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Projektcontrolling: Sieben häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Das Projektcontrolling ist von entscheidender Bedeutung für das Gelingen eines Vorhabens. Schließlich fällt ihm die Überwachung, Steuerung und nicht zuletzt auch die Unterstützung des Projekts zu. Trotzdem geschehen häufig Fehler, die sich eigentlich leicht vermeiden ließen. Insbesondere sieben Probleme treten immer wieder auf. Mit der passenden Vorbereitung können Sie diesen Schwierigkeiten präventiv entgegenwirken.

Sieben vermeidbare Fehler im Projektcontrolling

Diese sieben Fehler treten im Projektcontrolling immer wieder auf, lassen sich aber eigentlich vermeiden:

  1. Controlling-Verfahren werden nicht definiert.
  2. Mangelhafte Kommunikation der Verfahren.
  3. Mitarbeiter können Vorgaben nicht umsetzen.
  4. Fehler im Bottom-up-Verfahren.
  5. Vernachlässigung der Datenbeschaffung.
  6. Aufwand für das Projektcontrolling wird falsch eingeschätzt.
  7. Mangelnde Ehrlichkeit gegenüber Mitarbeitern.

Alle Fehler stellen den Projektleiter als den verantwortlichen Controller in den Mittelpunkt. Hierzu passt ein eingängiges Zitat des bekannten Projektmanagers Peter Hobbs, das als grundsätzliche Richtschnur dienen soll, um sämtliche Fehler zu vermeiden. Es sei kein Drama, wenn ein Projekt nicht nach Plan laufe, so Hobbs. Es sei lediglich ein Drama, wenn der Leiter nichts davon wisse.

Controlling-Verfahren werden nicht definiert

Wie die eingangs gegebene Definition zeigt, ist „Controlling” wesentlich mehr als bloß „Kontrolle“. Es ist die Summe der verhaltensleitenden Regeln, durch die das Projekt erst funktioniert. Damit diese Vorgaben aber tatsächlich umgesetzt werden müssen, sind feste Verfahren zwingend notwendig. Das einfachste Beispiel sind feste Termine für Rückmeldungen über Arbeitsfortschritte. Zudem sollten unterschiedliche Frühwarnsysteme etabliert werden, um auf Probleme in den Projektabläufen hinzuweisen. Viele Leiter definieren diese Verfahren jedoch nur unzureichend oder überhaupt nicht, wodurch es zu erheblichen Problemen kommt.

Sinnvoll ist es, diese Verfahren möglichst praxisnah zu gestalten. Probleme bei der Steuerung vorheriger Projekte bieten hierfür beispielsweise gute Ansatzpunkte. Nehmen Sie die Definition der Verfahren sehr ernst: Nachlaufend lassen sich diese nur noch ausgesprochen schwer anpassen.

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Mangelhafte Kommunikation der Verfahren

Der zweite Fehler im Projektcontrolling ist eng mit dem ersten verwandt. Die Verfahren werden schnell sehr zahlreich. Teilweise können sie auch kompliziert werden. Es ist deshalb zwingend erforderlich, dass diese den Teammitgliedern gegenüber offen und transparent kommuniziert werden. Sie sollten zudem die Chance nutzen, sich Feedbacks zu den Verfahren einzuholen. Insbesondere erfahrene Teammitglieder können auf mögliche Probleme bei der Umsetzung hinweisen oder haben Ideen, wie sich einzelne Verfahren verbessern ließen. Auf diese Expertise sollten Sie nicht verzichten.

Mitarbeiter können Vorgaben nicht umsetzen

Häufig beklagen Projektleiter, dass die von ihnen gesetzten Verfahren für das Projektcontrolling nicht von den Mitarbeitern „gelebt“ würden. Es sei dahingestellt, ob es der eigene Anspruch sein muss, dass die Mitarbeiter Regeln leben. Aber natürlich bedeutet es ein erhebliches Problem, wenn die Umsetzung der Verfahren nicht wie gewünscht stattfindet. Neben der mangelnden Kommunikation ist häufig fehlende Akzeptanz der Grund. Die Mitarbeiter missdeuten die Verfahren als Vorschläge und nicht als verbindliche Regeln. Es ist die Aufgabe des Projektleiters, dies im Keim zu unterbinden und auf die Einhaltung aller Vorgaben zu pochen.

Fehler im Bottom-up-Verfahren

Projektcontrolling kann nur nach dem Bottom-up-Prinzip funktionieren. Von unten aus dem Team werden beispielsweise die wichtigsten Kennzahlen nach oben weitergegeben. Hierbei kommt es immer wieder zu Fehlern, weil zwei Fragen nicht geklärt wurden: Wer muss erstens was an wen weitergeben? Und zweitens: Wann bzw. in welcher Frequenz muss die Weitergabe der Daten erfolgen? In großen Teams ist es durchaus sinnvoll, mit Charts zu arbeiten, um hier für Klarheit zu sorgen, auch wenn dies nicht jedes Teammitglied restlos glücklich machen wird, da „unbürokratische“ Wege so verstellt werden.

Vernachlässigung der Datenbeschaffung

Das Projektcontrolling steht und fällt mit der Aktualität und der Vollständigkeit von allen nötigen Daten, um das Vorhaben umzusetzen. Die Beschaffung dieser Informationen wird oftmals vernachlässigt. Dies betrifft nicht nur die Austauschprozesse im Team selbst, sondern auch externe Daten. Als Beispiel: In größeren Unternehmen müssen viele Projekte Werkstattzeiten beachten oder benötigen Termine in Laboren. Da dies mit anderen Projekten und dem Regelbetrieb koordiniert werden muss, stehen solche Einrichtungen nicht immer zur Verfügung. Es obliegt dem Projektleiter, im Rahmen des Controllings diese Daten selbst zu beschaffen oder mithilfe klarer Zuständigkeiten dafür zu sorgen, dass die Informationen zu jeder Zeit zur Verfügung stehen.

Aufwand für das Projektcontrolling wird falsch eingeschätzt

In diese Falle tappen viele Projektleiter. Sie glauben, dass der Aufwand für das Controlling höchstens zu Beginn des Vorhabens groß ist, dann aber immer kleiner wird. Theoretisch ist dies bei einem optimal laufenden Projekt auch der Fall. Nur passieren Fehler immer wieder. Unvorhergesehene Schwierigkeiten sind an der Tagesordnung, und selbst gut laufende Prozesse lassen sich unter Umständen weiter optimieren. Das Projektcontrolling bleibt deshalb eine Aufgabe, die mit erheblichem Arbeitsaufwand verbunden ist. Daher sollte sich der Leiter mit seinem eigenen Zeitplan entsprechend darauf vorbereiten. Dabei können eigene Erfahrungswerte helfen oder die Orientierung an Richtwerten. Laut ihnen kann das Controlling beim Auftauchen von Problemen deutlich mehr als 50 Prozent der Arbeitszeit des Projektleiters ausmachen.

Mangelnde Ehrlichkeit gegenüber Mitarbeitern

Manche Projektleiter scheuen den Konflikt. Sie tarnen beispielsweise Kritik als unverbindliche Verbesserungsvorschläge, die anschließend nicht oder nur mangelhaft umgesetzt werden. Mangelnde Ehrlichkeit im Projektcontrolling bedeutet aber die Toleranz von Fehlern, die sich möglicherweise erheblich auswirken können. Gute Projektleiter sind deshalb konfliktfähig, ohne dabei unfair oder respektlos zu werden. Statt zu lügen, wird mit offenen Karten gespielt. Dazu gehört übrigens auch das Eingeständnis eigener Fehler. Mitarbeiter, die erkennen, dass ihr Vorgesetzter Verantwortung für das eigene Handeln übernimmt und nicht auf andere abschiebt, sind eher bereit, Kritik anzunehmen.

Fazit: Auf das Unerwartete vorbereitet sein

Das Projektcontrolling verlangt von den Verantwortlichen, auf das Unerwartete vorbereitet zu sein. Praktisch alle vermeidbaren Fehler haben damit zu tun, dass keine Strukturen existieren, um Probleme frühzeitig zu erkennen oder plötzlich auftretenden Schwierigkeiten wirksam entgegenzutreten. Ein erfolgreicher Projektleiter baut diese Strukturen jedoch frühzeitig auf.

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