Schlüsselfaktor Kommunikation: So erhöhen Sie die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer Projekte © Fotolia 2015/ Sergey Nivens

Schlüsselfaktor Kommunikation: So erhöhen Sie die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer Projekte

Kaum eine andere Branche ist derart komplex wie die Automobilindustrie. Vom Logistiker über den Einkäufer bis hin zum Lieferanten gibt es unzählige Rollen, deren Aufgaben wie kleine Rädchen in einem Uhrwerk sauber ineinander greifen müssen, damit das große gemeinsame Ziel erreicht werden kann: die fristgerechte Markteinführung eines qualitativ hochwertigen Fahrzeugs.

Selbst unter den besten Bedingungen ist das allerdings gar nicht so einfach. Zieht man zudem in Betracht, dass der Preis- und Zeitdruck in den vergangenen Jahren enorm gestiegen ist und dass es immer wieder zu unvorhergesehen Planänderungen kommen kann, verwundert es kaum, dass die Automobilherstellung in vielen Bereichen mit einem immensen Konfliktpotenzial verbunden ist.

Der Mensch macht den Unterschied

Das A und O, um diesem Konfliktpotenzial und dem sprichwörtlichen Sand im Getriebe entgegenzuwirken, ist eine saubere Kommunikationsstrategie für alle Beteiligten. Leider ist genau diese aber nur selten gegeben. Anstatt die persönlichen Schnittstellen zwischen den verschiedenen Ansprechpartner zu optimieren, vertrauen viele Hersteller auf modernste Technik – und der Faktor Mensch gerät darüber in Vergessenheit.

Dass eine technisch ausgereifte Software nicht das Allheilmittel für prozessuale Probleme ist, zeigt folgendes einfaches Beispiel: Mit dem Siegeszug des Internets haben auch E-Mails ganz selbstverständlich Einzug in unser Leben genommen und die zwischenmenschliche Kommunikation enorm vereinfacht. Doch was haben wir heute davon? Schier unendlich lange Verteilerlisten und einen prozentualen Überschuss irrelevanter Informationen, in denen wichtige Nachrichten leicht untergehen. Schnell kann es dann passieren, dass ein völlig ahnungsloser Mitarbeiter sich mit dem Vorwurf konfrontiert sieht, er habe auf eine wichtige Anfrage nicht reagiert – und das, obwohl das Problem im fünften Absatz der Kundenmail, die an alle Teammitglieder kommentarlos weitergeleitet wurde, doch genau geschildert geworden sei.

Der Initialpunkt für Kommunikation in Projekten sollte immer im Kick-off des Projektes gesetzt werden. Hier besteht die Möglichkeit alle Projektmitarbeiter kennenzulernen und die jeweilige Rolle zu verstehen. Sollte es dann später zu Problemen kommen, wird es viel einfacher sein, gemeinsam eine Lösung zu finden, als wenn sich die unterschiedlichen Mitarbeiter zuvor noch nie gesehen haben. Einer der wichtigsten Grundsätze für eine gelungene Kommunikation lautet: Absprachen funktionieren am besten von Angesicht zu Angesicht.

Kommunikation verbessern – Blindleistungen vermeiden

Aber was bedeutet das nun konkret für die Automobilbranche? Um eine Antwort auf diese Frage zu finden, stellen wir uns für einen kurzen Moment vor, dass Ihre übergeordnete Aufgabe darin besteht, die Teileversorgung in der Vorserie sicherzustellen. Sie sind also dafür verantwortlich, dass die für die Produktion von Prototypen notwendigen Bauteile jederzeit verfügbar sind – und zwar auch dann, wenn ganz kurzfristig schier unmögliche Änderungswünsche geäußert werden.

In diesem Fall ist es wichtig, dass nicht nur die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen, sondern auch die Kommunikation mit den anderen beteiligten Parteien reibungslos funktioniert. Immerhin sind in diesem Anlaufprozess, der lange vor der eigentlichen Produktion beginnt, vom Logistiker über den Entwickler bis hin zum Lieferanten extrem viele Menschen involviert, die alle daran arbeiten, dass am Ende der gewünschte Reifegrad des Produkts erreicht werden kann.

Wann wird wer worüber informiert? Wo sind die nötigen Daten abgelegt? Sind die Informationen aktuell? Weiß jedes Teammitglied über eventuelle Änderungen Bescheid? Und an wen kann sich der Einzelne wenden, wenn etwas nicht so läuft wie geplant? Insbesondere bei interdisziplinären Projekten müssen all diese Fragen geklärt sein, um sicherzustellen, dass die Kommunikation funktioniert.

Mit Insellösungen, das heißt mit einer dezentralen Softwarestruktur, wie sie in vielen Bereichen verwendet wird, kommen Sie an diesem Punkt übrigens wahrscheinlich nicht weiter. Nur eine zentrale Datenablage, auf die jeder Beteiligte jederzeit zugreifen kann, schafft die nötige Transparenz, um sicherzustellen, dass alle Projektteilnehmer auf dem aktuellen Stand sind und Blindleistungen vermieden werden können. Die oftmals geliebte Excel-Liste ist auch genauso häufig der Stolperstein, über den das Projekt dann fällt. Daten sind nicht aktuell, die Liste ist plötzlich verschwunden und wer wollte nochmal das Update einpflegen? Hier empfiehlt es sich dringend, auf professionelle Werkzeuge zurückzugreifen – der Markt bietet hier ein großes Angebot.

Und da wir schon beim Thema sind: Auf mangelhafter Kommunikation basierende Blindleistungen gehören zu den größten Kostentreibern in der Automobilproduktion. Wenn beispielsweise der Werkzeugmacher nicht frühzeitig über kurzfristige Änderungen informiert wird und deshalb auf Basis seines veralteten Wissenstands weiterarbeitet, entstehen schnell enorme Kosten, auf denen am Ende des Tages der Auftraggeber sitzenbleibt. Mit einer sauberen Kommunikationsstrategie können Sie das vermeiden.

Warum eine unternehmensweite Strategie nicht reicht.

Der gestiegene Zeit-, Preis- und Margendruck hat in der Vergangenheit dazu geführt, dass sich der Wertschöpfungsanteil in der Automobilindustrie immer mehr in Richtung der Lieferanten verschoben hat. Nicht zuletzt aus diesem Grund ist es unerlässlich, dass sämtliche Kommunikationsstrategien, die intern innerhalb eines Unternehmens umgesetzt werden, auch auf ihre unternehmensübergreifende Anwendbarkeit geprüft werden. Nur auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Hersteller und Lieferanten an einem Strang ziehen, ohne dass es zu kostenintensiven Verzögerungen kommt.

Wer informiert wen wann wie über welche Ereignisse? Wie können reibungslose Entscheidungs- und Informationswege sichergestellt werden? Und wie funktionieren die Kommunikationsstrukturen im Fall von späten Änderungen? All jene Fragen, die auch unternehmensintern eine Rolle spielen, sollten in einem größeren Kontext – nämlich unter Einbeziehung der externen Dienstleister – gestellt und beantwortet werden.

Wie wichtig das ist, lässt sich schon alleine daran ablesen, dass Hersteller mittlerweile nicht mehr nur auf die Zuverlässigkeit, sondern auch auf die Expertise ihrer Lieferanten angewiesen sind. Niemand weiß beispielsweise besser, ob und unter welchen Umständen eine Planänderung kurz vor Markteinführung technisch noch umsetzbar ist, als der zuständige Lieferant, weswegen es seine Aufgabe ist, die Sachlage zu bewerten und den Hersteller über seine Möglichkeiten zu informieren. Letzterer muss dann in der Folge zuerst intern darüber entscheiden, ob er die Maßgaben des Zulieferers akzeptieren möchte, ehe er den Änderungswunsch dann in einem zweiten Schritt in Auftrag geben und umsetzen lassen kann.

Das Problem derartiger Kommunikationsprozesse: Die Zeit ist knapp, und die Entscheidung muss sowohl schnell als auch sorgfältig getroffen werden. Häufig kommt es auf Stunden und Minuten an, weswegen es elementar ist, dass Hersteller und Lieferant sich auf direktem Weg und nach klaren Leitlinien verständigen können. Genau das ist allerdings nicht immer der Fall: Viel zu oft kommen Informationen nicht rechtzeitig an oder es werden Aussagen getroffen, die zuvor nicht sauber eruiert werden konnten. Dass das am Ende ins Geld geht, versteht sich von selbst.

Fazit: Mit besserer Kommunikation zu erfolgreicheren Projekten in der Automobilindustrie

Um unnötige Kosten durch Blindleistungen, Zeitnot oder schlechte Absprachen zu vermeiden, sollten Sie die Kommunikationsstruktur Ihres Unternehmens ganz genau unter die Lupe nehmen. Je mehr Menschen an der Umsetzung eines Produkts beteiligt sind, desto wichtiger ist es auch, dass jeder ganz genau weiß, was er zu tun hat, wie der aktuelle Stand ist und an wen er sich bei Problemen wenden kann. Nicht die moderne Technik ist es letztlich, die den Erfolg Ihres Unternehmens bedingt, sondern das Verhalten der Menschen, die für Sie arbeiten.

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