Kommunikation © Fotolia/Jacob Lund

Erfolgreiche Projekte durch gute Kommunikation: Tipps, Tricks und häufige Fehler

Der Erfolg von Projekten steht und fällt mit der Kommunikation. Aktuelle Studien zeigen, dass der Informations- und Gesprächsfluss mindestens ebenso wichtig wie das Budget, die Arbeit von Externen sowie die Motivation der Mitarbeiter ist. Die Untersuchungen verdeutlichen überdies häufige Fehler in der Kommunikation. Mit der passenden Struktur ist es dabei in vielen Fällen möglich, diese zu vermeiden und produktiv zu kommunizieren.

Cetacea-Studie: Kommunikation ist “erfolgskritischer Faktor”

Im vergangenen Jahr hat die Kommunikationsberatung Cetacea eine Studie durchgeführt, an der sich 754 Projektmanager aus ganz Deutschland beteiligten. Die meisten von ihnen arbeiteten zum Zeitpunkt der Untersuchung bereits seit mehr als zehn Jahren in ihrem Job. 85 Prozent erklärten, dass die Kommunikation für das Gelingen eines Projekts “sehr wichtig” sei. Der Austausch stehe gleichberechtigt neben der Unterstützung des Top-Managements, dem präzise formulierten Projektauftrag sowie der Kompetenz des Projektleiters. Immerhin 12,6 Prozent der Befragten sahen das Kommunizieren als “wichtig” an. Nur 2,4 Prozent wollten ihm keine besondere Bedeutung zumessen. Ein Studienteilnehmer brachte es wie folgt auf den Punkt: Kommunikation “ist ein erfolgskritischer Faktor”.

Als wichtigste Aufgabe des Kommunizierens machten die Studienteilnehmer die mangelnde Einbindung und Motivation der Projektmitarbeiter aus. 56 Prozent erklärten, Kommunikation müsse “primär für Vertrauen, Akzeptanz und Commitment (Hingabe) sorgen.” Die Kommunikation müsse “offen, ehrlich und transparent” sein, so die fast einhellige Meinung der Studienteilnehmer. Überdies dürfe man “die persönliche Komponente keinesfalls unterschätzen.”

Herausforderung “verständliche Sprache”

25 Prozent der Studienteilnehmer nannten als größte Herausforderung eine verständliche und präzise Kommunikation mit den Mitarbeitern. Gute Erfahrungen habe man aber mit dem Aufstellen verbindlicher Kommunikationsregeln gemacht – idealerweise als Teil eines strukturieren Kommunikationsmanagements. 20 Prozent der Studienteilnehmer schilderten, dass Sie jenes eingeführt und damit gute Erfahrungen gemacht hätten.

Tatsächlich ist die verständliche Sprache aber häufig ein von Projektleitern hausgemachtes Problem. 72 Prozent der Befragten gaben an, dass Sie die Projektmitarbeiter hauptsächlich per E-Mail informieren würden. Durch den mangelnden Dialog gingen dabei regelmäßig Informationen verloren. Anrufe oder Meetings wären besser, gestanden die Befragten ein. Diese Erkenntnis deckt sich mit einer anderen Studie des Instituts, die Projektmitarbeiter in den Mittelpunkt stellte: Die große Mehrzahl der Befragten wünschten sich mehr persönliche Gespräche mit den Projektleitern. Man werde häufig nur “bei Meilensteinen” des Projekts persönlich angesprochen – das sei falsch und ungenügend.

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Problem der fehlerhaften Stakeholder-Analyse

Der bekannte Kommunikationsexperte Alexander Mereien, der sich auf Projektkommunikation spezialisiert hat, benennt im Rahmen einer Meta-Studie ein weiteres Problem: die fehlerhafte Stakeholder-Analyse. Die Verantwortlichen würden häufig unterschätzen, wer sich für ein Projekt interessiere und wo dringend passend kommuniziert werden müsse, um den Aufbau von Widerständen zu vermeiden.

Projekte veränderten etwas, das den Leuten Angst mache, so der Experte. Bei Vorhaben, die deutlich sichtbar in der Öffentlichkeit umgesetzt werden, entstünden beispielsweise “Fantasien” der Anwohner darüber, was alles passieren könnte. Schon bevor ein Projekt richtig begonnen habe, gebe es deshalb Widerstand, über den sich das Team noch nicht bewusst sei. Mereien berichtet aus eigener Erfahrung, dass ein Projekt in Chile zum Bau von fünf Wasserkraftwerken wegen fehlender Kommunikation gescheitert sei.

Mangelnde Zeit als Hauptproblem

Die eingangs zitierten Studien sowie die Ausführung von Mereien haben eine Gemeinsamkeit: Projektmanager führen fehlerhafte Kommunikation in der Regel auf zu knappe Ressourcen zurück. Besonders an einer mangele es sehr: Zeit! In der ersten Studie erklärten mehr als 80 Prozent der Beteiligten, dass sie sich über ihre oft mangelhafte Kommunikation bewusst seien. Es fehle Ihnen einfach die dafür nötige Zeit.

Strukturiertes Kommunikationsmanagement über einen Kommunikationsplan

Die Kommunikationsberatung Conmethos hebt in einer eigenen Studie aus dem Jahr 2015 einen Kommunikationsplan als mögliche Lösung hervor. Dieser könne zentraler Baustein eines strukturierten Projektmanagements werden. Entwickelt werden müsse ein solcher Plan in der Projekt-Planungsphase. Sowohl zum Projektteam als auch zu externen Stakeholdern sei dabei eine passende Kommunikationsstrategie zu entwickeln. Ein tragfähiger Kommunikationsplan benötige die folgenden Inhalte:

  1. Wer muss angesprochen werden?
  2. Wann muss wer angesprochen werden?
  3. Welche Informationen müssen kommuniziert werden und welche weiteren Inhalte sind von Bedeutung?
  4. Welches Medium wird für den Austausch gewählt?

Drei Richtlinien dienen als Leitschnur bei der Erstellung des Plans:

  1. Kommunikation muss die Effizienz des Teams sicherstellen – E-Mails mit Rückfragen kosten beispielsweise häufig mehr Zeit als ein kurzes persönliches Gespräch.
  2. Es sollte so kommuniziert werden, dass Konflikte möglichst früh erkannt und so leicht wie möglich gelöst werden können.
  3. Viele Mitarbeiter lassen gegen Ende der Projektphase in ihren Leistungen nach. Sie denken über ihre Zukunft nach. Es muss klar formuliert (und umgesetzt) werden, dass die Projektleitung sich um Anschluss-Beschäftigungsmöglichkeiten kümmert.

Kommunikation mit den externen Stakeholdern

Grundsätzlich müssen die Projektmitarbeiter laut Studie außerdem verstehen, dass sie nicht nur Adressaten von Kommunikation sind. Sie sind in der Hauptsache für das sogenannte “Projekt-Marketing” zuständig und müssen externe Stakeholder einbinden. Im Rahmen des strukturierten Kommunikationsmanagements sollten zu Beginn der Projekt-Durchführungsphase entsprechende Rollen verteilt werden.

Fazit: Ein realistischer Plan ist für den Projekterfolg unverzichtbar

Einhellig empfehlen alle zitierten Untersuchungen, so früh wie möglich einen realistischen Kommunikationsplan zu entwickeln. Er sollte in Rücksprache mit den internen Stakeholdern entstehen. Überdies sollte das Top-Bottom-Prinzip in der Art des Austauschs möglichst häufig durchbrochen werden. Die Cetacea-Studie drückt es pointiert so aus: “Eine E-Mail reicht nicht.”

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Fotoquelle Titelbild: © Fotolia/Jacob Lund

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