Projektmanagement Automotive © Fotolia/NicoElNino

Drei häufige Projektmanagementfehler in der Automotive-Branche und entsprechende Lösungsansätze

Projektmanagement ist in der Automotive-Branche Alltag. Trotzdem bleiben immer wieder zahlreiche Ergebnisse deutlich hinter den Erwartungen zurück, die Gründe dafür scheinen vielfältig zu sein. Die betroffenen Projektmanager sind häufig sehr überrascht, wenn sie erfahren, dass sie nur drei Fehler gemacht haben. Denn grundsätzlich lassen sich fast alle Schwierigkeiten, die das Projektmanagement im Automotive-Bereich hemmen, den folgenden Problemkreisen zuordnen.

Fehler I: Zu viele Projekte

Projekte sind die Lebensadern von Unternehmen, die im Automotive-Bereich arbeiten. Daher ist es nur verständlich, dass Firmen zahlreiche Vorhaben umsetzen möchten. Dabei wird jedoch oftmals übersehen, welche Konsequenzen dies für das Projektmanagement hat. In kleinen und mittleren Unternehmen stimmt zumeist nicht einmal die personelle Ausstattung der Einzelprojekte. Es ist keine Seltenheit, dass Mitarbeiter in zwei oder drei Projekten zur gleichen Zeit arbeiten. In der Automotive-Branche tritt dieses Phänomen häufig in der Entwicklung und rund um die Messeteams auf.

Selbst, wenn die personelle Ausstattung ausreichen sollte, gibt es in der Regel aber Probleme, wenn zu viele Projekte verfolgt werden: Es gibt nur eine begrenzte Anzahl von Ressourcen im Unternehmen, die nicht beliebig erhöht werden kann. Dies beginnt mit Alltäglichem wie nicht ausreichenden Büroräumen und führt über zu Laboren, Fertigungsanlagen und IT-Ausstattung. Die Teams müssen sich bestehende Ressourcen teilen, wodurch die Zeitpläne ins Wanken geraten.

Zeitprobleme bei der Umsetzung von Projekten sind häufig die Konsequenz aus einem Kalkulationsfehler: Der zeitliche Aufwand wurde mit freiem Zugang zu den Ressourcen kalkuliert, der jedoch nicht existiert. Ein Stück weit können Sie diesem Problem durch eine Steuerungsgruppe entgegentreten, die sich aus dem Projektmanagement der Einzelgruppen rekrutiert. Letztlich hilft es jedoch nur, eine gesunde Zahl unterschiedlicher Vorhaben zugleich zu verfolgen.

Zu viele Projekte sind überdies auch der Grund, weshalb die standortübergreifende Zusammenarbeit nicht funktioniert. Besonders heikel wird dies, wenn bestimmte Standorte (im Automotive-Bereich zumeist die Fabriken) alle Projekte zur gleichen Zeit bedienen müssen.

Fehler II: Kommunikationsdefizite haben weitreichende Folgen

Über die zentrale Rolle der Kommunikation für das Projektmanagement müssen inzwischen kaum noch Worte verloren werden. Mangelnder Austausch führt auf allen Ebenen stets zu Problemen. Dies ist zum Common Sense geworden. Was allerdings unterschätzt wird, ist, welche weitreichenden Folgen Kommunikationsdefizite haben können.

Beispielsweise ist vielen Verantwortlichen nicht bewusst, dass eine mangelnde oder unklare Zieldefinition ein Kommunikationsdefizit darstellt. Als Beispiel: Sie führen einen Zuliefererbetrieb im Automotive-Bereich und wollen eine neue Corporate Identity finden. Dazu haben Sie ein neues Logo entwerfen lassen. Ihnen ist völlig klar, dass dieses neue Logo fortan auf jeder Seite der Homepage und auf allen Schriftsätzen auftauchen muss – auch intern. Dies teilen Sie Ihren Projektteams aber nicht mit.

Ihre auf Ressourcen achtenden Projektmanager werden erst einmal das alte Briefpapier einsetzen, damit es nicht weggeworfen wird. Die Überarbeitung der Projekthomepage wandert ganz unten auf die To-Do-Liste. Sie wissen, dass dadurch eine unklare Markenbotschaft nach außen transportiert wird und verlangen deshalb sofortige Änderungen. Die Projektmitarbeiter sind verärgert, die Manager fühlen sich gedemütigt, nach außen ist Schaden entstanden und gleichzeitig geht viel Zeit verloren.

Kommunikationsdefizite im Projektmanagement können aber auch „von unten“ kommen. Wenn es keine klaren Feedback-Kanäle gibt, geben Projektmitarbeiter in der Regel zu wenig Rückmeldungen. Die Entscheidungsträger verlieren den Überblick, weil sie über die vorherrschenden Probleme nicht informiert sind. Die meisten Projektmanager scheuen sich davor, feste Formate für den Austausch zwischen den einzelnen Ebenen einzurichten. Sie haben gelernt, dass dies die Flexibilität beeinträchtigt. Viele Entscheidungsträger sind zudem stolz auf ihre allseits offene Tür – oder haben nach zwei Wochen in Singapur und 20 Stunden im Flugzeug andere Sorgen, als sich eine Stunde Feedbacks der Projektmitarbeiter geben zu lassen.

Tatsächlich ist es aber so, dass sich kein anderes Konzept so sehr bewährt hat, wie feste Gesprächsformate mit regelmäßigen Terminen, um Kommunikationsdefizite zu beseitigen. Es spricht nichts dagegen, trotzdem eine offene Tür zu haben oder die Termine in Abstimmung mit der persönlichen Agenda zu harmonisieren. Doch die regelmäßigen Möglichkeiten zum persönlichen Austausch müssen gegeben sein.

Projektmanager erleben häufig einen inneren Wandel, wenn sie diesen Umstand akzeptiert und sich an die Termine gewöhnt haben: Sie können und wollen nicht mehr darauf verzichten. Der Austausch hilft ihnen in allen Bereichen der eigenen Arbeit. Es gibt deshalb einige Puristen, die sagen, dass es eigentlich nur ein einziges Problem im Projektmanagement gibt, sowohl im Automotive-Bereich als auch in jeder anderen Branche: Kommunikationsdefizite – fast immer wird zu wenig kommuniziert, und darauf lassen sich am Ende beinahe alle Probleme zurückführen.

Fehler III: Regionale Konzepte in einem globalisierten Umfeld

Der Automotive-Bereich ist eine klassische Sparte, die in einem globalisierten Umfeld arbeiten muss. Selbst, wenn das Unternehmen nur in Deutschland angesiedelt ist, sind Partner zumeist in Europa, Asien und Amerika verstreut. Daraus ergeben sich sprachliche und kulturelle Unterschiede, die im Projektmanagement nicht berücksichtigt werden. Oftmals wird auch die Zeitverschiebung nicht berücksichtigt, was besonders problematisch ist, wenn Projektmitarbeiter auf Geschäftsreise sind. Regionale Konzepte werden eingesetzt, obwohl sich das Projektteam in einem globalisierten Umfeld bewegt.

Es gibt keinen Königsweg, um diesen Fehler zu vermeiden. Weiterbildungen, Steuerungen, spezielle Organisationsentwicklungsmaßnahmen und „Learning on the Fly“ helfen dabei, mit diesem Fehler jeden Tag besser umgehen zu lernen. Schulungen durch Spezialisten, die bislang regional agierende Unternehmen auf die Globalisierung ausgerichtet haben, erweisen sich hierbei als große Hilfe. Allerdings treten gerade im Automotive-Bereich auch einige Schwierigkeiten im Zusammenhang mit diesem Fehler auf, die nur durch Erfahrungswerte zu beseitigen sind.

Dies betrifft beispielsweise Lieferprobleme: Kommen Bauteile künftig aus Brasilien und nicht mehr aus Frankreich, können sich zum Beispiel die Lieferkosten oder die Lieferzeiten deutlich verändern. Dies hat wiederum Folgen für das Projektteam, das dringend einen Prototypen bauen muss. Als expandierendes Unternehmen sollten Sie nicht mit neuen Partnern zusammenarbeiten, die über keine Erfahrungswerte in der Kooperation mit mitteleuropäischen Unternehmen verfügen.

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