Drei zentrale Projektorganisationsformen und ihre Anwendung © Fotolia/Rawpixel.com

Drei zentrale Projektorganisationsformen und ihre Anwendung

Für ein Projekt die richtige Projektorganisationsform zu finden, hängt von unterschiedlichen Kriterien ab. In erster Linie definiert die Größe des Projekts die Organisationsform. Aber auch die verfügbaren Ressourcen und die individuelle Bereitschaft des Managements, Entscheidungsbefugnisse abzugeben, sind an der Auswahl der Projektorganisationsform wesentlich beteiligt. Wie bereits in einem früheren Blogbeitrag  kurz beschrieben, stehen drei beziehungsweise vier Organisationsformen zur Auswahl.

Die vier wichtigsten Projektorganisationsformen

Vor allem durch das Anpassen der Projektorganisationsform an die individuellen Gegebenheiten eines Projekts gibt es in der Praxis die verschiedensten Mischformen bei der Projektorganisationsform. Doch jede dieser abgewandelten Varianten basiert auf einer oder mehreren der vier grundlegenden Organisationsformen und relativiert so die Vor- und Nachteile einer einzelnen Projektorganisationsform.

  • Reine oder autonome Projektorganisation
  • Matrix-Projektorganisation
  • Stab-Projektorganisation
  • Linien-Projektorganisation

Vor allem die Stab- und Linien-Projektorganisation wird häufig zur Stablinien-Projektorganisation verbunden, indem zwischen Linie und Unternehmensleitung eine koordinierende und beratende Stabstelle, die Projektleitung, zum Einsatz kommt.

Vor allem in der Automobilindustrie kommen die Stab- und Linien-Projektorganisation oder eine Mischform daraus seltener zur Anwendung, da sie sich für größere Projekte nur bedingt eignen. Eine Mischform dieser beiden Organisationsformen ist bei kleinen Projekten jedoch auch in dieser Branche denkbar.

Die richtige Projektorganisationsform für Ihr Projekt

Obwohl sich die Automobilbranche bevorzugt der autonomen und der Matrix-Projektorganisation bedient, bezieht sich dieser Artikel auf jede der drei zentralen Organisationsformen. In diesem Sinne wird jedoch die Stab- und Linien-Projektorganisation in ihrer Anwendung als Mischform betrachtet.

Typische Klassifizierungsmerkmale der einzelnen Projektorganisationsformen sind

  • die fachlichen Befugnisse und
  • die disziplinarischen Befugnisse des Projektleiters sowie
  • dessen Zielverantwortung im Sinne des “Magischen Dreiecks” des Projektmanagements.

Die autonome oder reine Projektorganisation für umfangreiche Projekte

Bei der autonomen oder reinen Projektorganisation handelt es sich um eine aus dem Unternehmen stark abgegrenzte Projektorganisationsform. Während der gesamten Projektdauer arbeiten die einzelnen Projektmitarbeiter ausschließlich für das Projekt und lösen sich so aus der Organisationsstruktur des Unternehmens.

Diese Form eignet sich für Unternehmen, deren Schwerpunkt auf der Projektarbeit im Allgemeinen liegt oder für Großprojekte. Da es sich bei dieser Projektorganisationsform um ein abgegrenztes “Unternehmen” im Unternehmen handelt, ergeben sich daraus zahlreiche Vorteile.

  • Befugnisse und Verantwortlichkeiten sind eindeutig definiert.
  • Schlanke Kommunikationswege.
  • Konfliktpotenzial ist durch klare Aufgabenverteilung sehr gering.
  • Projektmitarbeiter identifizieren sich mit dem Projekt besser.

Der Projektleiter besitzt in reinen Projektorganisationen die fachliche und disziplinarische Weisungsbefugnis sowie die volle Zielverantwortung.

Die Nachteile dieser Projektform sind sehr gering. Sie liegen in eventuellen Leerlaufzeiten, die jedoch auch im normalen Arbeitsalltag vorkommen. Ein höheres Risiko bringt die Wiedereingliederung der Mitarbeiter in die ursprüngliche Stammorganisation am Ende des Projekts mit sich, da deren Tätigkeit vorübergehend anderweitig vergeben wurde.

Abhängig von den tatsächlichen Ressourcen kann der vorübergehende Know-how-Abfluss die Stammorganisation schwächen. Grundsätzlich sind diese möglichen Nachteile jedoch gut zu bewältigen respektive zu mit einfachen Mitteln zu verhindern.

Die Matrix-Projektorganisation für mittlere bis große Projekte

Fällt Ihre Entscheidung auf die am häufigsten eingesetzte Matrix-Projektorganisation, verbleiben die für das Projekt ausgewählten Mitarbeiter in ihren Abteilungen. Sie stellen dem Projektleiter ihr Know-how und Arbeitszeit bei Bedarf zur Verfügung, wobei der Projektleiter ausschließlich eine fachliche Weisungsbefugnis und die volle Zielverantwortung erhält. Die disziplinarische Weisungsbefugnis verbleibt beim Abteilungsleiter.

Die Trennung der Weisungsbefugnis enthält immer Konfliktpotenzial. Daher ist eine gute Kommunikation zwischen Projekt- und Abteilungsleiter und den Mitarbeitern unverzichtbar. Einen positiven Effekt zeigt die Entscheidung für die ausbalancierte Matrix-Projektorganisation.

Sie entschärft mögliche Ressourcenkonflikte zwischen Projekt- und Abteilungsleitern bereits im Vorfeld. Für diese leicht abgeänderte Projektorganisationsform etablieren Sie einen Lenkungsausschuss. In diesem sind im Idealfall alle Projekt- und Abteilungsleiter vertreten.

Zu den wichtigsten Vorteilen dieser Projektorganisationsform zählt der flexible Einsatz der Mitarbeiter sowie der intensivere Wissensaustausch zwischen der Projektorganisation und der Stammorganisation.

Als Nachteile gilt das mögliche Konfliktpotenzial durch die verschiedenen Ziele der beiden Organisationen sowie die Gefahr, dass die Mitarbeiter durch die Mehrarbeit überlastet werden. Abhängig von der Menge des Tagesgeschäfts besteht das Risiko, dass die Projektteilnehmer ihre Projektaufgaben nicht oder mangelhaft erfüllen.

Stablinien-Projektorganisation für kleine bis maximal mittlere Projekte

Ist nur eine Linie eines Unternehmens in ein Projekt involviert, kommt die reine Linien-Projektorganisation zur Anwendung. Sie ist mit sehr geringem Aufwand verbunden und ein zum Projektleiter ernannter Mitarbeiter übernimmt die Projektkoordination ohne Weisungsbefugnisse oder Zielverantwortlichkeit.

Sobald jedoch mehr als eine Unternehmenslinie am Projekt beteiligt ist, ist es sinnvoll, einen Projektleiter zu ernennen, der als Stabstelle zwischen der Unternehmensleitung als Auftraggeber und den am Projekt beteiligten Linien agiert.

Wie bei der reinen Linien-Projektorganisation hat der Projektleiter auch in diesem Fall eine ausschließlich koordinierende und beratende Funktion und somit auch keine Zielverantwortung.

Die Vorteile dieser Projektorganisationsform liegen in der hohen Flexibilität bei der Ressourcenzuteilung sowie dem bei Bedarf unkomplizierten Wissensaustausch. Da die Stammorganisation in allen Bereichen unverändert bleibt, ist der organisatorische Aufwand sehr gering.

Nachteilig wirkt sich jedoch der hohe Koordinationsaufwand zwischen Geschäftsführung, Projektleiter und Abteilungsleiter aus, da dem Projektleiter die Weisungsbefugnisse fehlen. Abhängig von der Größe des Projekts und der allgemeinen Auslastung der Mitarbeiter kann eine überhöhte Belastung der Stammorganisation die Folge sein oder eine zu geringe Projekt-Identifikation durch die Mitarbeiter.

Welche Projektorganisationsform eignet sich für Ihr Projekt

Diese Frage ist wohl eine der kompliziertesten Fragestellungen und ist ausschließlich unter Berücksichtigung aller Faktoren zu beantworten. Dies bedeutet, dass nur Sie und Ihre Mitarbeiter die richtige Antwort kennen.

Zusammenfassend gilt, dass für Großprojekte oder für die kontinuierliche Projektarbeit die autonome Projektorganisation eine gute Basis für den Projekterfolg bietet. Als Beispiel dienen die Bereiche Forschung und Entwicklung in der Automobilindustrie, die kontinuierlich mit neuen Projekten konfrontiert sind.

Die Matrix-Projektorganisation zählt mit 80 % zu den beliebtesten Organisationsformen. Sie zeichnet sich, eine erfolgreiche Kommunikation vorausgesetzt, bevorzugt durch Vorteile aus. Für große und mittlere Projekte eingesetzt, nutzt sie die vorhandenen Ressourcen effizient bei geringem organisatorischem Aufwand.

Für kleine und vor allem unkritische Projekte mit mehreren beteiligten Abteilungen bietet sich die unkomplizierte Stablinien-Projektorganisation an.

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