Grundlagen im Projektmanagement © Fotolia/CrazyCloud

Die Grundlagen des Projektmanagements – Was sind Projekte, was ist erforderlich und was macht ein Projekt zum Erfolg?

Nicht jede Aufgabe lässt sich in der täglichen Arbeit sinnvoll lösen. Oftmals erfordern besondere Situationen auch besondere Herangehensweisen und spezialisierte Aufgaben müssen dann in einem Spezialverfahren gelöst werden.

Kleine oder übergeordnete Aufgaben gleichermaßen werden in Unternehmen in Form von Projekten bearbeitet. Um diese Projekte auch zielführend leiten zu können, ist ein fach- und personalgerechtes Projektmanagement erforderlich. Die Grundlagen erfolgreichen Projektmanagements erfahren Sie hier.

Was ist ein Projekt und was sind die Ziele des Projektmanagements

Projekte sind nichts Neues, eine Projektarbeit in der einen oder anderen Form gibt es schon seit der menschlichen Frühzeit. Projektmanagement spielt immer dann eine Rolle, wenn spezielle Aufgaben gelöst werden müssen und fasst Aufgaben, Techniken und Mittel zusammen, welche aufgewendet werden müssen, um ein Problem zu lösen.

Ein Beispiel wäre etwa die griechische Belagerung Trojas. In der alltäglichen Arbeit, von den Abteilungen der griechischen Soldaten war das Problem (die Mauer) nicht zu lösen. Erst ein spezielles Projekt unter Projektmanager Odysseus konnte das Problem lösen, indem zunächst die theoretische Lösung erarbeitet wurde, sich in die Stadt zu schmuggeln. Umgesetzt wurde dies mit dem Geschenk eines hölzernen Pferdes, welches von Fachkräften gebaut wurde und schließlich von einer Task Force bemannt die Stadttore Trojas im Mantel der Nacht öffnete. Das Problem war gelöst und die Projektarbeit endete.

Natürlich gibt es auch in der tatsächlichen Geschichte viele prominente Beispiele von Projektarbeit, hierzu zählen etwa Cäsars Brückenbau bei der Eroberung Galliens, Hannibals Elefantenmarsch über die Alpen, der Bau der chinesischen Mauer oder das Manhattan Projekt.

Projekte gibt es inzwischen in sehr unterschiedlichen Branchen und sie sind eine moderne Methode, um sich den immer schneller wechselnden Anforderungen eines dynamisch agierenden Marktes anzupassen und Probleme schnell und zielgeführt zu lösen.

Ob im Marketing, in der Architektur, der Softwareentwicklung, der Logistik, der Forschung oder aber in der Automobilindustrie – Projekte helfen dabei, starre Strukturen in der Aufgabenbewältigung aufzubrechen und schnelle und maßgeschneiderte Lösungen zu finden.

Für gewisse Aufgaben empfehlen Projekte sich als Arbeitsmethode dabei besonders, hierzu zählen etwa Produktentwicklung, die Erschließung neuer Vertriebswege oder Innovation; sowie ungewöhnliche Ausgaben, die über die alltägliche Arbeit hinausgehen.

Nehmen wir als Beispiel eine spezifische Produktentwicklung eines fiktiven Projektes: Ein Scheinwerfer, der um 180 Grad schwenkbar ist. Die Entwicklung dieses Scheinwerfers erfordert fachübergreifendes Know-how und kann nicht in der täglichen Arbeit erledigt werden. Die Entwicklung und Implementierung bietet Ihnen aber eine klare Aufgabe und Sie können im Vorfeld ein greifbares Ziel definieren. Mit entsprechendem Fachpersonal können Sie aber sicher Ergebnisse erzielen und Technologien zu einem Produkt vereinen.

Gebunden sind Sie in diesem Fall und in anderen Projekten auch aber durch die Zielgrößen im Projektmanagement: Qualität, Kosten, Zeit.

Zwischen diesen drei Größen eine Balance zu finden, ist eine der offensichtlichsten und gleichzeitig schwierigsten Grundlagen im Projektmanagement. Alle drei Größen beeinflussen sich nämlich gegenseitig. Hochwertige Projekte in kurzer Zeit werden teuer, ein schnelles Projekt mit geringem Budget wird eine niedrige Qualität haben, usw. – die Stadt Berlin etwa hat versucht, den Flughafen BER als Projekt mit wenig Zeit und wenig Geld fertigzustellen.

Die Folge war ein Flughafen, der einer gesetzlich vorgeschriebenen Qualität nicht entspricht und um an dieser Stelle nachzubessern, müssen bis heute (und wer weiß wie lange noch) mehr Zeit und mehr Geld investiert werden.

Doch Projektmanagement kann sich nicht nur mit terminlichen Faktoren, Qualitätskontrolle und Kosteneffizienz beschäftigen, sondern muss auch nach innen arbeiten, um wirklich erfolgreich zu sein. Hierzu gehört eine spezifische Anpassung des Projektes, der Mittel und der Arbeit an die einzigartigen Probleme und Eigenheiten des Projektes. Aber auch unternehmerische Verantwortung ist eine der Grundlagen im Projektmanagement. Nur wenn Aufgaben sinnvoll delegiert werden, Verantwortung und Kooperation im Mittelpunkt der Arbeit stehen, kann ein Team erfolgreich und nachhaltig arbeiten.

Die Aufgaben, Planung, Hierarchie und weitere Grundlagen

Zunächst einmal müssen Sie ein Projekt als solches definieren und die Rahmenbedingungen festlegen. Hierzu gehören sowohl der zeitliche Rahmen, das Budget, aber auch die Projektgruppe.

In dieser ersten Phase wird auch das Projektziel festgelegt und Aufgaben werden gegliedert, geplant und eventuelle Teilprojekte angesetzt. In der Planungsphase wird das Projekt damit gewissermaßen mundgerecht gemacht.
Um ein Projekt im Team sinnvoll zu bearbeiten, müssen verschiedene Rollen ausgefüllt werden. Hierzu zählt in leitender Verantwortung der Projektleiter, dies kann der Chef des Unternehmens sein, oftmals ist es jedoch sinnvoller, eine fachspezifische Führungskraft mit der Leitung eines Projektes zu betrauen.

Eventuelle Stellvertreter werden benannt, ein Projektcontroller ist für die Überwachung zuständig, während die Auftraggeber als Stakeholder immer wieder Feedback bis zur Fertigstellung geben. Andere Teammitglieder, fachliche Experten, ggf. externe Experten ergänzen das Team und werden von der Teamleitung koordiniert. Erfahrene Teams benötigen dabei eine weniger strikte Leitung, da Mechanismen bereits eingespielt sind.

Ist das schon ein Projekt? – Die Checkliste

Wollen Sie wissen, ob Ihr betriebliches Vorhaben überhaupt in den Bereich des Projektmanagements fällt, sollten Sie zunächst einmal prüfen, inwieweit es sich dabei überhaupt um ein Projekt handelt. Anhand dieser einfachen Checkliste können Sie schnell ermitteln, ob die Grundlagen im Projektmanagement überhaupt auf Ihre Aufgabe zutreffen:

  • Gibt es ein vorgeschriebenes Ziel/eine konkret zu lösende Aufgabe, die Sie beschreiben können?
  • Gibt es einen zeitlichen Rahmen, bis zu dem Ihr Projektziel erreicht werden muss?
  • Handelt es sich um ein einmaliges Vorhaben, dessen Abläufe nicht dem Betriebsalltag zuzuordnen sind?
  • Arbeiten Sie im Rahmen der Aufgabenbewältigung mit einem festgeschriebenen Budget?
  • Wurde Ihre Arbeit im Vergleich zur alltäglichen Arbeit mit klaren Abgrenzungen definiert?
  • Arbeiten Sie mit speziellem Personal zusammen, das den Rollen der Leitung, des Teams, Fachpersonals, etc. zugeordnet werden kann?

Die Grundlagen des Erfolgs – So schließen Sie Projekte erfolgreich ab

Doch definitorische Grundlagen sind nicht alles, schließlich muss ein Projekt nicht nur klar umrissen werden, sondern soll auch einen erfolgreichen Abschluss finden. Die Faktoren hierfür unterscheiden sich zwar von Projekt zu Projekt, doch einige Punkte sind unabdinglich für den Projekterfolg. Hierzu zählt etwa die Definition.

Wenn Sie nicht schon in der Definitionsphase eines Projektes klare Abgrenzungen setzen, Projektziele zu definieren, Tätigkeiten zu koordinieren und die Ergebnisse der Prüfung zuzuteilen, so wird die Projektarbeit maßgeblich behindert und es entstehen Unklarheiten für das gesamte Team. Auch ein starkes Management ist eine der Grundlagen für den Erfolg, denn ohne klare und soziale Führung fehlen Projektteams Ansprechpartner und klare Vorgaben.

Die Wichtigkeit einer starken Führung zeichnet sich auch in der Arbeit mit den Stakeholdern außerhalb des Teams ab. Schließlich muss die Projektleitung nicht nur das Team managen, sondern auch mit Organisationen, Kunden und anderen Beteiligten kommunizieren und mehrere Bedürfnisse jonglieren können.

Die abschließenden Faktoren für den Erfolg eines Projektes ist die Kommunikation nach innen und außen, eine Transparenz für die Arbeit des Teams, welche Lösungen aus der Gemeinschaft zieht, und schließlich Risiko– und Konfliktmanagement. Werden Projektteams so geführt und die Expertise ist im Team vorhanden, so steht einem erfolgreichen Abschluss und einer effizienten Zusammenarbeit nichts mehr im Wege.

Lösungen für jede Herausforderung

Projektmanagement ist ein flexibler Prozess, der dynamisch Probleme und Aufgaben lösen soll. Entsprechend dehnbar können auch die unterschiedlichen Arbeitsbereiche, Rollen und Lösungsansätze sein. Schließlich dienen Projekte ja gerade dazu, über die alltäglichen Grenzen hinaus arbeiten zu können. Die Grundlagen im Projektmanagement können dabei helfen, für jedes Projekt aufs Neue ein stabiles Fundament zu schaffen.

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