Mit einem durchdachten Dokumentenmanagement zum erfolgreichen Projekt © Fotolia/CrazyCloud

Mit einem durchdachten Dokumentenmanagement zum erfolgreichen Projekt

Je nach Größe eines Projektes entstehen in dessen Verlauf unterschiedlich große Mengen an Schriftstücken, die während des gesamten Lebenszyklus von der Entstehung bis zur Vernichtung verwaltet werden. Dieser Prozess der Verwaltung von Dokumenten in Papier- oder elektronischer Form wird als Dokumentenmanagement bezeichnet. In Projekten besitzt dieser Prozess einen hohen Stellenwert und trägt erheblich zum Projekterfolg bei.

Warum Dokumentenmanagement – diese Zahlen verraten es

Trotz besseren Wissens verzichten viele Unternehmen auf ein gut organisiertes Dokumentenmanagement. Häufig fehlt der Überblick, wie groß die im Rahmen von Projekten produzierten Datenmengen sind und wie schnell sie sich vervielfachen. Die nachfolgenden Zahlenbeispiele stammen aus einem älteren, aber immer noch aussagekräftigen, Vortrag von Professor Dr. W. Riggert der Fachhochschule Flensburg zum Thema Dokumentenmanagement. Sie sind der Beweis der rasanten Vermehrung schriftlicher Informationen.

  • Wissenschaftliche Publikationen 1998: 400.000 pro Jahr – alle 3 Jahre verdoppelt sich diese Zahl.
  • 10 – 30 % der Arbeitszeit verwenden Forscher nach dem Suchen relevanter bereits vorhandener Informationen.
  • Eine bekannte große Versicherungsgesellschaft erhält täglich 50.000 Schriftstücke.
  • 2002 lag die Datengröße in Unternehmensnetzen bei 3 Millionen Terabyte; zwei Jahre später bei ungefähr 54 Millionen Terabyte.

Dokumentenmanagement steht für Effizienz und geringere Kosten

Auf den ersten Blick haben diese Informationen vielleicht nicht viel mit Ihrem Projekt gemein. Und trotzdem können Sie problemlos umgelegt werden auf das eigene Projekt. Vor allem in der Automobilbranche handelt es sich häufig um große Projekte, in die Projektmitglieder der unterschiedlichsten Spezialgebiete involviert sind. Stellen Sie sich vor, sie managen diese großen Projekte ohne gezieltes Dokumentenmanagement.

  • In drei Jahren befindet sich mindestens die doppelte Menge wertvoller Informationen auf den Rechnern des Unternehmens, auf die aufgrund einer fehlenden Struktur nur mit großem Zeitaufwand zugegriffen werden kann.
  • Die Projektmitarbeiter verschwenden bis zu 30 % der Projektarbeitszeit mit der Suche nach relevanten und bereits im Unternehmen vorhandenen Informationen.
  • 6.250 Euro jährlicher Verlust pro Mitarbeiter und eine Produktivitätseinbuße von 8,4 % laut einer im Auftrag von Adobe durchgeführten Studie

Nur zwei Zahlen, die es allerdings in sich haben und eventuell dazu anspornen, Projekte mittels leistungsfähiger Dokumenten-Managementsysteme effizient zu strukturieren.

Die Notwendigkeit des elektronischen Dokumentenmanagements

Für ein durchdachtes Dokumentenmanagement sprechen vor allem die kontinuierlich steigende Anzahl an Dokumenten und die Beteiligung der unterschiedlichsten Spezialisten innerhalb eines Projekts. Um alle Informationen jederzeit griffbereit zu haben, bietet sich das elektronische Dokumentenmanagement an. In einer Zeit, die eine wahre Informationsflut produziert, ist diese Form der Verwaltung die einzige Möglichkeit, alle Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Wie hoch der Nutzen elektronischer Dokumenten-Managementsysteme für ein Unternehmen ist, zeigt die Bitkom-Studie “ECM im Mittelstand 2015” auf. Befragt wurden mittelständische Unternehmen über den Nutzen des in ihrem Betrieb integrierten Dokumentenmanagementsystems (DMS).

  • 90 % – Steigerung der Effizienz aller dokumentenbasierten Prozesse
  • 75 % – Erhöhung der Daten- und -Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten
  • 60 % – Kosten und Aufwand beim Handling der Dokumente reduzierten sich signifikant.
  • 56 % – mobile Verfügbarkeit der Informationen
  • 52 % schätzen die revisionssichere Archivierung.

Weitere Vorteile, die genannt wurden, waren

  • ein optimierter Informationsfluss,
  • die Automatisierung von Prozessen,
  • Eine höhere Datenintegration,
  • signifikant niedrigere Prozesskosten und
  • die höhere Prozessintegration.

All diese Vorteile sind für die erfolgreiche Projektabwicklung genauso unverzichtbar wie für den Gesamterfolg eines Unternehmens.

Profitieren Sie von den Vorteilen des elektronischen Dokumentenmanagements

Selbstverständlich können Sie das Dokumentenmanagement aller während eines Projekts angefallenen Schriftstücke manuell durchführen. Noch gibt es eine große Auswahl an Archivierungssystemen vom einfachen Ordner bis zum raumfüllenden Hängesystem. Aber beachten Sie im Vorfeld die Nachteile wie die Gefahr der Beschädigung oder des Verlustes wertvoller Informationen oder die zeitaufwendige Weitergabe der Informationen. Oder stellen Sie sich vor, es tritt eine Katastrophensituation wie ein Brand ein, der alle Unterlagen vernichtet. Sieben von zehn Unternehmen müssten in diesem Fall innerhalb weniger Wochen Insolvenz anmelden. Alleine dies ist ein triftiger Grund für die elektronische Speicherung und Verwaltung aller Dokumente eines Projektes. Denn auch die gesamte Projektarbeit wäre in diesem Fall zunichte gemacht.

Ein durchdachtes Dokumentenmanagement

  • schützt Sie vor Datenverlusten,
  • erlaubt schnellen Zugriff auf alle Informationen,
  • reduziert Aufwand und Kosten für das Handling von Schriftstücken,
  • liefert zu jedem Zeitpunkt an jedem Ort alle wichtigen Informationen,
  • automatisiert Prozesse und
  • reduziert die Prozesskosten eines Projektes.

All diese Vorteile tragen maßgeblich zum Projekterfolg bei.

Das Dokumentenmanagement im Projekt

Im Projekt angekommen wird das Dokumentenmanagement innerhalb kürzester Zeit unentbehrlich. Es unterstützt Sie bei allen Tätigkeiten innerhalb des Projektes. Unabhängig davon, ob es sich um dessen Steuerung, die Kontrolle oder den Übergang von der Planungs- in die Realisierungsphase handelt. Besonders effizient sind speziell auf das Projekt-Management abgestimmte Dokumenten-Managementsysteme. Vor allem diese Features dürfen in keinem DMS fehlen.

  • Archivierung aller Dokument-Versionen, um die Änderungen nachvollziehen zu können.
  • Zugriffsberechtigte Projektteilnehmer erhalten Informationen über durchgeführte Änderungen.
  • Räumlich unabhängiger Zugriff auf die Dokumente über Internet. Dies ist unverzichtbar, wenn sich die Projektteilnehmer an verschiedenen Standorten befinden.
  • Verknüpfung mit Kommunikationsprozessen wie E-Mail, Terminplanung oder Diskussionsplattformen.

Ein elektronisches Dokumenten-Managementsystem ermöglicht Ihnen zeitsparende Aktivitäten wie

  • Die schnelle Bearbeitung aller relevanten Dokumente,
  • die Freigabe von Informationen in Dokumenten durch den direkten Zugriff mit einem Klick,
  • die Verteilung von Original-Informationen an einen definierten Empfängerkreis,
  • die auf ein einzelnes Dokument bezogene Diskussion mittels Chat oder
  • die Zugriffssteuerung auf einzelne Informationen durch die Selektion der zugriffsberechtigten Projektteilnehmer.

Trotz der Vielzahl elektronisch erstellter Dokumente, die das Dokumenten-Managementsystem verwaltet, gibt es noch zahlreiche zusätzliche Schriftstücke in Papierform. Diese werden immer unmittelbar nach dem Eintreffen dem Projekt mittels einscannen zur Verfügung gestellt.

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