Methoden im Projektmanagement © Monkey Business Images/Shutterstock.com

Scrum, Kanban und Co.: Fünf Methoden des Projektmanagements, die jeder Projektmanager kennen sollte

Erfolgreiches Projektmanagement ist von der effizienten und motivierten Arbeit aller Beteiligten abhängig. Zahllose Methoden nehmen für sich in Anspruch, dabei zu helfen, diese Ziele zu erreichen. Wir haben für Sie ausgiebig recherchiert und fünf Methoden im Projektmanagement zusammengetragen, die jeder Projektmanager kennen sollte. Überwiegend können diese Methoden gemeinsam eingesetzt werden, um Synergieeffekte zu erzeugen.

Scrum: Arbeiten mit klaren Rollenzuweisungen

Unter den beliebtesten Methoden im Projektmanagement ist Scrum häufig die Basis, auf der die anderen Methoden aufbauen. Es handelt sich hierbei um eine Ausprägung des Lean Project Management. Dieses verfolgt generell das Ziel, Werte für alle Personen zu schaffen, die an dem jeweiligen Vorhaben beteiligt sind. Auf diese Weise soll Ineffizienz vermieden werden. Scrum setzt dafür auf klare Rollenzuweisungen, bei denen es drei unterscheidet:

  1. Product/Service Owner: Stellt die fachlichen Anforderungen und legt fest, wie wichtig diese sind (Priorisierung)
  2. Scrum Master: Prozessmanager, der das Projekt verwaltet und Hindernisse beseitigen muss
  3. Team: Setzt das Projekt um

Teilweise werden die Stakeholder ebenfalls genannt. Sie dienen als Beobachter, Ratgeber und Regulativ, falls das Projekt auf Abwege gerät. Der Product/Service Owner erstellt eine Liste (Product Backlog) mit den priorisierten Anforderungen (Requirements). Der ScrumMaster teilt Aufgaben (Tasks) an das Team zu, um jene umzusetzen. Die täglichen Anforderungen (Sammlung der täglichen Aufgaben) werden in sogenannten Sprint Backlogs festgehalten. Das Team gibt regelmäßig Rückmeldungen, um das Product Backlog zu aktualisieren. Am Ende des Prozesses steht schließlich das Sprint Review Meeting, bei dem Team und ScrumMaster dem Product/Service Owner die Projektergebnisse präsentieren. Zwischenergebnisse sind dabei verboten. Die Schriftlichkeit des Verfahrens schafft allgemeine Verbindlichkeit auf allen Seiten.

Netzplantechnik: Dynamischer Frühwarnmelder

Alle Prozesse und Arbeitsschritte des Prozesses werden durch ein Netz geplant. Der statische Aufbau des Projektplans wird so dynamisch visualisiert. Dies hat den Vorteil, dass frühzeitig erkennbar ist, wenn die Umsetzung bestimmter Aufgaben in Verzug gerät. Zudem lassen sich über das Netz die Konsequenzen erkennen, wenn bestimmte Prozesse nicht rechtzeitig fertiggestellt werden. Die Netzplantechnik ist somit ein effizienter Frühwarnmelder. Die Technik funktioniert allerdings umso besser, je detaillierter der Netzplan gezeichnet und gepflegt wird. Gerade bei umfangreichen Vorhaben in großen Teams bedeutet die Umsetzung der Methode eine spürbare Zusatzbelastung.

Kanban: Prozesse in Kartenform darstellen

Kanban gehört zwar zu den Methoden im Projektmanagement, die Sie unbedingt kennen sollten, ist aber eigentlich eine Prozessmethode. Die Abläufe werden hierbei in Kartenform visualisiert, um sie verständlicher zu gestalten. Für ein Projekt werden daher alle Prozesse in Kartenform aufgearbeitet. Die Karten können sehr einfach gehalten werden und so tatsächlich nur die groben Abläufe verdeutlichen. Als eine der Methoden im Projektmanagement, die Projektmanager nutzen sollten, empfiehlt sich jedoch ein umfassender Ansatz.

Beispielsweise lässt sich auf die Karten eintragen, wann welche Arbeitsschritte erledigt wurden und von wem. Teilweise enthalten die Karten auch Feedback-Felder, in die eingetragen werden kann, welche (bislang unbekannten) Schwierigkeiten aufgetreten sind. Auf den Karten lässt sich außerdem genau vermerken, an welcher Stelle die Probleme aufgetreten sind. Für die Auswertung und die Planung künftiger Projekte sind diese Feedback-Felder ausgesprochen wertvoll. Kaban lässt sich ausgezeichnet in die Netzplantechnik einbeziehen. Die Karten können in dem Netz positioniert werden.

Meilensteintrendanalyse: Einfacher Vergleich zwischen „Soll“ und „Ist“

Die Netzplantechnik verdeutlicht Abhängigkeiten zwischen den Projektabläufen mit ihren zugehörigen Zwischenergebnissen. Die Meilensteintrendanalyse wählt einen deutlich einfacheren Ansatz. Sie führt einen Vergleich zwischen „Soll“ und „Ist“ durch. Abhängigkeiten werden ausgeblendet. Das Projektteam soll beispielsweise die Aufgaben X, Y und Z in einer bestimmten Zeit erledigt haben. Tatsächlich hat es aber nur X und Y bereits umgesetzt. Z steht noch aus.

Die Meilensteintrendanalyse gehört nicht zu den Methoden im Projektmanagement, die fortwährend durchgeführt werden müssen. Vielmehr handelt es sich um ein Werkzeug, das in regelmäßigen Abständen zum Einsatz kommen sollte. Auf diese Weise können Sie beispielsweise die Leistungsfähigkeit des Teams messen oder Fortschritte dokumentieren. Sie können die Methode als Projektmanager auch dazu nutzen, um Zwischenberichte zu erstellen.

Projektstrukturplanung: Das gesamte Vorhaben auf einen Blick

Früher galt die Projektstrukturplanung als das Werkzeug schlechthin unter den wichtigsten Methoden im Projektmanagement. Heute hat sie etwas von diesem Ruf eingebüßt, da es vermehrt Projekte mit dynamischen Ergebnisanforderungen gibt – beispielsweise im Softwarebereich. Die Projektstrukturplanung kann dynamische Ergebnisanforderungen nur sehr bedingt erfassen.

Die Methode baut darauf, dass der gesamte Leistungs- sowie Lieferumfang des Projekts erfasst wird. Anschließend wird er in hierarchisch gegliederte Ebenen unterteilt. Im Automotive-Bereich ist das einfachste Beispiel das Projekt, ein neues Fahrzeugmodell auf den Markt zu bringen. Der Projektstrukturplan umfasst von der Entwicklung über die Fertigung bis zur Vermarktung alle zu erbringenden Leistungen. Dabei werden folgende Fragen beantwortet:

  • Welche Schritte müssen umgesetzt werden?
  • Wer setzt diese Schritte wann um?
  • Welche Ressourcen sind notwendig?
  • Welche externen Kompetenzen werden benötigt?
  • Welche Zeit benötigt die Umsetzung der einzelnen Schritte?

Bei einem klaren Projektergebnis kann ein Projektstrukturplan als eine Art visualisierte Roadmap dienen. Kommen dynamische Faktoren dazu, wie beispielsweise Nutzer-Rückmeldungen bei einer Softwareentwicklung über einen Beta-Test, kann diese Methode sie nicht integrieren. In einem solchen Fall sollten Sie auf die Netzplantechnik ausweichen.

Methoden im Projektmanagement kombinieren: Ein Beispiel

Sie sind Elektronik-Zulieferer im Automotive-Bereich und möchten eine neue Software entwickeln, mit der Werkstätten einfacher die Daten Ihrer Geräte auslesen können. Scrum dient als Grundlage. Der Service Owner legt einen ScrumMaster und ein Team fest und macht die Vorgaben. Service Owner und ScrumMaster erstellen mit der Netzplantechnik einen Fahrplan für das Projekt. Über Kanban wird festgelegt, welche Prozesse im Rahmen der Softwareentwicklung von wem umgesetzt werden. Die Meilensteintrendanalyse dient zur Kontrolle, ob das Projekt im geplanten Tempo voranschreitet. Über die Netzplantechnik kann zudem gegen Ende der Entwicklung eine Beta-Phase eingebaut werden, um über die Rückmeldungen eine optimierte Software vorstellen zu können.

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