Warum Lessons Learned im Projektmanagement der Automobilbranche häufig ein Mythos ist © Fotolia 2016 / duncanandison

Warum Lessons Learned im Projektmanagement der Automobilbranche häufig ein Mythos ist

Sie haben Ihr Projekt erfolgreich hinter sich gebracht? Glückwunsch, aber was machen Sie nun mit den gewonnenen Erkenntnissen? Spielt die Nachbetrachtung in Ihrem Unternehmen eine Rolle? Wie sieht das Reporting aus? Und wird das Thema Lessons Learned in Ihrem Projektalltag gelebt?

Gerade hinsichtlich des impliziten Wissens herrscht hier in vielen Unternehmen immer noch ein großer Nachholbedarf. Wie gut lief das Projekt hinsichtlich Kommunikation, Durchführung und Planung, und was haben wir eigentlich daraus gelernt? Insbesondere auf letztere Frage fehlt nach Projektabschluss meistens eine solide Antwort. Und das, obwohl sie im Projektmanagement von wesentlicher Bedeutung ist. Zwar gibt es häufig eine Wissensdatenbank, doch in der Praxis wird diese – im Gegensatz zu Datenbanken, die harte Fakten wie Qualitätsmängel dokumentieren – kaum verwendet.

Natürlich ist sich jeder darüber bewusst, dass es Sinn macht, neues Wissen weiterzugeben, um es für Folgeprojekte nutzen zu können, doch angewendet wird diese Erkenntnis in der Regel nicht. Stattdessen werden Projekte vielmehr als Karrieresprungbrett genutzt, und im Anschluss heißt es dann: Nach mir die Sintflut. Dass dem Unternehmenserfolg damit nicht gedient ist, versteht sich von selbst.

Doch woran kann es liegen, dass sich so wenige Unternehmen ernsthaft mit Lessons Learned beschäftigen? Und warum kommen etwaige gewonnene Erkenntnisse später so selten zur Anwendung?

Letztlich spielen mehrere Faktoren eine Rolle, und persönliche Befindlichkeiten, Zeitmangel, Ressourcenknappheit sowie eine fehlende Methodik führen die Gründe für eine mangelhafte Wissensvermittlung sicher an. Doch die Problematik geht noch tiefer. Lassen Sie uns deshalb diese und andere Aspekte, die für die fehlende Umsetzung von Lessons Learned im Projektmanagement verantwortlich sein können, noch einmal genauer betrachten.

Wie persönliche Befindlichkeiten und zu wenig Zeit Lessons Learned erschweren

Über ein gelungenes Wissensmanagement in Unternehmen wurde bereits viel geschrieben. Ganze Doktorarbeiten befassen sich damit, wie es am effektivsten gelingt, neu erworbenes Wissen zu dokumentieren und weiterzugeben, doch an der gelebten Praxis ändert das meistens nichts. Warum das so ist? Häufig liegt es schlicht und ergreifend daran, dass Projektmitarbeiter kein Interesse daran haben, ihre Erfahrungen weiterzugeben – auch wenn das natürlich nur in den seltensten Fällen offen zugegeben wird.

Warum sollte ich andere von meinem Wissen profitieren lassen, wenn ich mich dadurch möglicherweise überflüssig mache? Das ist der Gedanke, der in vielen Köpfen herumgeistert und einer profunden Wissensvermittlung im Wege steht. Natürlich werden die neu gewonnenen Informationen auf Nachfrage mit erlesenen Personen geteilt; aber sie gleich jedem beliebigen Menschen zugänglich zu machen? Das ist dann doch eine völlig andere Geschichte.

Aus Sicht der Mitarbeiter gibt es glücklicherweise noch einen Grund, den sie offen kommunizieren können: zu wenig Zeit. Für dieses Argument muss doch wohl jeder Verständnis haben, denn immerhin geht mit einer hohen Arbeitsbelastung häufig auch eine entsprechend hohe Produktivität einher. Tatsächlich ist es so, dass viele Projektmitarbeiter zwar gerne sämtliche Energie in das Erreichen gemeinsam verfolgter Ziele stecken, auf der anderen Seite dann aber auch häufig in ihrem Engagement nachlassen, sobald der Peak erreicht ist.

Warum sollte man auch zusätzliche Arbeitsstunden investieren, wenn das, worauf so lange hingearbeitet wurde, doch endlich erreicht ist? Es gibt ja schließlich noch genug andere wichtige Aufgaben, die darauf warten, endlich in Angriff genommen zu werden.

Die Furcht vor Fehlern und ihre Auswirkungen

„Die Kuh steht auf dem Eis“ – Sie kennen diesen Ausspruch, der besagt, dass eine Situation alles andere als vorteilhaft ist. Sinnvollerweise sollte im Projektmanagement an dieser Stelle darüber nachgedacht werden, wie das Tier wieder festen Boden erreichen kann, doch im gelebten Alltag der meisten Unternehmen ist die Frage meistens eine ganz andere, nämlich: „Wer hat die Kuh aufs Eis geschoben?“

Auf den Bereich Lessons Learned übertragen, bedeutet das, dass das Ansprechen möglicher Fehlerquellen unweigerlich mit der Suche nach dem Schuldigen einhergeht. Statt sich konstruktiv zu überlegen, wie etwaige Schwierigkeiten künftig beseitigt werden können, setzen im Projektmanagement eine Menge Führungskräfte zuerst darauf, sich ausführlich mit der Frage nach der Verantwortlichkeit auseinanderzusetzen.

Und welcher Mitarbeiter hat schon Lust darauf, den schwarzen Peter zugeschoben zu bekommen? Ja, natürlich wird üblicherweise eine offene Fehlerkultur gepredigt, doch in der Realität sieht das Ganze dann doch ein bisschen anders aus. Selbst wenn sich ein Projektmitarbeiter tatsächlich die Mühe machen sollte, Fehler zu identifizieren, die aus welchen Gründen auch immer geschehen sind, hindert ihn häufig die Furcht vor negativen Konsequenzen daran, seine Erkenntnisse auch weiterzugeben.

Denn wie könnte ein Vorgesetzter es auffassen, wenn ein Teammitglied gleich von mehreren Fehlerquellen berichtet? Er könnte denken, dass der Mitarbeiter vergleichsweise viele Probleme hatte und deshalb seiner Aufgabe nicht gewachsen ist. Und wer will das schon, wenn andere Kollegen, die ihr Wissen für sich behalten, am Ende die Gewinner sind? Die gute Nachricht: An diesem Punkt können Sie arbeiten. Bemühen Sie sich, in Ihrem Unternehmen eine Kultur zu leben, in der es in erster Linie darum geht, die Kuh vom Eis zu schieben. Nur wenn Projektmitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Rückmeldungen positiv gewertet werden, werden sie sich auch die Mühe machen, etwaige Verbesserungsmöglichkeiten offen und ehrlich zu kommunizieren.

Was Sie tun können, um sich das Projektmanagement zu erleichtern

Wenn Erkenntnisse aus der Projektarbeit nicht sinnvoll dokumentiert werden – aus welchen Gründen auch immer – ist damit niemandem geholfen. Ganz im Gegenteil. Aus diesem Grund sollten Sie sich aktiv mit der Frage auseinandersetzen, wie vor allem implizites Wissen in Ihrem Unternehmen am besten dauerhaft archiviert werden kann. Vorgefertigte Datenbanken werden an diesem Punkt wahrscheinlich nicht das Allheilmittel sein, denn schon der Begriff implizites Wissen beinhaltet, dass der Wissende zwar entsprechend seiner Erfahrungen handeln, aber sie nur schlecht in Worte fassen kann.

Da Lessons Learned allerdings immer auf Erfahrungen beruht, ist es sinnvoll, darüber nachzudenken, wie diese Erfahrungen allen Widerständen zum Trotz im Einvernehmen mit den einzelnen Teammitgliedern schriftlich fixiert werden können. Wie können Sie Merkmale definieren, die als Anhaltspunkte gelten können, um schwierige Situationen frühzeitig zu identifizieren, und welche Handlungsanweisungen sollten daraus resultieren?

Sicher ist es nicht einfach, persönliche Erkenntnisse in Worte zu fassen, doch zumindest der Versuch einer Annäherung ist im Projektmanagement notwendig, um eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der die Mitarbeiter nachhaltig und angstfrei voneinander lernen können.

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