Wie Sie Kommunikationsprozesse im Team besser organisieren© Fotolia 2015/redwingAT

Reden, Klingen, Schweigen: Wie Sie Kommunikationsprozesse im Team besser organisieren

Wer erfolgreich miteinander reden will, muss zunächst die Kunst des Schweigens beherrschen. Keine leichte Aufgabe für manche Führungskräfte, die dazu neigen, den Ball an sich zu reißen und Antworten parat zu haben, noch bevor die aufgeworfenen Fragen gründlich durchdacht wurden.

Wer hat sie nicht schon miterlebt? Hitzige Debatten, bei denen ein Wort das andere ergibt und die irgendwann nicht mehr dazu dienen, Lösungen zu finden, sondern nur noch dazu, Positionen zu zementieren. Je nach Naturell tendieren die Beteiligten in solchen Prozessen dazu, sich entweder hochemotionale Wortgefechte zu liefern oder aber sich völlig aus dem Geschehen zurückzuziehen. Es drohen Eskalation und Stillstand.

Heikle Themen benötigen einen Rahmen und eine Struktur

Es lohnt sich, derartige Kommunikationsfallen bewusst zu umschiffen. Wir stellen Ihnen daher heute eine Methode vor, die es erlaubt, selbst kontroverse oder polarisierende Themen im Team sachlich und konstruktiv zu besprechen. Sie nennt sich schlicht “Reden, Klingen, Schweigen”. Diese drei Worte bezeichnen präzise, worum es dabei im Kern geht: nämlich sowohl den eigenen Worten als auch dem aufmerksamen, bewussten Zuhören Raum zu geben.

Sinn und Zweck dieser Methode ist es somit, Gruppendiskussionen zu einem beliebigen Thema wirkungsvoll anzuleiten und zu strukturieren. Jeder Teilnehmer soll dabei die Chance erhalten, seinen Standpunkt oder seine Ideen einzubringen und zugleich die Beiträge der anderen Gruppenmitglieder anzuhören.

So funktioniert es

Als Ausgangsposition dient uns ein möglichst enger Stuhlkreis. In der Mitte des Kreises befinden sich zwei Gegenstände: eine Klangschale und ein sogenanntes Sprechobjekt. Dieses Sprechobjekt ist in seiner Gestalt völlig variabel, es soll sich einfach um einen Gegenstand handeln, den man in die Hand nehmen und wieder zurücklegen kann. Wir nutzen gerne einen Ball – auch wegen seiner symbolischen Aussagekraft – es könnte aber ebenso gut ein Stein oder eine Murmel sein.

Der Moderator erklärt den Teilnehmern zunächst die Regeln: Sprechen darf nur, wer das Sprechobjekt in der Hand hält. Wer etwas zu sagen hat, geht also in die Mitte des Raumes, nimmt das Objekt, setzt sich wieder und leistet seinen Wortbetrag, die anderen Gruppenmitglieder schweigen und hören zu. Danach steht der Sprecher auf und legt das Objekt wieder zurück. Nun kann es ein anderer aufnehmen und seinen Input leisten. Eine andere Möglichkeit ist, in die Mitte zu gehen und die Klangschale zum Klingen zu bringen.

In diesem Fall gilt: Für die Dauer des Klangs schweigen die Teilnehmer. Die Stille dient dazu, dem eben Gesagten Nachhall zu verleihen, damit es nicht sofort vom nächsten Input übertönt wird. Aussagen, die jemand für gut oder wichtig hält, sollen auf diese Weise Raum erhalten. Dadurch wird der Kommunikationsprozess zugleich entschleunigt und die Teilnehmer erhalten die Chance, Redebeiträge auf sich wirken zu lassen.

Eine weitere Regel ist, nur in der Ich-Form zu sprechen. Die Inputs sollen sich außerdem möglichst auf das Ausgangsthema beziehen, nicht auf das zuletzt Gesagte. Selbstverständlich können und dürfen die Beiträge anderer Teilnehmer zu neuen Ideen inspirieren. Was wir vermeiden wollen, das sind jedoch Pingpong-Spiele oder Rechtfertigungsspiralen, wie sie während hitziger Diskussionen rasch entstehen. Jeder, der einen Beitrag leisten will, nimmt den Ball somit neu auf und legt ihn danach – sowohl physisch als auch symbolisch – wieder in der Mitte ab. Niemand ist verpflichtet, sich zu Wort zu melden. Wenn ein Teilnehmer lieber nur zuhören will, ist das ebenso in Ordnung.

Ideen nachklingen lassen, Resultate festhalten

Die Dauer dieser Übung ist nicht von vornherein festgelegt. Je nach Gruppengröße kann es sich um eine halbe Stunde, eine Stunde oder auch mehr handeln. Als Moderator sollte man sensibel darauf achten, wieviel Energie in der Gruppe vorhanden ist. Solange Ideen sprudeln und Worte fließen, kann sich der Moderator völlig zurücknehmen. Erst wenn der Prozess ins Stocken gerät, sollte er die Diskussion langsam beenden. Zuvor erhalten die Teilnehmer noch die Gelegenheit, einen letzten Beitrag einzubringen.

Im Anschluss an diese Übung ist eine kurze Pause sinnvoll. Bei Mittagessen, Kaffee oder einem Spaziergang können die Teilnehmer Energie tanken und sich über das eben Gehörte unterhalten, aber auch ganz andere Themen besprechen. Nach dieser Pause geht es daran, die gesammelten Ideen festzuhalten. Jeder Teilnehmer erhält zu diesem Zweck zwei oder drei Moderationskarten, auf die er die für ihn wichtigsten Inputs niederschreibt. Die Karten werden anschließend gesammelt, zu Clustern geordnet und können etwa in Form einer Landkarte auf den Boden gelegt werden. Auf diese Weise werden die prägnantesten Ideen vereint und es entsteht ein nahezu physisches Abbild des Gruppenprozesses.

Emotionalisierte Konflikte auflösen

Unserer Erfahrung nach kann “Reden, Klingen, Schweigen” emotionalisierte Debatten besonders wirkungsvoll entschärfen. Denn aufgrund ihres ritualisierten Ablaufs schafft die Übung Raum zum Nachdenken und Durchatmen. Gerade Führungskräften wird der Druck genommen, auf jeden Input sofort reagieren zu müssen.

Die Erlaubnis – mehr noch, das Gebot – sich einfach zurückzulehnen und zuzuhören, kann unheimlich entlastend wirken! Indem die Teilnehmer erst aufstehen, das Redeobjekt nehmen und sich setzen, bevor sie sprechen, wird die Interaktion effektiv entschleunigt. Das bringt Ruhe und Struktur in hitzige Debatten. Wir sind immer wieder beeindruckt, wie es selbst Teilnehmern, die zuvor in hochemotionale Konflikte verstrickt waren, auf diese Weise gelingt, wieder entspannt und konstruktiv miteinander zu sprechen.

Andererseits werden mit dieser Methode Menschen aus der Reserve gelockt, die sich bereits völlig aus dem Kommunikationsprozess zurückgezogen haben. Wer vielleicht keine Lust mehr hat, sich auf unergiebige und unsachliche Debatten einzulassen, erhält hier die Chance, in einer konstruktiven Atmosphäre seine Sicht der Dinge darzustellen.

Visionen entwickeln

Darüber hinaus eignet sich diese Übung hervorragend, um ganz einfach frei und ungezwungen Ideen zu sammeln und auf diese Weise Zielvorstellungen oder Zukunftsvisionen zu entwickeln. In einer Gruppe, die wir angeleitet haben, war es etwa die Intention, unvermeidbaren Organisationsveränderungen aktiv eine Richtung zu geben. Das Ausgangsthema haben wir dabei folgendermaßen formuliert: Wenn wir morgen aufstehen und feststellen, dass 20 Jahre verstrichen sind, was finden wir dann in unserer Firma, in unserer Abteilung vor? Anschließend konnten die Teilnehmer völlig frei und unzensiert ihre Ideen und Assoziationen einbringen.

Fazit: Kommunikationsprozesse gezielt entschleunigen

Um erfolgreich zu kommunizieren, müssen Mitarbeiter und Führungskräfte lernen, einander zuzuhören. Auf den Punkt gebracht bedeutet das, im richtigen Moment zu reden und im richtigen Moment zu schweigen. Die hier beschriebene Methode hilft Ihnen dabei, festgefahrene Interaktionsmuster zu überwinden.

Indem Kommunikationsprozesse entschleunigt werden, erhalten verschiedene Ansichten und Standpunkte ihren Raum und können in den Köpfen der Beteiligten nachwirken, ohne sofort von Kritik und Einwänden übertönt zu werden. Probieren Sie es aus und lassen Sie sich von den Ergebnissen überraschen!

 

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