Kostenplanung im Projektmanagement - warum das günstigere Projekt letztendlich doch teuer werden kann © Fotolia 2016/Petr Ciz

Kostenplanung im Projektmanagement – warum das günstigere Projekt letztendlich doch teuer werden kann

Kostenplanung im Projektmanagement gleicht manchmal der Quadratur des Kreises: Möglichst rasch, möglichst günstig und in möglichst hoher Qualität sollen Produkte im Automobilsektor heute auf den Markt gelangen. Für Projektmanager mag es verlockend sein, an der Kostenschraube zu drehen und dem Vorstand einen budgetoptimierten Projektplan vorzulegen. Doch immer häufiger rächt sich diese Sparpolitik – Rückrufaktionen sind nur die Spitze des Eisbergs.

Zielkonflikte im Projektmanagement – Qualität, Termine und Budget

Man nennt es auch das magische Dreieck: das Verhältnis der Projektziele Qualität, Kosten und Termine. Optimale Ergebnisse in allen drei Bereichen zu erzielen, würde übermenschliche Fähigkeiten voraussetzen. In der Praxis werden daher regelmäßig Abstriche gemacht.

Nahezu unantastbar ist der Markteinführungstermin eines Fahrzeugs oder eines Bauteils. Denn da diese Termine bereits frühzeitig der Öffentlichkeit kommuniziert werden, setzen Konzerne alles daran, Verzögerungen zu vermeiden. Es verbleiben also die beiden Aspekte Qualität und Kosten. Traditionell gehören Deutschlands Automobilhersteller dem Premiumsegment an, die Kundenerwartungen sind daher dementsprechend hoch. Nicht zuletzt sind gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Da Fahrzeuge zunehmend auf globalen Märkten verkauft werden, ist zugleich der Preisdruck im Automobilsektor immens. Auf Projektleitern lastet daher großer Druck, eine straffe Kostenplanung vorzulegen.

Der Kostendruck wird weitergereicht

Die logische Konsequenz daraus ist, bei den Lieferanten den Sparstift anzusetzen. Heute werden sehr viele Komponenten zugekauft, etwa zwei Drittel der Wertschöpfung eines Automobils haben sich mittlerweile auf die Zulieferer verschoben. Manchmal übernimmt der Hersteller nur noch die Endmontage der zugelieferten Teile. Schon geringe Einsparungen bei den zugekauften Teilen können sich daher zu Millionenbeträgen steigern, wenn die Stückzahlen nur genügend hoch sind. Dadurch entstehen im Projektmanagement enorme Anreize, den Kostendruck an Lieferanten weiterzureichen.

Nirgends wird also so hart gerungen wie bei den Kosten. Viele Hersteller verfahren mittlerweile nach dem Online-Auktions-Verfahren: Einige wenige passende Lieferanten für ein Bauteil werden ausgewählt und legen ihre Angebote für den Preis online vor. Den Zuschlag erhält, wer den günstigsten Preis macht. Auf diese Weise werden Lieferanten letztlich gegeneinander ausgespielt.

Erschwerte Rahmenbedingungen im Projektmanagement

Dabei ist zu bedenken: Der Kostenwettbewerb in der Automobilindustrie spielt sich in einem enorm komplexen und dynamischen Marktumfeld ab. Noch vor 20 Jahren hat die Entwicklungszeit bis zur Marktreife für einen Modelltyp mindestens 10 Jahre betragen. Heute gelangt etwa alle 5 Jahre ein neues Modell auf den Markt, die Modellpalette hat sich bei zahlreichen Herstellern drastisch erweitert und ist für Außenstehende kaum noch zu überblicken.

Erschwerend kommt hinzu, dass auch die Bauteile wesentlich komplexer geworden sind. Die Entwicklungsleistung bei Zulieferern ist daher sehr umfangreich, was in der Praxis zu einer Flut an Projekten führt, die gleichzeitig bewältigt werden müssen. Die Anzahl der Projekte ist also explodiert, und die Zeiten, in denen sie umzusetzen sind, werden tendenziell kürzer. Das sind zusammengefasst die großen Herausforderungen, vor denen das Projektmanagement in der Automobilindustrie steht.

Warum sich kurzsichtige Kostenplanung rächt

In der Vergangenheit hatten Zulieferer also wesentlich mehr Zeit als heute, um Produkte zu entwickeln und sie auf ein reifes Qualitätsniveau zu bringen. Wenn Sie heute den Billigstanbieter wählen, ist das Risiko daher groß, dass das Bauteil zum vereinbarten Termin noch keine entsprechende Serienreife erlangt hat. Die Einsparungen beim Faktor Kosten führen damit fast zwangsläufig zu Qualitätsproblemen – die Quadratur des Kreises gelingt selbst dem besten Entwickler nicht.

Damit verbunden ist nicht selten eine nachträgliche Kostenlawine – und zwar für den Hersteller als auch für Zulieferer, falls Regressansprüche bestehen. Denn nachträgliche Produktverbesserungen sind natürlich teuer und unangenehm. Rückrufaktionen verursachen nicht nur hohe Kosten, Hersteller können damit auch ihr Image verspielen. Weniger mediale Aufmerksamkeit erhalten Kundendienstmaßnahmen wie ein kostenloser Austausch von Bauteilen im Rahmen des Service/Werkstattaufenthaltes. Doch natürlich führt auch das zu explodierenden Kosten beim Hersteller. Eine kurzsichtige Kostenplanung, die nur die anfänglichen Projektkosten berücksichtigt, kann Unternehmen somit teuer zu stehen kommen.

Die berühmte Zehnerregel – oder die Ursache der Kostenlawine

Eine bekannte Regel im Projektmanagement besagt, dass die Kosten für einen nicht entdeckten Fehler mit jeder Projektphase etwa um das Zehnfache ansteigen. Wird ein Fehler noch in der Planungs- und Konstruktionsphase entdeckt, so kostet das relativ wenig. Sind bereits Prototypen eines Bauteils in der Herstellung, dann ist etwa mit dem zehnfachen Kostenaufwand zu rechnen. Noch teurer wird es, wenn das Bauteil bereits an den Kunden ausgeliefert wurde. In diesem Fall steigen die Kosten für die Beseitigung des Fehlers nochmals um den Faktor Zehn.

Nachträgliche oder späte Änderungen sind also ein immenser Kostentreiber im Projektmanagement. In der anfänglichen Kostenplanung scheinen sie jedoch nicht auf – und so kommt es dazu, dass das günstigere Projekt letztendlich doch sehr teuer werden kann. Das Problem ist im Automobilsektor weit verbreitet. Verursacht wird es ganz wesentlich durch den Kostendruck, hinzu kommen häufig noch Kommunikationsmängel.

Realistische Kostenplanung

Wie also Abhilfe schaffen? Zunächst einmal sollten Führungskräfte Ehrlichkeit bei der Kostenplanung honorieren. Denn es ist ein offenes Geheimnis im Projektmanagement, dass sich Projekte “schönrechnen” lassen – etwa, damit der Vorstand sie freigibt. Eine realistische Kostenrechnung kann hingegen dazu führen, dass das Projekt auf Ablehnung stößt. Das ist letztlich eine Frage der Unternehmenskultur. Für Sie als Projektleiter gilt es, das magische Dreieck von Kosten, Qualität und Terminen mit wachem Blick im Auge zu behalten. Langfristig lohnt es sich nicht, nur an der Kostenschraube zu drehen.

 

Bildquelle Titelbild: © Fotolia 2016/Petr Ciz

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