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Erfolgreiches Van Performing Management (VPM) mit Microsoft SharePoint

Wenn von DER Automobilindustrie gesprochen wird, darf nicht außer Acht gelassen werden, dass sich diese in zahlreiche unterschiedliche Segmente gliedert, je nachdem um welches Produkt es sich handelt. Die einzelnen Prozesse sind von Modell zu Modell unterschiedlich, die Komplexität allerdings ist ähnlich hoch. Ein erfolgreiches Process Management muss deshalb intelligente und gleichzeitig individuelle Lösungen finden, die an die jeweiligen Anforderungen angepasst sind. Ein ideales Tool für diese Zwecke ist Microsoft SharePoint.

Lösungswege mit Microsoft SharePoint an Hand eines Fallbeispiels

be partner erhielt von einem führenden Autohersteller den Auftrag, für seine Transportersparte ein Konzept zu entwickeln, das auf der Basis von Microsoft SharePoint den Fehlerabstellungsprozess (FAP) vorantreiben sollte. Für dieses Van Performance Monitoring (VPM) implementierten wir eine Access Datenbank, in der schwerwiegende technische Fehler einer bestimmten Baureihe dokumentiert und zurückverfolgt werden können. Zudem war eine nachhaltige Abstellung auftretender Fehler gefragt.

Allerdings galt es zuerst, zwei gravierende Mängel der vorhandenen VPM-Datenbank zu beheben, nämlich eine Unklarheit bei den Kriterien für schwerwiegende Fehler sowie die nicht ideale Bedienung von Microsoft Access für die geforderten Leistungen. Vor allem die Einordnung der Fehler bereitete den Mitarbeitern des Auftraggebers Schwierigkeiten, die eindeutig geklärt werden sollten.

Zielvorgaben des Projekts durch den Auftraggeber

Der Hersteller definierte insgesamt drei Levels, die mit der Einführung von Microsoft SharePoint sowie einer entsprechenden Schulung für seine Mitarbeiter abgedeckt werden sollten:

  • Level 1 – “ready to use” (Standard, kaum Möglichkeiten zur individuellen Anpassung)
  • Level 2 – “full design” (Standard Customized mit einigen Anpassungsmöglichkeiten)
  • Level 3 – “full control” (Custom, mit Anpassung über eine SharePoint Programmierung)

Darüber hinaus sollten folgende Features Berücksichtigung finden und den Mitarbeitern an die Hand gegeben werden:

  • eine klare Definition der Kriterien für technische Fehler, bezeichnet als “Eintrittskarte”
  • eine standardisierte Präsentationsvorlage für die technischen Fehler sowie
  • ein Schulungskonzept für die Bedienung von Microsoft SharePoint durch die beteiligten Personen

Die Projektorganisation

Es war von Beginn an klar, dass das Projekt VPM nur mit einer engen Zusammenarbeit verschiedener Teams durchzuführen ist. Diese gliederten sich wie folgt:

  • Team “Service Controlling” für die Administration und Organisation
  • Team “Service Engineering” für die Bearbeitung und Abarbeitung der technischen Fehler
  • Team “Technische Marktbetreuung”
  • Team “Reparaturmethoden & After Sales Diagnose/Entwicklung”

Darüber hinaus kamen für diverse einzelne Aufgaben weitere Mitarbeiter zum Zuge, die nicht vollständig in das Projekt eingebunden waren.

Die Vorgehensweise zur Realisierung des Projekts

1. Analysephase

Zuerst erfolgte eine gründliche Analyse des Ist-Zustandes, um die erforderlichen VPM-Prozesse und die Art der Erledigung durch die beteiligten Personen neu ausrichten zu können. Anschließend schrieben die beteiligten Berater von be partner zusammen mit den jeweiligen Teamleitern des Kunden die Anforderungen und Aufgaben für das neue System fest.

2. Konzeptionsphase

Die Konzeptionsphase begann mit der Projektplanung durch be partner. Die relevanten Punkte in diesem Zusammenhang waren: Welche Meilensteine sollen formuliert werden? Wie viele Steuerkreistermine sind notwendig? Welcher Zeitplan ist vorzugeben und einzuhalten? Wie sehen die verschiedenen Arbeitspakete aus und in welche einzelnen Arbeitsschritte müssen sie zerlegt werden? Anschließend erfolgte die Definition der o.g. Eintrittskarte, also wann ist ein Thema wichtig genug, um Aufnahme in das Van Performance Monitoring zu finden? Zu diesem Bereich gehörte auch die Festlegung der Standardvorlage für die Themenpräsentation.

Der nächste Punkt betraf die detaillierte Modellierung des Prozesses unter Einschluss der Frage, wann ein Thema endgültig abgeschlossen ist. Dafür war zu klären, welche Merkmale zur Fehlerbearbeitung notwendig und entscheidungsrelevant sind und deshalb in Microsoft SharePoint abgebildet werden mussten. Zum Abschluss der Konzeptionsphase wurden die Inhalte für eine sinnvolle Schulung in Microsoft SharePoint festgelegt.

3. Umsetzungsphase

Die Umsetzung begann mit der Bestellung und Bereitstellung der “Ready to use” Variante von Microsoft SharePoint – dem oben genannten Level 1 – beim Auftraggeber. Danach stellten die Berater von be partner das neue System den zukünftigen Nutzern vor. Nach der Implementierung der früheren Access Datenbank in Microsoft SharePoint sowie den erforderlichen Anpassungen erfolgten die ersten Schulungen mit der Verknüpfung der neuen Software zu Microsoft Outlook. Diese umfassten zum einen die Dokumentation technischer Fehler sowie die Hinterlegung der entsprechend notwendigen Arbeitsschritte zur Behebung. Parallel dazu wurden die To-do-Listen der Microsoft SharePoint Datenbank mit der Aufgabenfunktion in Outlook synchronisiert. Somit war gewährleistet, dass Dokumentationen und etwaige Rückmeldungen auch über Outlook möglich sind. Letzter Schritt der Umsetzungsphase war die Abnahme des Systems durch den Auftraggeber.

4. Überprüfung der Tragfähigkeit des Projekts

Der Auftraggeber und be partner hatten vereinbart, dass nach einem bestimmten Zeitraum eine umfassende Begutachtung der eingeführten Prozesse vorgenommen und auf ihre Tragfähigkeit geprüft werden sollte. Dies geschah nach den vorgesehenen Schulungen der Mitarbeiter in Microsoft SharePoint im Zusammenhang mit allen peripheren Systemen. Bei der Überprüfung der Tragfähigkeit konnten einige Probleme beseitigt werden, die sich erst aus der alltäglichen Arbeit mit Microsoft SharePoint und dem gesamten System ergaben.

Wichtige Erkenntnisse für weitere Projekte

Wir haben aus dem Projekt für diesen Auftraggeber aus der Automobilbranche erneut feststellen können, welche Möglichkeiten SharePoint durch seinen intuitiven Umgang und die Verknüpfung bzw. Synchronisierung mit Outlook bietet. Die permanente Selbstkontrolle durch die Projektbeteiligten von be partner gewährleistet, dass wir in der Zukunft auch für andere Unternehmen Fehlerabstellungsprozesse aller Art standardisieren können – unabhängig von der Branche und den jeweiligen Voraussetzungen.

Dafür bedarf es lediglich einer Anpassung an individuelle Vorgaben. Die grundlegenden Funktionen der Software stellen für jedes Unternehmen eine sinnvolle Lösung dar, die relativ leicht zu verwirklichen ist.

Wir stellen Ihnen gerne in einem ausführlichen Beratungsgespräch die Qualitäten von SharePoint im Zusammenspiel mit anderen Software-Lösungen vor. Der dafür notwendige Aufwand wird durch schnelle und fruchtbare Ergebnisse bald egalisiert und macht Ihr Unternehmen fit für die Aufgaben der Zukunft.

Fotoquelle Titelbild: © Fotolia/nd3000

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