Aufgaben Projektmanagement © Jacob Lund/Shutterstock.com

Die 5 wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement

Modernes Projektmanagement meint mehr, als nur die erfolgreiche Überwachung und Koordination interner Projektprozesse. Besonders in Branchen wie der Automobilindustrie umfassen Projekte nur selten ausschließlich interne Vorgänge. Die Zusammenarbeit mit Herstellern, Zulieferern, aber auch Marktbeobachtern, stellt hier ganz neue Anforderungen an die Aufgaben im Projektmanagement und die Mitarbeiter, die in diese Aufgaben eingebunden sind. Folgende fünf Aufgaben im Projektmanagement können als die wichtigsten innerhalb des weiten Aufgabenfeldes betrachtet werden.

#1 Interne Projektkommunikation

Projektmanager arbeiten mit konkreten Projektplänen, die kommende Prozesse so genau wie möglich vorhersagen und auf Änderungen in der Projektstruktur dynamisch reagieren können. Nur wenn Projekte ausreichend und frühestmöglich kommuniziert werden, kann der Manager seine Aufgaben im Projektmanagement auch wahrnehmen. Darum zählt es zu den Aufgaben im Projektmanagement, intern mit allen Mitarbeitern im Gespräch zu bleiben, die Projekte zu pitchen und Projektgruppen zu gründen. Ein zu spätes Einbeziehen aller Beteiligten oder gewünschten Beteiligungen wirft das Projekt nach den ersten Absprachen noch einmal im Zeitplan zurück.

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Auch weil es zu den Aufgaben im Projektmanagement gehört, eigene Zeitpläne zu erstellen und das Projekt daran entlang zu leiten, muss der Projektmanager sich zwingend ab dem ersten Schritt einbringen. Krankt die interne Kommunikation und Projektkommunikation, entwickelt sich das Arbeitsklima häufig ebenfalls in eine negative Richtung. Im nächsten Schritt behindert die interne Kommunikation dann die Kommunikation mit extern am Projekt Beteiligten. Dem lässt sich durch intelligente Koordination durch den Projektmanager vorbeugen.

#2 Fachnetzwerke connecten und nutzen

So wie die interne Kommunikation moderiert und regelmäßig geprüft werden sollte, gehört auch die externe Kommunikation im Rahmen eines Projektes zu den Aufgaben im Projektmanagement. Der schlimmste Fehler innerhalb von Projekten ist es, erst dann mit Händlern, Zulieferern und Marktkunden zu sprechen, wenn das Projekt schon zu weit für eine grundlegende Neuausrichtung vorangeschritten ist. Eine hervorragende Produktidee kann in der Marktanalyse perfekt aussehen und alle in der Projektgruppe überzeugen, für angebundene Fachkontakte aber dennoch unbrauchbar sein.

Im besten Fall zählt es zu den Aufgaben des Projektmanagers, die Netzwerke innerhalb derer die Projekte kommuniziert werden, aufzubauen, miteinander zu verbinden und während der Arbeit am Projekt strategisch zu kontaktieren. Nicht jede Entscheidung muss intern getroffen werden, manchmal ergeben sich wichtige Faktoren auch aus dem Gespräch mit Produzenten oder Vertriebspartnern.

#3 Den Kunden im Blick behalten

In der Automobilbranche und anderen technischen Zweigen sind Unternehmen mit vielerlei Kunden verbunden. Zum einen müssen Vertriebswege gefunden werden, die das Produkt abnehmen, zum anderen stellen Firmenkunden die Hersteller vor andere Herausforderungen als private Endkunden. Je nach Segment können Luxuskunden als zusätzliche Kundengruppe betrachtet werden, da sich ihre Anforderungen massiv unterscheiden. Zu den Aufgaben im Projektmanagement zählt es, diese verschiedenen Kunden mit dem Projektziel zu versöhnen. Dabei muss der Kunde natürlich nicht in den direkten Projektprozess einbezogen werden, außer er hat das Projekt direkt beauftragt. Aber in Form von Statistiken, Marktforschung und Testnutzern ist der Kunde stets präsent.

Projektmanager tendieren dazu, entweder den Hersteller oder den Kunden im Blick zu behalten. Dabei ist die passive Kundenkommunikation eine der wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement. Der Kunde hat beispielsweise saisonale Wünsche, an denen sich die Zeitvorgaben der Projekte orientieren müssen. Er erwartet in Sachen Design und Funktionalität von Produkten bestimmte Standards, und er reagiert je nach Kundengruppe ambivalent in Bezug auf neue Strategien. Während sich andere Teile der Projektteams um einzelne Faktoren der Fertigungsprozesse oder eigene Umsetzungsideen kümmern können, sollte das Projektmanagement den Kunden im besten Sinne des Wortes mit vertreten.

#4 Projektziele definieren und verfolgen

Eine der zentralen Aufgaben im Projektmanagement ist es, das Projekt selbst zu umreißen und zu strukturieren. Die Projektziele können dabei einmal fix festgeschrieben und einmal flexibel angepasst werden. So sollte die Richtung des Projektes immer ein bestimmtes Ziel erreichen, die Etappenpunkte bis zum Erreichen des Zieles können jedoch wichtige Zwischenziele darstellen, die vom Zeitstrahl abweichen oder parallel verlaufen können. Ob auf Umwegen oder dem direkten Weg, alle Zwischenziele müssen das Endziel erreichen.

Der Projektmanager hat die Befugnis, Zwischenstopps und Etappen zu verändern, wenn sie zu weit von einem Projektziel abweichen. Zu seinen Aufgaben im Projektmanagement zählt es jedoch auch, einen Kompromiss zu finden zwischen den Zeitvorgaben durch Hersteller oder Kunden und der eigenen Koordination, d.h. dem, was tatsächlich machbar ist. Die Projektziele müssen immer wieder kommuniziert und fokussiert werden.

#5 Trendanalysen am Projekt anwenden

Nicht nur die Projektziele und der Zeitplan des Projektes können immer wieder leicht abweichen. Auch der allgemeine Trend rund um Produktbereiche und Branchen ist flexibel und tagesformabhängig. Stellt der Projektmanager während der Arbeit an einem Projekt fest, dass die Trendanalysen das Projekt überholen, gehört es zu seinen Aufgaben im Projektmanagement, Ziele und Aussichten aufeinander abzustimmen und das Projekt dem Trend anzupassen. Andersherum ist es möglich, den Trend durch gezielte Vermarktung in Richtung des Projektes zu lenken. Dafür ist jedoch in der Regel nicht die Projektgruppe zuständig.

Projektmanager sind täglich mit zahlreichen Aufgaben konfrontiert, die nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fallen. Daher sollte die Überlastung durch zusätzliche Organisatoren gemindert werden. Projektmanagement funktioniert dann am besten, wenn es sich um den Kern der Organisation und die Strukturierung des Projektes kümmert, ohne zur Anlaufstelle für alle Belange im Fachbereich zu werden.

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