Geschäftsprozesse © Fotolia/Freedomz

Gute Geschäftsprozesse – die wichtigsten Stellschrauben für Ihren Unternehmenserfolg

Unternehmen sind lebende Organismen, keine starren Strukturen. Ihr Herz-Kreislauf-System sind die Geschäftsprozesse. Nur wenn sie funktionieren, ist das Unternehmen fit für die immer komplexeren Anforderungen unserer Zeit. Stocken sie, dann gibt es Probleme: unzufriedene Kunden, gestresste Mitarbeiter oder schlicht zu wenig Geschäftserfolg. Doch wie dokumentiert, analysiert und bewertet man eigentlich Geschäftsprozesse?

Nicht alles, was sich Geschäftsprozess nennt, ist auch einer

Geschäftsprozesse – das kann alles oder nichts sein. Daher zunächst ein paar Begriffsklärungen: Im Wörtchen “Geschäft” steckt die Wertschöpfung, also der Bezug auf den Unternehmenserfolg. Ein “Prozess” ist zunächst ganz einfach ein Ablauf: Jemand führt mehrere aufeinander folgende Aktivitäten aus, die sich an einem bestimmten Ziel orientieren. Beispielsweise erstellt ein Mitarbeiter einen Konstruktionsplan, berechnet anschließend den genauen Komponenten-Bedarf und gibt dann eine Bestellung auf. Jede einzelne Aufgabe oder Tätigkeit bildet einen Baustein des gesamten Prozesses.

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Sind Prozesse klar vom Unternehmen zum Kunden hin orientiert – oder umgekehrt vom Kunden zum Unternehmen -, dann sprechen wir von Kundenprozessen. Sie sollen in erster Linie den Kunden zufrieden stellen. Doch die Definition von “Geschäftsprozessen” geht noch einen Schritt weiter: Geschäftsprozesse dürfen sich nur jene Kundenprozesse nennen, in denen Wertschöpfung erbracht wird. Hier schlägt das Herz des Unternehmens.

Erfolgsrezept: Prozesse statt Strukturen optimieren

Die Steuerung des Unternehmenserfolgs setzt bei den Prozessen an. Warum? Wer sich auf Geschäftsstrukturen konzentriert, arbeitet in erster Linie für das Unternehmen – und am Kunden vorbei. Das Ziel sollte es hingegen sein, möglichst viel für den Kunden zu tun und nur so wenig wie nötig für die Unternehmensstruktur. Denn Wertschöpfung wird nur dort erbracht, wo auch tatsächlich Werte für den Kunden geschaffen werden.

Geschäftsprozesse sind kein Selbstzweck

Was sind nun “gute” Unternehmensprozesse? Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Denn Prozesse sind kein Zweck für sich, sie dienen einem (oder mehreren) übergeordneten Zielen. Diese Ziele werden durch die Unternehmensvision und die Geschäftsstrategie definiert. Nur wenn es eine in sich stimmige Geschäftsstrategie gibt, kann es daher “gute” Geschäftsprozesse geben. Ein Unternehmen benötigt zunächst überzeugende Visionen und Ziele, bevor es daran gehen kann, die Prozesse zu optimieren.

Analyse: Überblick über die Prozesslandschaft gewinnen

Wer Unternehmensprozesse optimieren will, muss sich zunächst Klarheit über die Ist-Situation verschaffen. Die Dokumentation der bestehenden Prozesslandschaft ist keine einfache Aufgabe – arbeitet man sich von Prozess zu Prozess voran, kann es rasch unübersichtlich werden. Für einen Gesamtüberblick sollten sämtliche Prozesse möglichst systematisch erfasst und anschließend visualisiert werden. Eine schematische Visualisierung sorgt für Klarheit und Überblick, wo zu viele Details nur Verwirrung stiften würden.

Ein wesentliches Ziel der Analyse ist es, die Beziehungen zwischen den einzelnen Prozessen klar darzustellen. Dazu hat es sich bewährt, die Prozesslandschaft in zusammengehörige Prozess-Cluster zu unterteilen. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Kern-, Unterstützungs- und Management-Prozessen: Kernprozesse sind jene Geschäftsprozesse, in denen die eigentliche Wertschöpfung erfolgt, Unterstützungsprozesse dienen dazu, die nötigen Ressourcen bereit zu stellen. Management-Prozesse sind erforderlich, um Kern- und Unterstützungsprozesse zu koordinieren.

Folgende Leitfragen können Ihnen bei der Analyse Ihrer Prozesslandschaft weiterhelfen:

  • Welcher Zusammenhang steht zwischen den einzelnen Prozessen?
  • Welche Prozesse lassen sich in Gruppen zusammenfassen?
  • Wo befinden sich die kritischen Schnittstellen, etwa zu Kunden oder Lieferanten?

Genauer hinsehen: Einzelne Prozesse analysieren

Nicht nur der Gesamtüberblick über die Prozesslandschaft kann herausfordernd sein. Der Teufel steckt oft auch im Detail: Welcher Mitarbeiter führt eigentlich welche Tätigkeit aus? Für welche konkreten Tätigkeiten wurden Standards definiert – und sind diese Standards den betreffenden Mitarbeitern auch bekannt? Eine detaillierte Dokumentation und Visualisierung der einzelnen Prozesse schafft Transparenz und hilft, Verantwortlichkeiten zu klären. Die Leitfrage bei der Analyse von Einzelprozessen lautet: Wer macht was, wie, wann und womit?

Bedenken Sie dabei: Ihre Mitarbeiter sind die eigentlichen Experten für Ihre Geschäftsprozesse! Sie müssen an der Dokumentation der einzelnen Prozesse daher unbedingt beteiligt werden. Nur so dokumentieren Sie die tatsächliche Unternehmenspraxis, anstatt Wunschvorstellungen des Managements mit dem Ist-Zustand zu verwechseln.

Ziel der Dokumentation ist es, die Prozesse für alle Beteiligten nachvollziehbar darzustellen und auf diese Weise ein gemeinsames Verständnis für die Abläufe im Unternehmen zu schaffen. Darüber hinaus dient die Bestandsaufnahme dazu, Prozesse messbar zu machen und mögliche Schwachstellen zu identifizieren.

Bewertung: Wo gibt es Optimierungsbedarf?

Bewerten bedeutet, den Ist- mit dem Soll-Zustand zu vergleichen. Die Basis dafür sind – einmal mehr – klar definierte Unternehmensziele: Nur wenn klar ist, wohin die Reise gehen soll, macht es Sinn zu überprüfen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.

In einem ersten Schritt empfiehlt es sich, die Prozesslandschaft als Ganzes zu bewerten und die einzelnen Prozesse zu priorisieren. So entsteht ein klares Bild, welche Prozesse zuerst optimiert werden müssen. Sie können Schlüsselprozesse identifizieren, indem Sie die Prozesslandschaft anhand der Kriterien “Relevanz” und “Prozessreifegrad” bewerten. Prozesse mit hoher Relevanz und geringem Reifegrad haben Priorität.

Die Bewertung einzelner Prozesse erfordert in einem ersten Schritt die exakte Definition von Kennzahlen und Sollwerten. Auf dieser Basis lassen sich anschließend Messsysteme aufsetzen, um die einzelnen Prozessschritte quantitativ zu bewerten. Kosten, Qualität, Durchlaufzeiten und Stabilität – das sind die wichtigsten Parameter, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotentiale aufzuzeigen.

Geschäftsprozesse – der Schlüsselfaktor für den Unternehmenserfolg

Kennen Sie Ihre Geschäftsprozesse gut genug, um sie effektiv managen und optimieren zu können? Wenn nicht, dann wird es Zeit, eine prozessorientierte Unternehmenskultur zu etablieren!

Denn die Erfahrung zeigt: Prozessgeführte Unternehmen sind flexibler, um auf die zunehmende Dynamik und die radikalen Umbrüche am Markt zu reagieren. Sie können den Wandel mitgestalten und Chancen ergreifen, anstatt von den Herausforderungen überrollt zu werden. Nur eine an Geschäftsprozessen orientierte Organisation macht Unternehmen daher nachhaltig erfolgreich.

Fotoquelle Titelbild: © Fotolia/Freedomz

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