Fehlerabstellprozess © Fotolia 2016/PhotoSG

Fallstudie: Einführung eines standardisierten Fehlerabstellprozesses mit Hilfe von Microsoft SharePoint

Fehler treten in jedem Prozess auf. Je komplexer dieser ist, umso größer die Wahrscheinlichkeit, dass nicht alles nach Plan läuft. Dem begegnen Unternehmen am besten mit einem Fehlerabstellprozess, der in seiner standardisierten Form ganz wesentlich zur Optimierung von Prozessen beitragen kann. Hierfür lässt sich Microsoft SharePoint sehr gut verwenden, wie wir in verschiedenen Projekten bereits gezeigt haben. Vielleicht ist das auch die ideale Methode für Sie? Im heutigen Blogbeitrag möchten wir Ihnen exemplarisch zeigen, wie wir einen standardisierten Fehlerabstellprozess mit SharePoint in einem Unternehmen etabliert haben.

Was kann Microsoft SharePoint für Fehlerabstellprozesse und Projektmanagement leisten?

Es ist von großer Bedeutung für die Implementierung von Fehlerabstellprozessen eine Datenbank zu verwenden, die für diese Aufgaben wirklich geeignet ist. Oftmals ist dies nicht der Fall – stattdessen werden beliebige Tools und Datenbanken verwendet, und nach dem Einpflegen aller Daten hat niemand mehr große Lust auf einen Wechsel. Dann sind Fehler, die sich schwer beheben lassen, vorprogrammiert.

Microsoft SharePoint ist nach unserer Erfahrung sehr gut geeignet, den Fehlerabstellprozess in jedem Projekt zu unterstützen. Es handelt sich bei der Software nicht nur um eine flexible Anwendung, nein, sie lässt sich auch sehr einfach in die oftmals bestehende Office-Struktur integrieren.

Das klassische Projektmanagement beruht auf Dokumenten-basierten Anwendungen. Diese sind den Anforderungen der heutigen Zeit jedoch häufig nicht mehr gewachsen. Die Anforderungen an Geschwindigkeit, Usability und Mobilität wachsen stetig, ein Trend, der weiter an Bedeutung gewinnen wird. Vor allem, weil gerade in der Automobilindustrie, auch immer öfter raum- und zeitübergreifend mit verschiedenen Partnern gearbeitet wird. Dabei sind häufig Abstimmungen beispielsweise zwischen Deutschland, China und den USA notwendig – ein weiterer Grund, warum jeder Fehlerabstellprozess flexibel zu bearbeiten sein muss.

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Es ist allerdings nicht zwingend notwendig, für jeden Prozess in ein “Spezialtool” zu investieren. Ganz im Gegenteil haben Sie dann schnell das Problem, dass nicht alle am Projekt Beteiligten ebenfalls über das Programm verfügen, und Sie vielleicht nicht für jeden Arbeitsplatz eine Lizenz kaufen wollen. Microsoft SharePoint dagegen ist ein gängiges Tool und entspricht somit unserer Philosophie, mit Anwendungen zu arbeiten, die möglichst geringe Einstiegshürden haben.

Projektmanagement und Fehlerabstellprozess mit MS SharePoint – die Vorteile im Überblick

Microsoft SharePoint impliziert auch die “weichen Faktoren”, die wir für ein erfolgreiches Projekt für unverzichtbar halten. Alle beteiligten Projektpartner und Subunternehmen sollen über den aktuellen Stand des Projektes, anstehende Aufgaben, Verantwortlichkeiten und natürlich über das Vorgehen im Fall des Auftretens von Fehlern informiert sein. Die Verantwortung kann mit MS SharePoint auf mehrere Schultern verteilt werden, so dass eine pro-aktive Einstellung gefördert wird.

Dieser kollaborative Projektmanagementansatz unterstützt auch die folgenden Aspekte eines Projektes und vereinfacht dadurch den Fehlerabstellprozess:

  • Trotz verteilter Strukturen wird die Verantwortung gemeinsam getragen
  • Alle Aspekte des Projektes wie Aufgaben und Status sind für die Beteiligten einsehbar
  • Know-how kann einfach transferiert werden

Microsoft SharePoint bietet dennoch ausreichende Möglichkeiten der individuellen Rechtevergabe, denn natürlich soll nicht “jeder alles wissen”.

Ein Beispiel für die Implementierung eines Fehlerabstellprozesses mit MS SharePoint

Als auf die Automobilindustrie spezialisierte Dienstleister haben wir es häufig mit großen komplexen Projekten zu tun.
Im vorliegenden Beispiel haben wir es mit dem After-Sales-Bereich eines süddeutschen Automobilherstellers zu tun. Hier haben wir zur Sicherung der nachhaltigen und standardisierten Fehlerabstellung eine MS SharePoint-Datenbanklösung eingeführt und umgesetzt. Die folgenden Schritte waren dafür notwendig:

1. Zunächst haben wir uns einen Überblick über die aktuelle Lage verschafft.
Die verschiedenen Fehler in der derzeit genutzten, nicht geeigneten Datenbank wurden analysiert und zum Ursprung hin verfolgt.
Auffallend war die umständliche Bedienung der Access-Datenbank-Lösung. Es fehlten standardisierte Vorgehensweisen für den Fehlerabstellprozess:

  • Wann müssen Fehler bearbeitet werden?
  • Wie werden Fehler abgearbeitet?

2. Unsere Vorgehensweise basiert auf dem bewährten AKUT-Prinzip:

  • Analyse durch Aufnahme der Prozesse und Gespräche
  • Konzepterstellung und Planung mit Hilfe des Taktischen Implementierungsplans. Die Eintrittsgrößen und Standardvorlage werden definiert.
  • Umsetzung der Arbeitsschritte aus dem taktischen Implementierungsplan.

Wir haben den SharePoint bereitgestellt, programmiert, konfiguriert, die alte Datenbank umgezogen und die Mitarbeiter entsprechend geschult. Sechs Monate nach der Implementierung wurde die Funktion und Tragfähigkeit durch ein erneutes Audit überprüft.

3. Der Kunden hat mehrere, konkrete Nutzen von unserem Einsatz:
Die Datenbank lässt sich durch die Verknüpfung mit MS Outlook einfach und schnell nutzen.
Die übergreifenden Standards zur Dokumentation und Abarbeitung von technischen Fehlern erlauben einen effektiven Fehlerabstellprozess.
Durch unser bewährtes Schulungskonzept können neue Mitarbeiter sehr gut eingearbeitet werden. Das spart zukünftig Zeit und Geld für das Unternehmen.

Fazit

Prozesse werden immer komplexer und sollen dennoch schneller erledigt werden. Dieser Trend ist nicht nur in der Automobilindustrie spürbar, dort jedoch besonders. Erschwerend kommt hinzu, dass verschiedene Personen, Abteilungen oder Unternehmen an einzelnen Prozessen beteiligt sind. Das erschwert die Kommunikation, die am besten auf standardisierte Art und Weise erfolgten sollte.

Durch das Auslagern der Aufgabe an externe Experten kommt es nicht zu Kompetenz-Rangeleien innerhalb eines Teams oder zwischen verschiedenen, beteiligten Teams. Einen idealen Fehlerabstellprozess zu implementieren ist eine unserer Kompetenzen. Wir reden mit allen Personen im Team und finden auch bisher unentdeckte Schwachstellen. Hier profitieren Auftraggeber von unserer Erfahrung. Innerhalb eines Unternehmens schleicht sich schnell eine Art “Betriebsblindheit” ein, die fatale Folgen haben kann. Ist das Schiff erst einmal in die falsche Richtung gelenkt, ist eine Kursänderung nur schwer zu bewerkstelligen.

 

Bildquelle Titelbild: © Fotolia 2016/PhotoSG

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