Projekte richtig planen - Die Stakeholderanalyse © Fotolia 2016/designer491

Projekte richtig planen mit der Stakeholderanalyse

In diesem Blogbeitrag geht es um die Stakeholderanalyse, einen Teil des Projektmanagements, der nicht nur in der Automobil-Branche von erheblicher Bedeutung ist.

Wir alle wissen, dass an jedem Projekt mehrere Menschen oder Organisationen beteiligt sind, die verschiedene Interessen verfolgen und vor diesem Hintergrund auch immer versuchen werden, entsprechend Einfluss auf den Verlauf oder das Ergebnis des Projektes zu nehmen. Je besser es gelingt, die individuellen Wünsche dieser Personen zu berücksichtigen, desto wahrscheinlicher wird es auch, dass am Ende des Abstimmungsprozesses alle Beteiligten zufriedengestellt sind und das Projekt nach Plan umgesetzt werden kann. Doch das ist häufig leichter gesagt als getan…

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Die Macht unzufriedener Stakeholder

Welchen Einfluss unzufriedene Stakeholder nehmen können, zeigen Beispiele wie der Frankfurter Flughafen oder Stuttgart 21. Wie auch bei anderen Bauprojekten haben sich in diesen Fällen große Interessensgemeinschaften zusammengeschlossen und durch Demonstrationen auf sich aufmerksam gemacht. Dadurch konnten sie – zumindest indirekt – politischen Einfluss nehmen.

Auch wenn Sie mit Ihren Projekten nicht Gefahr laufen sollten, ganze Menschenmassen gegen sich aufzubringen, sind Sie dennoch gut damit beraten, bereits im Vorfeld alle Interessengruppen zu identifizieren und eine Lösung zu finden, mit der alle Beteiligten leben können. Nur auf diese Weise kann ein störungsfreier Ablauf sichergestellt werden, der für den Erfolg eines jeden Projektes von enormer Bedeutung ist. Sie wissen selbst: Jeder Konflikt bringt Verzögerungen mit sich, die in der Konsequenz eine Menge Zeit, Nerven und letztlich auch Geld kosten können.

Die Stakeholderanalyse im Rahmen des Projektmanagements

Lassen Sie uns an dieser Stelle eine kurze Einordnung der Stakeholderanalyse im Rahmen des Projektmanagements vornehmen:

Die Stakeholderanalyse ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektplanung, welche die Berücksichtigung verschiedener Projektumfeld-Faktoren voraussetzt. Diese Faktoren lassen sich in Sach- und Sozialfaktoren untergliedern. Stakeholder zählen zu den Sozialfaktoren und können wiederum in projektinterne und -externe Stakeholder eingeteilt werden.

Wie das in der Praxis aussieht, haben wir in der folgenden Tabelle exemplarisch für Sie dargestellt.

Aufteilung der Stakeholder
Aufteilung der Stakeholder

Bereits auf den ersten Blick ist zu erkennen, dass Stakeholder aus den unterschiedlichsten Bereichen kommen können, was in der Konsequenz bedeutet, dass sie unter Umständen nicht nur verschiedene, sondern mitunter auch völlig konträre Interessen verfolgen. Wie gefährlich das für den erfolgreichen Projektverlauf sein kann, versteht sich von selbst.

Ein Projekt hat viele Stakeholder

Im nächsten Schritt wollen wir nun verdeutlichen, welche Auswirkungen die unterschiedlichen Interessen verschiedener Stakeholder für die Automobilbranche haben können. Nehmen wir ein besonders einprägsames Projekt als Beispiel, nämlich die Eröffnung eines neuen Produktionswerkes. Um dieses Projekt zu verwirklichen, muss zunächst ein Projektteam zusammengestellt werden, welches wiederrum aus einer ein- oder mehrköpfigen Projektleitung und diversen untergeordneten Teams besteht.

Doch das ist noch nicht alles. Zudem kann auch davon ausgegangen werden, dass externe Firmen zur Projekt-Umsetzung hinzugezogen werden müssen, wie beispielsweise Bauunternehmen oder Elektriker. Des Weiteren leben möglicherweise auch Privatpersonen in unmittelbarer Nähe des geplanten Werkes, welche durch die Bauarbeiten und den späteren Werkslärm nicht gestört werden möchten. Außerdem muss natürlich die Infrastruktur stimmen, damit die Logistik reibungslos funktioniert und eine termingerechte Lieferung der Endprodukte an etwaige Konsumenten möglich ist.

Damit wird deutlich:

Die Berücksichtigung aller Interessen und Anliegen sollte von Vornherein in die Projektplanung integriert werden, um mögliche Konflikte und Konfrontationen zu vermeiden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die geplanten Abläufe und Zeitrahmen fristgereicht umgesetzt werden können.

Aus diesem Grund steht die Identifikation der Stakeholder im Idealfall am Anfang des Stakeholder-Management-Prozesses, dessen Stufen in folgender Grafik visualisiert werden:

Stakeholder-Management-Prozess
Stakeholder-Management-Prozess

Folgende Kernfragen können bei der Stakeholderanalyse helfen:

  • Wer fühlt sich von Veränderungen betroffen?
  • Wer hat welche Interessen?
  • Wer hat die Macht, das Projekt zu unterstützen/ zu behindern?
  • Wer wird sich wie stark engagieren?

Die Stakeholder-Bewertung sollte in jedem Fall unter Berücksichtigung möglichst vieler verschiedener Kriterien vollzogen werden, denn nicht alle Stakeholder haben die gleiche Bedeutung. Maßgebliche Gewichtungskriterien sind der Einfluss und die Macht eines Stakeholders sowie das Konfliktpotenzial, das seine Beteiligung mit sich bringt, und natürlich auch seine Einstellung gegenüber dem Projekt.

Umgesetzt werden kann die Beurteilung mithilfe der unten dargestellten Matrix. Die Kreise stellen dabei die verschiedenen Stakeholder bzw. Stakeholdergruppen dar, welche je nach Macht und Einstellung zum Projekt klassifiziert werden. Dadurch erhält man einen guten Überblick über das Stakeholder-Spektrum.

Stakeholder-Matrix
Stakeholder-Matrix

Bedenken Sie bitte, dass sich die drei Dimensionen Macht, Einstellung und Konfliktpotenzial im Laufe eines Projektes natürlich auch verändern können. Aus diesem Grund ist das kontinuierliche Monitoring der Stakeholder und ihrer jeweiligen Interessen ein essenzieller Schritt, der bei der Stakeholderanalyse jedoch gerne übergangen wird.

Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, dass im Verlauf eines Projektes neue Stakeholder hinzukommen oder dass unerwartete Ereignisse zu Einstellungsänderungen gewisser Stakeholder-Gruppen gegenüber einem Projekt führen.

Daher ist es notwendig, diese Dinge kontinuierlich zu hinterfragen, um gegebenenfalls eintretende Änderungen frühzeitig erkennen zu können. Ist das der Fall, kann eine unmittelbare Reaktion in Form von bestimmten Maßnahmen erforderlich werden, um potenziell negative Konsequenzen zu vermeiden oder um weiterhin positive Projekt-Ergebnisse zu erzielen.

Unvorhersehbare Ereignisse

Auch dies lässt sich wieder anhand eine Beispiels verdeutlichen. Gehen wir davon aus, dass sich in der Nähe des geplanten Produktionswerkes eine Kindertagesstätte befindet. Eigentlich waren alle davon betroffenen Interessensgruppen schon längst zufriedengestellt, doch von einem Tag auf den anderen ist plötzlich alles anders: Ein Brand hat in der Nacht große Teile des Gebäudes zerstört, und die KiTa muss kurz vor der geplanten Werkseröffnung schließen.

Das Problem: Viele Werksmitarbeiter haben die Stelle an besagtem Standort nur unter der Bedingung angenommen, dass eine adäquate Betreuung für ihre Kinder sichergestellt ist. Durch den Brand ist diese Voraussetzung nun allerdings nicht mehr gegeben. Da die Projektleitung eine leicht erreichbare Kinderbetreuung versprochen hat, steht sie jetzt vor dem Problem, eine alternative Möglichkeit für die Mitarbeiter bereitstellen zu müssen.

Wie es so häufig bei Komplikationen der Fall ist, war dieser Umstand im Vorfeld nicht planbar, was bedeutet, dass der Projektfortschritt in unserem Beispiel von einem Tag auf den anderen ohne eigenes Verschulden nachhaltig beeinträchtigt wurde.

Was können Sie aus dieser Geschichte für sich mitnehmen? Veränderte Bedingungen führen häufig zu veränderten Interessen, welche unbedingt berücksichtigt werden müssen, um ein geplantes Projekt erfolgreich zu realisieren. Unvorhersehbare Geschehnisse stellen dabei eine besondere Herausforderung dar, da in der Regel kein Plan B existiert, auf den man im Zweifel zurückgreifen kann. Aus diesem Grund ist es in solchen Fällen unbedingt ratsam, eine erneute Stakeholderanalyse vornehmen, um die Interessen aller Beteiligten unter den neuen Bedingungen zu überprüfen.

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