehr Scrum

Aus der Softwareentwicklung hat sich für dieses iterativ-inkrementelle Vorgehensmodell das Modell Scrum etabliert. Scrum ist eines der Vorgehensmodelle zur Umsetzung der agilen Prinzipien und mit seinen wenigen Regeln hat sich Scrum besonders als Prozess schlanker Entwicklung hervorgetan.

Grundlage hierfür ist eine zu Beginn des Projektes festgestellte Komplexität, welche es Ihnen unmöglich macht, das gesamte Projekt bereits im Vorfeld planen zu können. Sie müssen Aufgaben in Unteraufgaben differenzieren und durch Zwischenergebnisse zu neuen Lösungsansätzen und einer Präzisierung des Projektziels kommen.

Durch Transparenz in der Etablierung von Hindernissen und Fortschritten für alle Teammember, eine regelmäßige Prüfung und detaillierte Anpassungen kann das Projekt jederzeit feinjustiert werden und selbst ein umfassender Richtungswechsel ist möglich. Allerdings ist Scrum nicht für jedes Projektteam problemlos realistisch, denn es setzt ein hohes Maß an Eigenorganisation voraus. Einen wirklichen Profit aus der einfacheren Projektführung schlagen nur gut organisierte Teams, die im Idealfall bereits Erfahrung in der Zusammenarbeit haben; bei denen die Organisation also gewissermaßen von selbst funktioniert.

Der Begriff Scrum geht auf das Gedränge beim Rugby zurück, bei dem sich alle Spieler zu einer dichten Masse zusammenfinden und dies beschreibt auch den prinzipiellen Prozess, welcher agiles Projektmanagement überhaupt ermöglicht. Alle Beteiligten finden sich dicht aneinander, haben einen regen Austausch, stimmen sich ab und haben regelmäßige Meetings. Flexibilität funktioniert hier nur über Kommunikation und Dynamik. Grundsätzlich beruht Scrum auf dem agilen Manifest, welches agiles Management konkret in 12 Punkten festhält.

Das agile Manifest – Agiles Projektmanagement in 12 Prinzipien

  • Frühe und kontinuierliche Auslieferung von Projektergebnissen an den Kunden, um die Kundenzufriedenheit zu steigern
  • Nutzung von Veränderungen zum Kundenvorteil, Änderungen können auch spät im Projekt (selbst kurz vor Fertigstellung) noch implementiert werden
  • Funktionierende Inkremente werden in wöchentlichen oder monatlichen Abständen ausgeliefert
  • Fachexperten und Projektbeteiligte arbeiten eng zusammen, kommunizieren (nahezu) täglich
  • Das Umfeld für eine nahtlose Projektarbeit wird dem Team bereitgestellt, das Team wird in seiner Arbeit unterstützt
  • Informationsgespräche finden von Angesicht zu Angesicht statt
  • Gleichmäßiges Arbeitstempo bei allen Projektbeteiligten führt zu nachhaltiger Arbeit
  • Technische Perfektion und Design stehen zu jeder Phase der Projektarbeit im Fokus und werden nicht nachträglich “beigefügt”
  • Der Gradmesser für den Fortschritt des Projektes ist die Funktionsfähigkeit des aktuellen Projektstandes
  • Der Schlüssel zum erfolgreichen Projekt liegt in der Einfachheit
  • Das Team kann selbständig planen und seine Pläne umsetzen
  • Das Projektteam ist in der Lage, seine Prozesse selbst zu reflektieren und zu optimieren

Ein Weg hin zu mehr Selbständigkeit des Teams

Agiles Projektmanagement kann Ihnen eine Abkehr von traditionellem Projektmanagement bieten, denn es entfernt sich von traditionellen Prinzipien wie einer intensiven Planungsphase und einer externen Überwachung. Gerade diese Emanzipation des Projektteams setzt aber auch voraus, dass das Team wirklich eigenständig arbeiten kann. Besonders bei innovativen, kreativen Prozessen ist agiles Projektmanagement eine echte Alternative zu klassischen Methoden und stellt nicht nur Kunden zufrieden – auch die Projektbeteiligten können durch die dynamischere Arbeit selbst wachsen und ihre volle Leistung entfalten.

Dass dies nicht für jedes Projekt die Patentlösung ist, versteht sich dabei von selbst. Schließlich hat sich nicht ohne Grund eine Mischform aus traditionellem und agilem Projektmanagement entwickelt. Man spricht hier vom hybriden Projektmanagement, das traditionelle Modelle und dynamische Prinzipien zu einen versucht.

Inwieweit Sie agiles Projektmanagement sinnvoll implementieren können, hängt von mehreren Faktoren ab: Entscheidend sind nicht nur Projektziel und Branche, sondern vor allem auch die Flexibilität des Projektteams.

Fotoquelle Titelbild: © Fotolia/Sikov

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