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Business Process Management – In 5 Schritten zur Prozessoptimierung

Lange Zeit galt Business Process Management (BPM) als kompliziert, teuer und aufwendig. Entsprechend groß war bei vielen Unternehmen die Scheu, es einzusetzen. Dabei ist Business Process Management eine ideale Methode, um neue Prozesse in Unternehmen zu implementieren und bestehende Prozesse zu optimieren.

BPM eignet sich dabei für einige Unternehmensbereiche besonders gut, da es sich nicht nur an technischen Fragen orientiert, sondern auch Managementprozesse, die Organisationskultur im Unternehmen sowie die Führung aller Prozessbeteiligten einbezieht.

Wenn Sie Business Process Management für Ihr Unternehmen nutzen möchten, dann zeigt dieser Guide Ihnen in 5 Schritten, wie Sie am besten davon profitieren.

Business Process Management im Einsatz

Bevor Sie BPM implementieren, sollten Sie prüfen, ob BPM Ihnen in Ihrer Situation überhaupt helfen kann. In manchen Fällen ist diese Methode für ein Problem zu aufwendig. BPM ist besonders gut geeignet bei Prozessen, die lange laufen und Prozessen, die ständigen Änderungen unterworfen sind. Das Ziel vom Business Process Management ist es, einen deutlichen Mehrwert in allen Abläufen zu generieren, indem es Transparenz und Flexibilität schafft. Trifft dies auf Ihr Problem zu, sollten Sie sich tiefer mit Business Process Management beschäftigen und die Vorteile nutzen lernen.

Schritt 1: Business Process Management einführen und Prozessmanagement strukturieren

BPM ist ein Prozess, der dazu dient, andere Prozesse zu optimieren. Um das in einem modern strukturierten Unternehmen zu gewährleisten, müssen Sie bestehende Prozesse zunächst dokumentieren, dann optimieren und (optional) schließlich digitalisieren.

Gerade beim Business Process Management spielt das Verhalten der Führungskräfte eine entscheidende Rolle, denn sie müssen die Prozesse zielgerichtet “von oben” leiten. Verliert das Management die Kontrolle oder verliert vorformulierte Ziele aus den Augen, so könnte der BPM-Prozess sich im Nichts verlaufen.

Ein erster Schritt für die Organisation des Business Process Management ist die Unterteilung in Kernprozesse und Supportprozesse. Sie legen Prozessarten und -ebenen fest, definieren grundlegende Formen der Kommunikation und ermitteln passende Methoden und Standards. Zudem führen Sie die benötigte Software und andere Tools ein.

Arbeiten Sie im ersten Schritt detailorientiert, denn wie gut Sie dieses Gerüst erstellt haben, entscheidet später über den Erfolg.

Schritt 2: Verortung und Prozesslandkarte

Zunächst einmal geht es darum, konkrete Prozesse in einen größeren Kontext zu stellen, indem Sie mithilfe einer Prozesslandkarte die wichtigsten Unternehmensprozesse skizzieren. Nicht nur die Prozesse selbst sollten auf dieser Prozesslandkarte aufgeführt werden, Sie sollten auch Zusammenhänge, Interaktionen und Abhängigkeiten verdeutlichen. Diese Prozesslandkarte bietet eine vereinfachte Darstellung Ihrer Unternehmensstrategie und wird zur Grundlage für alle Folgeschritte im Business Process Management.

Schritt 3: Prozessdarstellung für mehr Details und mehr Struktur

Mit der Prozesslandkarte als Grundlage erstellen Sie nun eine detailliertere Prozesslandschaft. Die bereits notierten Prozessarten, Prozessebenen, Kern- und Supportprozesse werden in dieser Prozesslandschaft sehr genau in ihre Kontexte gesetzt. Aus der groben Orientierung und dem Überblick der Prozesslandkarte wird in diesem Schritt eine topographische Karte aller Unternehmensprozesse. Dies ermöglicht mehr als nur eine Übersicht, sondern liefert Ansatzpunkte, um Probleme zu bewältigen, legt Dokumentationen und Ansprechpartner fest und schließt alle Beteiligten mit ein.

Mit Prozesslandkarte und -landschaft gibt es nun bereits eine grobe und eine detaillierte Wegeplanung, doch nun müssen Sie definieren, was Ihr BPM überhaupt konkret leisten soll und mit welchen Tools Sie dies erreichen möchten.

Während Sie Nutzen und Ziele schon in den ersten Schritten definiert und eingegrenzt haben, müssen Sie sich nun vorrangig Gedanken über die Tools machen.

Dabei gibt es kein Pauschalrezept, denn unterschiedliche Themen stellen unterschiedliche Anforderungen an Ihr BPM.

Eine der Kernfragen dabei ist, ob Ist-Prozesse ins BPM gehören oder die Optimierung mit der Darstellung der Soll-Prozesse beginnt. Grundsätzlich liefern die Ist-Prozesse einen wichtigen Indikator für den Grad und die Wirkung implementierter Veränderungen.

Schritt 4: Die Integration der Prozesse

Nachdem alle wichtigen theoretischen und strukturellen Grundlagen geschaffen sind, setzen Sie das Business Process Management praktisch um. Dabei geht es vor allem um die Einbindung aller Beteiligten. Damit sind einzelne Mitarbeiter gemeint, aber auch personelle Strukturen wie den Betriebsrat oder die IT-Abteilung, die gegebenenfalls Freigaben und Zugriffe anpassen muss, um eine optimale Kommunikation zu gewährleisten. Schließlich muss das BPM für alle unmittelbar Beteiligten greifbar und anwendbar sein.

In diesen Arbeitsschritt fallen spezielle Schulungen und das On-Boarding neuer Mitarbeiter, um eine vollständige Integration zu gewährleisten.

Transparenz ist eine der Schlüsselkomponenten im BPM. Daher sollten Sie dieser schon bei der Prozessintegration die nötige Aufmerksamkeit schenken. Im konkreten Fall bedeutet das, dass alle Beteiligten einen durchgehenden Zugriff auf alle entscheidenden Dokumente haben.

Gute Kommunikation bedeutet aber nicht nur beständige Transparenz, sondern auch häufiges Feedback. Planen Sie also regelmäßige Reviews in Ihr BPM ein. Wie regelmäßig diese stattfinden sollen, ist schon für sich genommen wieder ein Prozess, der sich mit der Zeit von selbst einspielt.

Schritt 5: Analyse und Optimierung

Längere Prozesse erfordern einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Daher müssen Sie Prozesse fortlaufend analysieren und gegebenenfalls Verbesserungsmaßnahmen ergreifen. Ein stark definiertes Business Process Management erleichtert Ihnen diese kontinuierlichen Prozesse.

Aber auch um die Effizienz kurzfristig zu steigern kann Ihr Unternehmen auf BPM setzen. Prüfen Sie in diesem Fall regelmäßig, ob der Prozess noch aktuell ist oder schon aus seinem BPM-Zyklus ausgestiegen ist.

Greifbarer Erfolg und messbare Ergebnisse – BPM strukturiert Optimierung

Business Process Management ist ein wichtiges Werkzeug, um Prozesse sehr detailliert zu betrachten und das dabei hilft, sie zu optimieren.

Ein erfolgreiches BPM verortet dabei unterschiedliche Unternehmensprozesse mit ihren Wechselwirkungen und erzeugt eine Transparenz in der Kommunikation. So erkennen Sie aufkommende Schwierigkeiten frühzeitig und können Gegenmaßnahmen einleiten.

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