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5 Anfängerfehler, die Projektmanager unbedingt vermeiden sollten

Diese 5 Anfängerfehler machen Projektmanager viel zu oft

Projektarbeit stellt nicht nur das Team, sondern auch den Projektmanager vor schwierige Aufgaben. Neben den natürlichen Herausforderungen der Projektarbeit, gibt es jedoch einige leicht vermeidbare Fehler.

Im modernen Projektmanagement hängen Wirtschaftlichkeit und Personalführung eng zusammen. Gerade hier müssen Sie als Projektmanager zeigen, dass Sie effizient in einem Projekt arbeiten können – dabei sind die Grundbedingungen oft schwierig. Auf der einen Seite erwartet man von Ihnen eine schnelle Lösung aller Probleme und eine genaue Kenntnis unbekannter Faktoren bereits im Vorfeld, auf der anderen Seite stellt auch Ihr Team hohe Erwartungen an Sie und Sie müssen in der Lage sein, flexibel zu reagieren.

Um als Projektmanager – auch mit wenig Vorerfahrung – optimal vorbereitet in ein Projekt zu gehen und Ihr Team ausreichend an der Hand zu nehmen, sollten Sie vor allem Anfängerfehler im Projektmanagement vermeiden. Wir verraten Ihnen 5 Fehler, die Sie als Projektmanager unbedingt umgehen sollten und wie Sie es besser machen können.

Ob Sie mit einem neuen Team arbeiten und Ihr erstes Projekt in Angriff nehmen oder bereits etwas Erfahrung im Projektmanagement haben, aber mit Ihren eigenen Ergebnissen nicht zufrieden sind – als Projektmanager tragen Sie viel Verantwortung und müssen Ihrem Team und Ihren Projektzielen gerecht werden.

Diese 5 Anfängerfehler sollten Sie dabei unbedingt vermeiden.

Fehler #1: Die Statik des Projektes

Der größte Fehler für Projektmanager ist eine aufgezwungene Statik. Kein Projekt bleibt vom Beginn bis zum Ende starr, im Vorfeld lässt sich nicht jede Unwägbarkeit bis ins Detail planen. Wenn Sie nicht bereit sind, flexible Änderungen vorzunehmen, so läuft Ihr Projekt Gefahr, auf geradlinigem Wege gegen die Wand zu fahren.

Eine Planung ist gut und im Vorfeld sollte unbedingt ein Projektplan erstellt werden, allerdings können Sie nicht von Ihrem Team und auch nicht von sich selbst erwarten, dass dieser Plan einfach Punkt für Punkt abgearbeitet wird.
Regelmäßige Anpassungen helfen dabei, das Projekt den sich verändernden Bedingungen anzupassen und frischer Input durch neue Ideen während des Projektes macht ein Projekt sogar besser als ursprünglich geplant.

Analog zu fernöstlicher Philosophie ist der Zweig am stabilsten, der flexibel ist. Ein starrer Ast hingegen bricht unter Last.

Fehler #2: Das Projekt ist eine riesige Aufgabe

Vergleichen Sie ein Projekt mit einer langen Fahrt auf der Autobahn, hin zu einem bisher noch unbekannten Ziel. Zwar kennen Sie die Richtung, doch brauchen Sie noch ein wenig Führung in Form von Wegweisern entlang des Weges.
Ähnlich verhält es sich auch mit Ihrem Team, denn dem Team hilft es, in kleinen, überschaubaren Aufgaben (von Wegweiser zu Wegweiser) zu denken. So setzen Sie dem Projekt Etappenziele, die werden von Ihrem Team erreicht und die kleinen Erfolgserlebnisse motivieren zum Weitermachen.

Außerdem ist es einfacher, klare und konkrete Vorgaben zu erfüllen, als eine schwammige Überaufgabe zu erfüllen. Auch als Projektmanager haben Sie so stets einen klaren Überblick über den Fortschritt Ihres Projektes. Ein klassischer Amateurfehler hingegen ist es, Ihrem Team einfach eine unklare, riesige Aufgabe zu geben. Etwas mehr Arbeit und Unterteilung in der Planungsphase erspart Ihnen während des Projektes deutlich aufwendigeres Umplanen und Krisenmanagement.

Fehler #3: Keine (klare) Kommunikation

Ein Projekt ist eine Teamarbeit und damit Ihr Team richtig miteinander umgehen kann, braucht es eine funktionierende Kommunikation.

Sie sind nicht nur dafür verantwortlich, direkt mit allen Projektakteuren in Kontakt zu treten, sondern müssen auch die Grundlagen für die Kommunikation aller Akteure untereinander schaffen. Hierfür gibt es einige essentielle Ansätze, um eine offene und zielgerichtete Kommunikation zu gewährleisen. So müssen Sie als Projektmanager auf eine transparente Kommunikation achten, im Projektteam sollte jederzeit klar sein, wie der Stand des Projektes ist. Alle Projektakteure müssen zu jedem Zeitpunkt relevante Informationen schnell erhalten und sich sicher sein können, dass im gesamten Team ein ebener Wissensstand herrscht.

Das gilt in verstärktem Maße, wenn es um Ansätze zur Problemlösung geht. Gerade hier hinkt in vielen Projekten die Kommunikation, da erst hinter geschlossenen Türen nach einer Lösung gesucht wird. Dabei sind gerade Krisen dafür da, vom gesamten Team gelöst zu werden. Eine offene Kommunikation erleichtert die Suche nach geeigneten Lösungen und schweißt das Team noch enger zusammen, da sich kein Akteur ausgeschlossen fühlt. Und natürlich gehört zur Kommunikation auch die Kommunikation der Hierarchie. Diese mag in modernen Projekten und Managementstrategien noch so flach sein, jedes Team hat einen konkreten Leader und teilt die Verantwortlichkeiten sinnvoll auf. Jeder Akteur kennt seine Ansprechpartner und Sie als Projektmanager stehen in Problemsituationen immer als “Leittier” zur Seite.

Genau diese Offenheit unterscheidet erfolgreiche Projektmanager von fehlgeleitetem Management in verkrusteten Strukturen, die von oben herab arbeiten wollen.

Fehler #4: Überprüft wird erst zum Abschluss des Projektes

Natürlich können Sie den tatsächlichen Erfolg eines Projektes erst nach Abschluss feststellen, doch oftmals ist es sinnvoll, bereits im laufenden Projekt zu überprüfen, wie es um das Team, die Aufgaben, das Budget und andere relevante Faktoren im Projekt steht.

Denn so können kleinere Fehler im laufenden Projekt ausgemerzt werden und auch Ihr Team profitiert davon, bereits während des Projektes aus den eigenen Fehlern zu lernen. Dadurch helfen Sie Ihrem Team als Projektmanager, bereits in der laufenden Arbeit besser zu werden und an den Aufgaben zu wachsen.

Diese Überprüfung kann etwa regelmäßig erfolgen, indem Sie Ihr Team wöchentlich an einen Tisch bringen und den Projektstatus besprechen, oder aber Sie diskutieren den Status nach Abschluss relevanter Etappen. Dies stellt auch sicher, dass Probleme, die während des Projektes auftreten, sich nicht wiederholen und Ihr ganzes Team sich weiterentwickelt.

Sind Sie auf der Suche nach einer optimierten Führung Ihres Projektes, so ist eine regelmäßige Überprüfung schon während des Projektes unverzichtbar. Schließlich möchten Sie auch in Ihrem Auto nicht erst auf der Jungfernfahrt feststellen, dass die Achse in der Kurve bricht, wenn das Einzelteil bereits vor dem Einbau unter Last hätte getestet werden können.

Fehler #5: Schneller ist immer besser

Natürlich ist der Druck in vielen Projekten hoch und oft wünscht sich Ihr Unternehmen von einem Projektmanager, dass er/sie in Rekordzeit Ergebnisse liefern kann. Oft ist das aber unrealistisch und Zusagen an einen Zeitplan, der nur schwer einzuhalten ist, werden entsprechend oft auch wieder gebrochen.

Machen Sie also realistische Zusagen, schätzen Sie Ihr Zeitmanagement und Ihr Team vorher korrekt ab und planen Sie etwas Luft für Krisen ein. Dies macht Ihr Projekt nicht nur flexibler, sondern hilft auch dabei, jederzeit eine optimale Lösung zu finden.

Schließlich ist Ihre Hauptverantwortung das Einhalten vereinbarter Projektziele und wenn Sie das Projektziel zur Zufriedenheit aller Akteure erreichen, ist dies allemal mehr wert als ein überhasteter Schnellschuss. Planen Sie dementsprechend mit realistischen Deadlines und so wie Sie Ihr Projekt in kleinere Aufgaben unterteilen sollten, sollten Sie auch jeder Unteraufgabe einen eigene Zeitrahmen zuordnen, aus dem sich dann die Projektdauer ergibt.
Die Probleme und Hürden werden während des Projektes schon kommen und dafür sorgen, dass sich das Projekt verzögert.

Ohne Fehl und Tadel?

Im Projektmanagement müssen komplexe Aufgaben in weniger komplexe Aufgaben herunter gebrochen und “teamgerecht” gemacht werden. Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, Ihr Team so vorzubereiten und während der Arbeit so zu betreuen, dass jedes Zahnrad ineinander greift.

Dabei geht es nicht darum, gar keine Fehler zu machen. Natürlich müssen Sie lernen, die häufigsten und offensichtlichsten Fehler zu vermeiden. Wichtiger aber ist es, aus Ihren Fehlern zu lernen und es in der Folge besser zu machen.

Fotoquelle Titelbild: © Fotolia/NicoElNino

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