magisches Dreieck © Shutterstock/Pichi

Qualität, Zeit und Kosten: Das magische Dreieck im Projektmanagement

Der Erfolg eines Projekts hängt von unterschiedlichen Faktoren ab, die sich mit den Begriffen Qualität, Kosten und Zeit zusammenfassen lassen. Gemeinsam bilden diese im Projektmanagement das sogenannte magische Dreieck. Dieses visualisiert die unterschiedlichen Einflüsse auf ein Vorhaben und kann beispielsweise Zielkonflikte kenntlich machen. Das magische Dreieck ist deshalb ein hilfreiches Instrument für die Projektplanung, die Steuerung sowie das Controlling.

Der Aufbau des magischen Dreiecks

Das magische Dreieck im Projektmanagement ist gleichseitig und nach oben spitz zulaufend. An der Spitze steht die Zeit. Die durch das Vorhaben zu erbringende Qualität bzw. die Leistung wird rechts unten vermerkt. Links unten tragen Sie die Kosten ein. Es gibt Modelle mit einer abweichenden Beschriftung. Die hier vorgeschlagene Variante visualisiert mögliche Zielkonflikte allerdings besonders deutlich, weil so hervorgehoben wird, dass die Zeit großen Einfluss auf Qualität und Kosten hat.

Arbeiten mit dem magischen Dreieck

Das magische Dreieck dient dazu, spezielle Ziele im Projektmanagement zu priorisieren. Vereinfacht gesagt sollte Ihnen klar sein, welche Auswirkungen es auf die anderen Einflussfaktoren hat, wenn Sie ein Projekt besonders schnell, günstig oder hochwertig vorantreiben. Sie können auf einen Blick erkennen, dass ein schnelles Projekt beispielsweise nicht unbedingt günstiger ist, weil Sie zeitnah mehr Ressourcen benötigen.

In der Planung und der alltäglichen Arbeit sollen auf diese Weise Fehlschlüsse vermieden werden. Ein Beispiel: Üblicherweise würde man annehmen, dass schnelle Projekte günstiger sind und Ergebnisse von geringerer Qualität erbringen. Schließlich müssten Sie Personal kürzer bezahlen, haben aber dafür eine geringere Zeit, um an dem Vorhaben zu arbeiten. Dies muss aber nicht zwangsläufig der Fall sein: Sie können auch wesentlich mehr Personal einsetzen. Dadurch steigen die Kosten und die Qualität verbessert sich.

Mit dem magischen Dreieck können Sie in der Planung sowie in der Steuerung im Projektmanagement mit solchen Variationen „spielen“ und die Folgen visualisieren. Sollte es Fehlentwicklungen geben, gestattet Ihnen das Dreieck im Controlling relativ einfach, die Ursachen zu identifizieren. Sie können beispielsweise erkennen, weshalb ein teures und langes Projekt ein schwaches Ergebnis erbracht hat, weil Sie Ihr Geld unter Umständen falsch investiert haben. Sie hatten hohe Personalkosten, hätten stattdessen aber mehr Mittel für Ihre IT-Infrastruktur aufwenden müssen.

Die Ziele des magischen Dreiecks

Zeit

Hinsichtlich des Zeitaspekts sind die relevanten Termine für das Projekt zu berücksichtigen. Sie müssen also nicht nur den Endtermin, sondern auch etwaige Zwischenabgaben vermerken. Als Projektmanager können Sie hier außerdem eigene „inoffizielle“ Fristen notieren. So können Sie eintragen, bis wann Ihrer Meinung nach welche Projektetappe erfolgreich gemeistert werden soll.

Kosten

Bei den Kosten ist primär das komplette Projektbudget gemeint, das zu Beginn des Vorhabens festgelegt wird und nicht überschritten werden darf. Es ist sinnvoll, das Budget nach unterschiedlichen Kriterien zu kategorisieren, um im Alltag den nötigen Bewegungsspielraum zu behalten. Beispielsweise wird im Projektmanagement häufig mit einem eigentlichen Zielbudget und einer magischen Grenze gearbeitet, die keinesfalls überschritten werden darf. Das eigentliche Ziel beschreibt, mit welchem Budget Sie das Projekt stemmen möchten. Die magische Grenze markiert das Maximalbudget. Die Differenz fungiert als Reserve.

Eine andere Aufteilung unterscheidet nach Kosten für Personal, Ressourcen, externen Leistungen und dem offenbar unvermeidlichen Posten Sonstiges. Sinnvoll ist es auch hier, eine Budgetreserve einzuplanen.

Qualität bzw. Leistung

Dieser Faktor dreht sich darum, die Kunden und Stakeholder zufriedenzustellen. Vorab wird definiert, was erreicht werden soll. Das magische Dreieck definiert für das Projektmanagement, welche Zeit und welche Ressourcen dafür eigentlich notwendig sind. Allerdings können Sie anhand der entsprechenden Vorgaben den Ball zurückspielen und aufzeigen, welche Qualität bzw. welche Leistung realistisch ist. Der Einflussfaktor Qualität hat so stets einen Kompromisscharakter. Wichtig ist es, die maximale Leistung aus den gegebenen Möglichkeiten zu erzielen.

Die klassischen Zielkonflikte

Im alltäglichen Projektmanagement haben sich drei Zielkonflikte herauskristallisiert, die Sie durch das magische Dreieck erkennen und lösen können:

  • Kosten vs. Zeit: Sie müssen die Entscheidung treffen, ob Sie um mehr Zeit oder aber um ein zusätzliches Budget bitten bzw. Ihre Reserve angreifen.
  • Zeit vs. Qualität: Schnellere Projekte laufen Gefahr, zu Lasten der Qualität zu gehen. Sie können die Projektzeit verlängern oder mehr Personal einstellen. In beiden Fällen benötigen Sie zusätzliche Gelder. Alternativ können Sie mit einer geringeren Qualität leben. Dies könnte allerdings den Kunden oder die Vorgesetzten verärgern.
  • Qualität vs. Kosten: Ein altes Sprichwort, das viel Wahrheit enthält, lautet, dass Qualität Geld und Zeit kostet. Hier müssen Sie ebenfalls eine Entscheidung treffen, ob Sie Zusatzkosten akzeptieren oder mit einer geringeren Qualität leben.

Die drei klassischen Zielkonflikte machen deutlich, weshalb Sie ein Projekt von Anfang an mit einer finanziellen Reserve planen sollten. Egal, welches der Ziele Sie priorisieren: Im Alltag werden Sie an irgendeiner Stelle stets vor eine schwierige Entscheidung gestellt.

Studie über das magische Dreieck: Projekte mit dem Ziel „Qualität/Leistung“ besonders erfolgreich

Die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement untersuchte im Jahr 2015 die drei Ziele des magischen Dreiecks im Rahmen einer Untersuchung (ab Seite 22). Dabei wurde festgestellt, dass Vorhaben mit dem Ziel „Qualität/Leistung“ besonders häufig zu einem glücklichen Ende gebracht wurden. Die Projekte verliefen in 78,5 Prozent der Fälle erfolgreich. Es folgten die Vorhaben, die Kosten priorisierten. Hier gab es in 69,3 Prozent der Fälle einen erfolgreichen Abschluss. Bei einer Priorisierung auf die Zeitdimension gingen 67,2 Prozent der Projekte wie geplant über die Ziellinie. Kosten und Zeit liegen also praktisch auf Augenhöhe. Signifikant besser schneidet nur die Qualität ab.

Fotoquelle Titelbild: © Shutterstock/Pichi

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