Die wichtigsten Faktoren, um Projekte erfolgreich zu starten ©Fotolia 2015/Rawpixel

Die wichtigsten Faktoren, um Projekte erfolgreich zu starten

„Um Erfolg zu haben, brauchst du nur eine einzige Chance.“ (Jesse Owens)

In diesem Zitat des amerikanischen Leichtathleten Jesse Owens steckt viel Wahrheit. Doch welche Faktoren sind für den Erfolg im Projektmanagement entscheidend? Wie kann man seine Erfolgschancen vervielfachen? Und welche Fehler sollten Projektverantwortliche unbedingt vermeiden?
Eines steht fest: Die Basis eines erfolgreichen Projektes bilden immer das Projektteam und ein geeignetes Betriebsklima.

Persönliches Kennenlernen des Projektteams

Um Aufgaben und Ziele umsetzen zu können, spielt die Kommunikation innerhalb des Projektteams eine zentrale Rolle. Das heißt, Sie müssen Ihr Projektteam kennenlernen. Und zwar persönlich. Es bringt Ihnen nicht viel, wenn Sie ein Kick-Off veranstalten, dieses methodisch und inhaltlich sauber planen, aber dann hingehen und sagen: „Das Ganze findet per Telefoninterview statt.“ Im ersten Moment werden Sie vielleicht denken, dass Sie sich damit Zeit und Geld sparen, aber wesentlich entscheidender ist, dass Sie sich auch das persönliche Kennenlernen und den Austausch mit anderen Projektmitgliedern „ersparen“.

Dazu vielleicht eine kleine Analogie zum Thema Socializing. Ein ehemaliger Kollege vertrat immer die Meinung, dass Socializing am besten beim gemütlichen Biertrinken funktioniert. Gemeinsam ein Bierchen zischen und dabei vielleicht das ein oder andere Private austauschen, das war seine Herangehensweise. Und tatsächlich ist die dahinterstehende Idee bestechend logisch: Immerhin erhalten Sie auf diese Weise nicht nur private Informationen, sondern Sie versetzen sich dadurch auch in die Lage, das Verhalten des Kollegen bei einem gemeinsamen beruflichen Projekt besser einschätzen zu können. Es muss ja nicht unbedingt das gemeinsame Bier sein, aber eines ist sicher: Kommunikation funktioniert am besten im persönlichen Gespräch. Und auch wenn sich dieses Wissen vielleicht nicht in allen Fällen umsetzen lässt, sollten Sie insbesondere beim Kick-Off darauf achten.

Zielsetzung als Schlüsselaufgabe

In diesem Zusammenhang ist eine saubere Zielsetzung unabdingbar. Und das bezieht sich nicht nur auf die Ziele des Projektteams, sondern auch auf die Ziele des Auftraggebers. Die Zielsetzung muss unbedingt von Beginn des Projektes an genau definiert werden. Ist dies nicht der Fall, dürfen Sie sich nicht wundern, wenn Ihr Kunde Ziel A und Sie als Projektleiter Ziel B verfolgen. Dabei ist es unwesentlich, ob es sich bei dem Auftraggeber um einen externen Kunden, einen internen Kunden, einen Geschäftsführer oder einen Bereichsleiter handelt.

Die Zielsetzung nimmt einen besonderen Stellenwert in jedem Prozess ein. Ist diese vage formuliert, bieten sich entweder die angesprochenen Kick-Off-Sitzungen zur gemeinsamen Zielsetzung an oder Sie treten in einem eigens dafür angelegten Zielfindungs-Workshop mit Ihren Kollegen näher in Kontakt. Im Anschluss sollten Sie die dort erarbeiteten Ziele dem Auftraggeber vorlegen, um sie sich im Idealfall bestätigen zu lassen.

Und noch ein Wort zur Formulierung der Ziele: diese sollten in jedem Fall SMART sein, also spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Je besser diese Voraussetzungen erfüllt sind, desto fruchtbarer wird auch der folgende Austausch zwischen Projektteam und Auftraggeber. Und dieser ist von enormer Bedeutung. Denn nur wenn sich alle einig sind, wobei der Auftraggeber natürlich das Machtwort spricht, kann das Projekt gestartet werden.
Doch an wen wenden Sie sich, wenn etwas schiefläuft? Um sinnvoll miteinander interagieren zu können, brauchen Sie in jedem Fall ein Kommunikations-/Eskalationsmodell.

Kommunikations-/Eskalationsmodell

Die meisten Unternehmen und Projektteams sind interdisziplinär aufgebaut. Folglich hat der Projektleiter nur eine bedingte disziplinarische Durchgriffskraft auf den einzelnen Projektteilnehmer. Was passiert, wenn gemachte Zusagen nicht eingehalten werden? Welche Möglichkeit gibt es, um zu eskalieren? Das muss vorab mit der Wahl eines Kommunikations- und Eskalationsmodells näher bestimmt werden.

Auswahl des Projektleiters

Kommunikation spielt bei der Auswahl des Projektteams eine wichtige Rolle. Aus diesem Grund sollte sowohl das Team als auch dessen Leiter mit Bedacht gewählt werden. In den vergangenen Jahren wurde oftmals der beste Entwickler zum Projektleiter gekürt, nach dem Motto “wenn er entwickeln kann, kann er das Projekt auch führen”.
Der Haken an dieser Vorgehensweise: Der beste Entwickler ist nicht deshalb der beste Entwickler, weil er gerne Projekte leitet, sondern weil er gerne entwickelt. Er ist also derjenige, der sich am liebsten Gedanken darüber macht, wie technische Lösungen aussehen und konstruktiv umgesetzt werden können. Das ist die Leidenschaft des Entwicklers.

Und was passiert, wenn Sie so einen guten Entwickler zu einem Projektleiter machen? 90 Prozent seiner Zeit wird er damit verbringen, dem Verantwortlichen für Entwicklungen zu erklären, wie er seinen Job zu machen hat. Darüber wird er dann sämtliche andere Bereiche oder Abteilungen vernachlässigen oder sich, wenn überhaupt, nur sehr pragmatisch darum kümmern. Am Ende des Tages sind dann alle frustriert. Das Team, weil keine Kommunikation stattfindet und der Entwickler, weil er sich nicht entfalten kann, sondern immer vom Projektleiter gesagt bekommt, was er zu tun hat. Und wer ist am frustriertesten von allen? Der Projektleiter, weil er sich denkt, ständig ruft mich irgendeiner aus der Qualitätssicherung, aus dem Vertrieb, aus der Logistik an, weil er irgendwas wissen will, was mich eigentlich gar nicht interessiert. Ich will entwickeln!

Sie erkennen die Problematik: Wenn Sie den besten Entwickler zum Projektleiter ernennen, dann hat nur noch ein gewisser Prozentsatz seiner Tätigkeit mit dem Thema Entwicklung zu tun, denn seine Aufgabengebiete drehen sich um Logistik, Qualitätsmanagement und alle am Projekt beteiligten Personen.

Und das ist noch nicht alles, denn was bringt es Ihnen, wenn ein Projekt zwar sauber geleitet wird, Menschlichkeit und Empathie aber gänzlich fehlen?! Ein Projektleiter muss in der Lage sein, seine Leute zu motivieren, Konflikte zu erkennen und zu schlichten, gegenzusteuern, zu eskalieren und sich auch mal vorne hinzustellen, um eine Meinung zu vertreten. Dafür braucht es Kompetenzen, vor allem soziale Fähigkeiten, die für einen Entwicklungsverantwortlichen nicht zwingend erforderlich sind. Der Projektleiter darf sich also nicht zu sehr in technischen Belangen verlieren.

Fazit

Beim Start eines neuen Projektes muss unbedingt darauf geachtet werden, dass zu Beginn ein persönliches Aufeinandertreffen des Projektteams stattfindet. Dieses Projektteam und vor allem der Projektleiter müssen mit Sorgfalt ausgewählt werden. Dabei sind neben den reinen fachlichen Qualifikationen auch Kompetenzen auf sozialer Ebene zu beachten. Sobald die Zuständigkeiten innerhalb des Teams geklärt sind, kann ein geeignetes Kommunikations- und Eskalationsmodell ausgesucht werden. In diesem Zusammenhang muss eine gemeinsame Zielsetzung zwischen dem Auftraggeber und dem Projektteam erfolgen.

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