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Agieren statt reagieren: Die wichtigsten Methoden in der Organisationsentwicklung

Wandel ist für Unternehmen unverzichtbar, um sich an die wechselnden Marktbedürfnisse anzupassen. Im Rahmen des sogenannten Veränderungsmanagements wird daher eine gezielte Organisationsentwicklung (OE) angestrebt. Es handelt sich um den Versuch, aktiv mit sich ändernden Verhältnissen umzugehen und nicht bloß darauf zu reagieren. Vielfach fällt es Entscheidungsträgern jedoch schwer, aus den zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten die besten Methoden auszuwählen.

Organisationsentwicklung: Geplanter Wandel anstatt eines Zufallsprodukts

Jede Organisation verändert sich ständig. Dafür sorgen allein schon die fortwährenden zwischenmenschlichen Kontakte. Als Beispiel: Zwei Ihrer Mitarbeiter verlieben sich und heiraten. Ein Kind erblickt das Licht der Welt. Einer von beiden kündigt oder geht in Elternzeit, damit er sich um den Nachwuchs kümmern kann. Sie müssen einen neuen Mitarbeiter einstellen, der besser oder schlechter mit dem bestehenden Personal auskommt, was sich auf die Arbeitsatmosphäre auswirkt.

Um mit diesem unvermeidbaren Wandel umzugehen, wurde der Begriff der Organisationsentwicklung eingeführt. Darunter wird das planvolle Management unter Einbeziehung aller Mitarbeiter und Wissensträger verstanden. Es handelt sich um ein Bündel aus Methoden und Techniken, die das Ziel haben, die Struktur der Organisation zu verändern. Dazu kommen die Lernprozesse der Mitarbeiter, die nötig sind, um sich an die neuen Bedingungen zu gewöhnen. Die umfassendsten Entwicklungsprozesse der jüngeren Vergangenheit wurden z. B. durch die Digitalisierung notwendig.

Der Zweck der Organisationsentwicklung bestimmt die Methoden

Ursprünglich wurde die OE notwendig, um auf eine grundlegende Veränderung in der Arbeitswelt zu reagieren: der Wandel von der körperlichen Tätigkeit zur Wissensarbeit. Starre Hierarchien mussten aufgebrochen werden, weil neues Wissen vor allem durch Austausch entsteht. Früher wurden Rangordnungen unter anderem dadurch gerechtfertigt, dass nur der Chef denken musste. Dieser Ansatz ist Vergangenheit.

Obwohl es noch einige Unternehmen gibt, die diese Entwicklung erst noch vollziehen müssen, ist der Zweck der Organisationsentwicklung heute ein anderer: Die Überlebensfähigkeit des Unternehmens muss sichergestellt werden. Dies kann verschiedene Bereiche betreffen, die nach unterschiedlichen Techniken verlangen:

  • Die Personalentwicklung: Mangelt es beispielsweise an Fachkräften und es müssen deshalb Weiterbildungsangebote eingeführt werden.
  • Die Humanisierung der Arbeit: die Einführung von Gruppenarbeit, das Rotationsprinzip oder auch das Enrichment (= die gezielte Förderung auffallend leistungsstarker Mitarbeiter)
  • Entwicklung der organisatorischen Abläufe bzw. Strukturen, um sie effizienter zu gestalten: Hierzu zählt beispielsweise die Einführung von Teamarbeit.

Am Anfang steht also die Diagnose, in welchem Bereich sich die Organisation weiterentwickeln muss. Handelt es sich um einen allumfassenden Wandel des Gesamtunternehmens oder muss nur an einigen Stellschrauben gedreht werden?

Verschiedene Ansätze der Kategorisierung von Methoden der Organisationsentwicklung

Da es keinen einheitlichen Ansatz für die Organisationsentwicklung gibt, existiert bedauerlicherweise auch kein einheitlicher Methodenkatalog. Grundsätzlich lassen sich drei Varianten der Kategorisierung von Methoden unterscheiden:

  1. Nach Sachgebieten
  2. Nach Zielen
  3. Nach den Phasen der Organisationsentwicklung

Keine der genannten Varianten ist optimal. Eine Kategorisierung nach Sachgebieten legt beispielsweise fest, dass die Struktur des Unternehmens oder der ungeordneten Organisationseinheit nicht angetastet wird. Wird nach Zielen differenziert, stellt sich die Frage, woher diese stammen und wie zweckmäßig sie sind. Eine Kategorisierung nach Phasen bindet bestimmte Techniken an spezifische Zeitabschnitte und raubt Flexibilität. Im Voraus wird zumeist festgelegt, dass alle Phasen von allen Mitgliedern der Organisation gleichzeitig durchlaufen werden. Dies muss allerdings in der Lebenswirklichkeit nicht ratsam sein: Beispielsweise kann die technische Ausstattung bereits optimiert werden, während zur gleichen Zeit noch eine Umfrage darüber stattfindet, wie die Arbeitsatmosphäre verbessert werden kann.

Wir möchten deshalb einen allgemeineren Ansatz vorschlagen und drei Methoden detaillierter vorstellen, die in jedem Fall unverzichtbar sind.

1. Die Umfrage-Rückmeldungs-Technik als wichtigste Methode der Organisationsentwicklung

Unter allen Techniken der OE ragt die Umfrage-Rückmeldungs-Technik (Survey-Feedback) als bedeutsamste Methode heraus. Der Name deutet schon an, worum es geht: Alle relevanten Gruppen (Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden, Management) werden um Rückmeldungen gebeten, in welchen Bereichen sie Verbesserungspotenziale sehen.

Die Frage lautet: Was sollte sich warum ändern?Die Frage ist also ein diagnostisches Werkzeug, um unterschiedliche Perspektiven zu bündeln. In der Regel lassen sich die Rückmeldungen zwei Kategorien zuordnen:

  • Wandel des Angebots: Mitarbeitern fehlen Karriereperspektiven, Kunden wünschen sich mehr Auswahl, Preise sind zu hoch, Qualität zu schlecht, es könnte in bestimmte Märkte expandiert werden, etc.
  • Wandel der Struktur: Arbeitswege sind ineffizient, Kommunikation funktioniert nur unzureichend, interne Abläufe dauern zu lange, Ressourcen werden an der falschen Stelle gebündelt, etc.

2. Entwicklungen gezielt vorantreiben: Die Laboratoriumsmethode

Um alle Stakeholder und insbesondere die Mitarbeiter für die folgende Entwicklung mitzunehmen, empfiehlt sich die Laboratoriumsmethode. Eigentlich sind darunter zwei unterschiedliche Konzepte zu verstehen, die sich im Rahmen der OE berühren können:

a) Soziales Laboratorium: Eine Gruppe Menschen, die keine gemeinsame Vergangenheit hat, wird in ein Team integriert, das gemeinsam eine Aufgabe zu erfüllen hat. Es sind ausschließlich Gespräche über mögliche Lösungen gestattet. Weitere Regeln, wie z. B. eine Rollenzuteilung, können erfolgen.

b) Versuch unter Laborbedingungen als Testlauf: Ein Entwicklungsprozess wird nicht sofort umfassend umgesetzt, sondern erst einmal „unter Laborbedingungen“, um die Effizienz zu überprüfen. Insbesondere die Mitarbeiter werden auf diese Weise eingebunden, weil sie sehen, dass die Wirksamkeit neuer Ideen überprüft wird, bevor es zu einer allgemeinen Umsetzung kommt.

3. Rückspiegelungs-Workshop: Konstruktiver Dialog

Die dritte unter den wichtigsten Techniken der Organisationsentwicklung ist der Rückspiegelungs-Workshop. Es handelt sich um einen konstruktiven Dialog zwischen der Steuerungsgruppe, die an der Entwicklung der Organisation beteiligt ist, und den direkt Betroffenen. In der Regel wird der Workshop zweimal durchgeführt: Nach dem Ende der Testphase und nach einigen Monaten der allgemeinen Umsetzung von neuen Maßnahmen. Der Dialog zeigt auf, an welchen Stellen nachjustiert werden muss.

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