Warum eine enge Zusammenarbeit im Projektmanagement der Automobilbranche immer wichtiger wird

Dass die Zeiten härter werden, wissen wenige Berufsstände so gut wie Automobilhersteller und ihre Zulieferfirmen. Konnten sie sich früher für die Entwicklung eines neuen Fahrzeugmodells noch rund zehn Jahre Zeit lassen, hat sich dieser zeitliche Rahmen inzwischen auf die Hälfte reduziert. Durchschnittlich kommt mittlerweile alle fünf Jahre ein neues Modell auf den Markt – und der Druck, der auf den Verantwortlichen lastet, ist dadurch enorm gestiegen.

Doch es sind nicht nur terminliche Absprachen, die das Projektmanagement in der Automobilbranche erschweren. Auch finanziell nimmt der Druck beständig zu. Die zur Verfügung gestellten Mittel nehmen kontinuierlich ab – der harte Wettbewerb fordert schließlich seinen Tribut -, und die Zahl der Rückrufaktionen aufgrund von Qualitätsmängeln erhöht sich in der Folge ständig.

Vor diesem Hintergrund ist es nicht verwunderlich, dass von der Herstellerfirma bis zum Zuliefererbetrieb alle Beteiligten eng zusammenrücken und entsprechend klarer Absprachen gemeinsam an einem Strang ziehen müssen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit weiterhin garantieren zu können. In diesem Blogbeitrag soll es darum gehen, wie das bestmöglich funktionieren kann.

Was die rigide Preispolitik für die Zusammenarbeit von Lieferanten und Herstellern bedeutet

Um finanziell mit den Wettbewerbern mithalten zu können, sehen sich viele Automobilhersteller vermehrt gezwungen, den gestiegenen Preisdruck an ihre Lieferanten weiterzugeben. Ein einfaches Beispiel: Da die Wertschöpfung eines Fahrzeugs mittlerweile zu zwei Dritteln in den Händen der Zulieferer liegt, müssen sehr viele Bauteile zugekauft werden, was folglich auch bedeutet, dass die Automobilhersteller alles versuchen müssen, um den Stückpreis dieser Teile so weit wie möglich zu reduzieren.

Masse statt Klasse, lautet häufig die Devise, und die potenziellen Zulieferer werden unter anderem in klassischen Bidding-Verfahren gnadenlos gegeneinander ausgespielt. Die Konsequenz ist klar: Wer am Preis spart, muss auch mit Qualitätsmängeln rechnen, was letztlich zu den bereits erwähnten Rückrufaktionen führt. Zieht man vor diesem Hintergrund auch noch in Betracht, dass mittlerweile aus Kostengründen häufig ein und dasselbe Bauteil in mehreren unterschiedlichen Fahrzeugmodellen verbaut wird, entsteht dabei schnell eine Schadenssumme in astronomischer Höhe, für die der Lieferant bei Eigenverschulden regresspflichtig ist.

Doch was lässt sich nun tun, um es gar nicht so weit kommen zu lassen und dem gestiegenen Druck im Projektmanagement an allen Fronten sinnvoll zu begegnen?

Kommunikation als Schlüssel zum erfolgreichen Projektmanagement

Das A und O, um in der aktuellen Situation wettbewerbsfähig zu bleiben, ist in jedem Fall ein ausgeklügeltes Kommunikations- und Informationsmodell. Wie arbeiten die unterschiedlichen Beteiligten zusammen? Wer informiert wen wann wie über was? Und wo sind überhaupt die Schnittstellen, an denen die verschiedenen Verantwortlichkeiten aufeinandertreffen? Auf all diese Fragen sollten Sie eine Antwort haben.

In der Theorie ist das meistens gar nicht so schwierig – so gut wie jedes Unternehmen hat die entscheidenden Schnittstellen schon längst auf dem Papier definiert -, doch die praktische Umsetzung des theoretischen Wissens wird im Projektmanagement häufig zum Stolperstein. Nicht immer ist jedem Beteiligten klar, wer jetzt wirklich für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist, was in der Folge leicht dazu führt, dass Aufgaben doppelt gemacht werden. Und das ist der beste Fall, denn auf der anderen Seite kann daraus auch die Haltung resultieren: Ein Anderer wird es schon richten. Muss man dann am Ende feststellen, dass niemand die Verantwortung übernommen hat, führt das schnell zu Hektik und Sofortmaßnahmen, die oftmals eine Menge unnötiger Ressourcen verschlingen.

Insbesondere in der Anlaufphase können Situationen wie diese zu enormen Schieflagen führen, denn Änderungswünsche sind zu diesem Zeitpunkt die Regel. Gleichzeitig müssen aber auch Termine eingehalten werden, weswegen eine offene und transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten vom Werkzeugbauer über den Lieferanten bis hin zum Gesamtprojektleiter elementar ist, um den gemeinsamen Erfolg zu garantieren. Was ist die Konsequenz der Änderungswünsche? Sind sie technisch und zeitlich überhaupt umsetzbar? Und wie sieht es mit den Kosten aus? All diese Fragen müssen an den Lieferanten herangetragen, von ihm bewertet und dann wieder zum Hersteller zurückgespult werden, damit dieser letztlich entscheiden kann, ob er die Änderungen in Anbetracht der vom Lieferanten genannten Konsequenzen tatsächlich umgesetzt sehen möchte.

Viel Zeit bleibt dafür allerdings nicht, weswegen es fatale Folgen haben kann, wenn Informationen an einer der Schnittstellen nicht oder unsauber weitergegeben werden. Schnell werden dann Aussagen getroffen, die einer soliden Grundlage entbehren – und die Probleme für alle anderen Prozessbeteiligten nehmen ihren Lauf.

Gemeinsam mehr erreichen

Maßgeblich erschwert wird eine reibungslose Kommunikation auch durch die Tatsache, dass die verschiedenen Produktionsstandorte inzwischen häufig über die ganze Welt verteilt sind. Das bedeutet nicht nur, dass unterschiedliche Zeitzonen und Kulturen miteinander in Einklang gebracht werden müssen, sondern auch, dass es zu einer herausfordernden Aufgabe werden kann, alle erarbeiteten Daten zentral bereitzustellen.

Insbesondere kleine und mittelständische Zuliefererunternehmen arbeiten nach wie vor häufig mit Standardprogrammen, die es den Mitarbeitern leicht machen, ihre Daten lokal abzuspeichern, ohne sie zwingend anderen Projektteilnehmern zur Verfügung stellen zu müssen. Können Sie sich vorstellen, wie viel Zeit es kostet, wenn ein Projektleiter sich am Ende des Tages bei allen Beteiligten einzeln nach dem aktuellen Stand der Dinge erkundigen muss?

Nur an wenigen Projekten sind so viele Parteien beteiligt, wie an der Fertigstellung eines Fahrzeuges, weswegen es zur Herkulesaufgabe werden kann, alle Bedürfnisse unter einen Hut zu bringen. Umso wichtiger ist deshalb an dieser Stelle die Transparenz, dass jeder weiß, was wann und wo zu tun ist, denn wenn beispielsweise ein Werkzeugmacher mangels Informationen veraltete Werkzeuge herstellt, wird das schnell zu einem massiven Kosten- und Zeittreiber. Fragen auf dem „kurzen Dienstweg“ sollten so schnell wie möglich fundiert beantwortet werden können – und genau da liegt bei einigen Zulieferern das Problem.

Nicht immer sind sie in der Lage, auf etwaige An- und Nachfragen umgehend adäquat zu reagieren, was für so manchen Hersteller zur Geduldsprobe werden kann. Natürlich weiß auch er, dass es immer wieder zu Problemen kommen kann, doch erwartet er völlig zu Recht, zeitnah darüber informiert zu werden, um bei Bedarf noch rechtzeitig gegensteuern zu können. Nicht zuletzt deshalb ist es wesentlich, dass insbesondere die Mitarbeiter an den Schnittstellen zwischen Hersteller- und Zuliefererfirma jederzeit das große Ganze im Blick haben, um ihre Vorgesetzten auf dem aktuellen Stand zu halten und mögliche Verzögerungen im besten Fall auch rechtfertigen zu können. Ist ein Lieferant also nicht in der Lage, das erwartete Bauteil rechtzeitig zu liefern, sollte er seinen Ansprechpartnern zumindest die Rückmeldung geben können, woran es liegt und welche Maßnahmen als Nächstes geplant sind.

Letztlich liegt dieses Verhalten im Interesse aller Beteiligten: Je besser die Abstimmung zwischen den beteiligten Parteien, desto höher wird auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ressourcen nicht sinnlos verschwendet werden. Und genau diese Umsicht kann in der heutigen herausfordernden Wettbewerbssituation im Projektmanagement der Automobilbranche schnell über Erfolg und Misserfolg entscheiden.

Bildquelle Titelbild: © Fotolia 2016 / Matthias Enter

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