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Einführung eines Business Process Management: In 10 Schritten zum Erfolg

Die erfolgreiche Einführung eines Business Process Management (BPM) ist herausfordernd – daran gibt es nichts zu rütteln. Doch auch schlechte oder nicht mehr zeitgemäße Prozesse können enorme Folgeschäden verursachen: Sie frustrieren Kunden und Mitarbeiter, sind fehleranfällig und schwer zu kontrollieren. Es lohnt sich daher, nötige Veränderungen nicht aufzuschieben: Durch eine Optimierung Ihrer Prozesse nutzen Sie Ihre Ressourcen effizienter und passen Ihre Organisation flexibel den jeweiligen Marktbedingungen an.

Zwar ist jedes Unternehmen anders. Die folgenden 10 Schritte zur Einführung eines Business Process Management haben sich in der Praxis jedoch vielfach bewährt:

1. Sollzustand erarbeiten

In einem ersten Schritt gilt es zu klären, welche Prozesse Sie verändern und wie Sie diese gestalten wollen. Die Grundlage dafür ist eine detaillierte Analyse und Bewertung Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse. Um einen möglichst breiten Konsens zu erreichen, sollten alle relevanten Stakeholder an Bord geholt werden – dazu zählen vor allem die Prozessausführenden! Im Rahmen eines Workshops können Sie Optionen systematisch überprüfen, um anschließend gemeinsame Entscheidungen zu treffen. Ziel ist es, den Sollzustand so konkret wie möglich zu definieren und visualisiert darzustellen.

2. Risiken und Chancen identifizieren

Jede Veränderung birgt Chancen und Risiken – das ist unvermeidlich. Um mögliche Risiken zu bewältigen und Chancen wahrzunehmen, sollten diese systematisch erfasst und bewertet werden: Wie hoch ist der zu erwartende Schaden oder Nutzen, wie groß ist die Eintrittswahrscheinlichkeit? Auch hier gilt: Ihre ausführenden Mitarbeiter wissen es oft am besten und sollten daher unbedingt beteiligt werden.

3. Neue Prozesse dokumentieren

Die neuen Prozesse müssen schließlich akribisch dokumentiert werden. Im Idealfall geht diese Beschreibung über die reinen Prozessschritte hinaus und umfasst auch Verantwortlichkeiten, Rollenverteilungen, Outputs und Messgrößen. Klarheit sollte nicht nur über die inhaltlichen Details, sondern auch über die Form bestehen: Entscheiden Sie sich daher im Voraus für einen oder mehrere Dokumentationsstandards (z.B. Arbeitsanweisungen, Rollenbeschreibungen).

4. Anforderungen für IT-Systeme dokumentieren

Häufig stellt die Einführung eines neuen IT-Systems den eigentlichen Anlass für die Einführung eines Business Process Management dar. Fast immer werden die definierten Sollprozesse zumindest durch IT-Systeme unterstützt. Ein Schlüsselfaktor für die erfolgreiche Implementierung ist daher die sorgfältige Abstimmung zwischen Geschäftsprozessen und IT-Prozessen. Die IT-Anforderungen sollten im Lastenheft möglichst präzise dokumentiert werden. Je nach Passgenauigkeit der IT-Systeme kann es erforderlich sein, die Sollprozesse zu adaptieren.

5. IT-Systeme anpassen

Ein gewichtiger Schritt bei der Einführung eines Business Process Management ist die Entwicklung passender IT-Systeme, die den neuen Anforderungen gerecht werden. Bestehende Systeme müssen konfiguriert werden, bei größeren Änderungen sind häufig auch neue Komponenten zu entwickeln. Schon während des Entwicklungsprozesses sollten die neuen Systeme laufend am Prüfstand stehen, um sicherstellen, dass die Anforderungen am Tag X auch tatsächlich erfüllt werden. Ein besonders heikler Punkt ist erfahrungsgemäß die Nutzerakzeptanz!

6. Schulung der Mitarbeiter

Häufig macht sich bei Mitarbeitern Unbehagen breit, wenn sie gewohnte Handlungsabläufe aufgeben müssen. Um Widerstände zu vermeiden, sollten Sie Ihre Mitarbeiter möglichst rasch mit den neuen Prozessen vertraut machen. Entwickeln Sie daher frühzeitig Schulungskonzepte und bereiten Sie entsprechende Schulungsunterlagen vor. Ziel ist es, die Ausführenden zu den eigentlichen Experten für die neuen Prozesse zu machen. Denn nur wenn Mitarbeiter verstehen, was sie tun und warum sie es tun, lassen sich Reibungsverluste bei der Umstellung vermeiden.

7. Change Management für die Implementierung durchführen

Größere Veränderungen wirken sich in der Regel nicht nur auf die Prozesse, sondern auch auf die Organisation aus, was große Verunsicherungen hervorrufen kann. In solchen Fällen reichen Schulungen allein nicht aus. Werden Mitarbeiter mit ihrem Veränderungsschmerz allein gelassen werden, so sind Konflikte, Widerstände und Blockaden eine häufige Folge. Die BPM-Einführung sollte daher von Beginn an von einem Change Agent begleitet werden. Essentiell ist es alle beteiligten Stakeholder einzubinden, um mögliche Bedenken in der Belegschaft zu zerstreuen und den Erfolg der Veränderung auf eine breite Basis zu stellen.

8. Methoden des Business Process Management trainieren

Mit der einmaligen Einführung eines Business Process Management ist es jedoch nicht getan. Nach der erstmaligen Implementierung neuer Prozesse sollten diese anhand verschiedener Analysemethoden laufend verbessert werden. Das setzt entsprechendes Methodenwissen bei den Prozessverantwortlichen voraus, welches durch Schulungen vermittelt werden kann und sollte.

9. Prozess-Controlling etablieren

Sind die neuen Prozesse auch leistungsstark? Wo gibt es noch Schwachstellen und damit Handlungsbedarf? Um Fragen wie diese zu beantworten, ist die Einführung eines Prozess-Controllings unverzichtbar. Denn nur was gemessen wird, kann auch gesteuert werden! Ein laufendes Prozess-Controlling kehrt Stärken und Schwächen ans Licht und schafft Transparenz für das Management. Die Basis dafür ist die Definition entsprechender Ziele und Kennzahlen.

10. Einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einführen

Nach der Einführung eines Business Process Management gilt es, laufende Verbesserungen zu ermöglichen. Dazu steht eine Vielzahl an Methoden zur Verfügung, die ganz auf die individuellen Voraussetzungen des Unternehmens abgestimmt werden sollten. Bewährt haben sich Regelkreise wie das bekannte Konzept “Plan – Do – Check – Act”. Mithilfe solcher Management-Methoden gelingt es, die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen fest im Unternehmen zu verankern.

Business Process Management: Klare Kommunikation sichert Akzeptanz

Business Process Management ist alles andere als ein trockenes Management-Konzept. Gute Prozesse zu erarbeiten heißt Abläufe neu gestalten, IT besser nutzen, Menschen mitreißen, Kunden begeistern, Kapital erfolgreicher einsetzen – und vieles mehr! Entscheidend für den Erfolg ist – wie bei jedem Change-Prozess – die frühzeitige Beteiligung aller relevanten Stakeholder, um eine breite Akzeptanz des Projekts zu sichern. Es braucht einerseits den Mut, Unangenehmes anzupacken, andererseits aber auch genug Fingerspitzengefühl, um Organisation und Belegschaft nicht zu überfordern. Nicht zuletzt ist eine ausreichende und klare interne Kommunikation ein Schlüsselfaktor, damit die Einführung neuer Prozesse reibungslos gelingt.

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