Die Grundlagen für erfolgreiches Projektmanagement in der Automobilbranche© Fotolia 2015/ Coloures-pic

Die Grundlagen für erfolgreiches Projektmanagement in der Automobilbranche

Das Projektmanagement ist in vielen Bereichen der Automobilbranche an Komplexität kaum zu überbieten: Nicht nur, weil oft eine Vielzahl von Einzelprojekten zeitgleich bearbeitet werden muss, sondern auch, weil der Zeitdruck stetig zunimmt und sowohl die Zusammenarbeit verschiedener Standorte und Abteilungen als auch die Auslagerung von Prozessen an externe Zulieferer ein hohes Maß an Organisation erfordern.

Um all diese Herausforderungen meistern zu können, müssen Projektleiter nicht nur fachlich kompetent sein, sondern auch fundierte Kenntnisse im Projektmanagement besitzen. Aus diesem Grund wollen wir in diesem Beitrag darüber sprechen, was die Grundlagen für ein erfolgreiches Projektmanagement in der Automobilindustrie sind.

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Was macht ein eigenes Projektmanagement in der Automobilbranche so sinnvoll?

Immer öfter beschleicht einen das Gefühl, dass in manchen Unternehmen die gesamte Arbeitsorganisation nur noch aus einzelnen Projekten besteht. Aber ist jede Aufgabe automatisch ein Projekt?

Schauen wir uns einmal die Merkmale eines Projekts genauer an:

  • Zunächst ist ein Projekt dadurch gekennzeichnet, dass es einen klar definierten Start- und Endpunkt hat. Innerhalb dieses zeitlichen Rahmens gilt es, ein eindeutig definiertes Ziel zu erreichen.
  • Ebenfalls typisch für ein Projekt ist die finanzielle Begrenzung der Möglichkeiten. In der Regel gibt es ein festgelegtes Projektbudget.
  • Projekte lassen sich zudem genau gegenüber anderen Aktivitäten abgrenzen und benötigen daher eine eigene Organisation, die auf die Dauer des Projekts begrenzt ist.
  • Oft setzen sich Projektteams interdisziplinär aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen zusammen und haben daher einen eigenen, von den üblichen Strukturen unabhängigen Projektleiter.
  • Und schließlich sind Projekte fast immer innovativ und sehr komplex.

Projektarbeit kann in fast jedem Bereich eines Unternehmens stattfinden. Ganz klassisch natürlich bei der Entwicklung neuer Produkte, aber auch bei internen Aufgaben, wie beispielsweise dem Aufbau einer unternehmenseigenen Datenbank für ein verbessertes Dokumentenmanagement. Gerade in der Automobilbranche ist ein erfolgreiches Projektmanagement ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Eine klassische Unterscheidung verschiedener Projekttypen ist die Differenzierung nach Projektinhalten bzw. nach den zu erstellenden Projektgegenständen.

Man spricht in der Regel von folgenden drei Projektarten:

  • Investitionsprojekte sind beispielsweise der Bau von Gebäuden sowie die Herstellung oder Anschaffung von Großmaschinen.
  • Forschungs- und Entwicklungsprojekte dienen der (Weiter-) Entwicklung von Wissen, Konzepten und Produkten.
  • Organisationsprojekte sind Vorhaben, bei denen die Entwicklung der Leistungsfähigkeit oder Wirksamkeit einer Organisation oder auch die organisatorische Umsetzung spezifischer Vorhaben im Mittelpunkt steht.

Ein wesentlicher Vorteil von Projekten gegenüber anderen Organisationsformen besteht in flacheren Entscheidungshierarchien mit einem vergleichsweise geringen Planungs- und Kostenaufwand sowie schnellen Entscheidungswegen.

Dadurch können Zeit, Kosten und personelle Ressourcen gezielt eingesetzt werden. Zudem führen standardisierte Prozesse zu qualitativ hochwertigen Ergebnissen und erprobte Tools zu einer effizienteren Arbeitsweise. Bereits vorhandenes Wissen der Mitarbeiter aus vergleichbaren Projekten kann genutzt werden.

Wofür ist das Projektmanagement zuständig?Die Grundlagen für erfolgreiches Projektmanagement - Der Managementzirkel/ bepartner2015

Die Zuständigkeiten des Projektmanagements in der Automobilbranche liegen in der Gesamtheit aller Führungsaufgaben. Dabei umfasst der Begriff ,,Führung“ in diesem Kontext das Organisieren, Planen, Steuern und Koordinieren der Aufgaben zur Erreichung des Projektziels.

Grundsätzlich kann man zwischen zwei Arten des Projektmanagements unterscheiden: Das institutionelle Projektmanagement legt fest, wer für die Ausführung der Aufgaben in einem Projekt zuständig ist.
Das funktionale Projektmanagement beschäftigt sich im Gegensatz dazu mit der konkreten Umsetzung. Es entscheidet also darüber, welche Vorgehensweise, Prozesse, Methoden und Tools angewendet werden.

Der abgebildete Managementzyklus beschreibt den prozessualen Zusammenhang zwischen den Aktivitäten des Projektmanagements und stellt die wichtigsten Aufgaben des Projektleiters dar. Im idealtypischen Verlauf eines Projekts bestehen diese aus der Zieldefinition, der Planung, dem Treffen von Entscheidungen, dem Überwachen der Durchführung, der Prüfung und Steuerung von Ergebnissen und schließlich der Berichterstattung und Dokumentation.

Die Projektmanagementphasen

Die verschiedenen Tätigkeiten des Projektmanagements lassen sich als Prozesse beschrieben. Diese Prozessorientierung soll dem Projektleiter dabei helfen, die richtigen Instrumentarien auszuwählen und anzuwenden. Außerdem soll so das weit verbreitete Abteilungsdenken überwunden werden, um die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Beteiligten zu verbessern.

,,Ein erwünschtes Ergebnis lässt sich effizienter erreichen, wenn Tätigkeiten und dazugehörige Ressourcen als Prozess geleitet und gelenkt werden.“ – (Alexander von Berg, Geschäftsführer be partner)

Eine Möglichkeit der Prozessstrukturierung ist die Einteilung in verschiedene Phasen. Diese Phasen beziehen sich rein auf die Aufgaben des Projektmanagements und nicht auf den Ablauf eines konkreten Projektes selbst.

Die Grundlagen für erfolgreiches Projektmanagement - Die Projektmanagementphasen/ bepartner2015

Die Intitialisierungsphase:

Jedes Projekt beginnt mit der Initialisierungsphase. Dazu nimmt sich die Führung einer Projektidee an und beauftragt eine Person, diese Idee zu konkretisieren und die nächsten Schritte im Projekt einzuleiten. Anschließend werden die Ergebnisse bewertet und es wird eine Zielvision skizziert. Werden die Ergebnisse von der Führung freigegeben, kann die nächste Phase starten.

In der Initialisierungsphase sollten Antworten auf folgende Fragen gefunden werden:

  • Was ist der Gegenstand des Projektes?
  • Wie hoch ist das Budget?
  • Was sind die Ziele?
  • Welche Risiken gibt es?
  • Wie sieht die Umgebung aus?
  • Wer hat die Rolle des Projektleiters innerhalb Projektes?
  • Ist das Kernteam vorhanden?
  • Was ist klar, was unklar?

Die Definitionsphase:

Die Definitionsphase dient dazu, ein Projekt genauer zu beschreiben. Dazu gehört es, die Mitarbeiter für das Kernteam zu finden. Im Anschluss werden Projektziele definiert, eine Stakeholder– und Risikoanalyse angefertigt und ein Projektphasenplan mit Meilensteinen erstellt. Außerdem muss ein Lastenheft formuliert und genehmigt werden.

Die Planungsphase:

In der Planungsphase wird im Wesentlichen festgelegt, was wann, wie und durch wen gemacht werden soll. Dazu wird zunächst ein genauer Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen beschrieben. Das Projektteam wird vervollständigt und es wird eine umfassende Ressourcen-, Kosten- und Terminplanung erstellt. Zudem muss eine Risikoanalyse durchgeführt werden.

Die Steuerungsphase:

In der Steuerungsphase werden alle zuvor definierten und geplanten Aktivitäten des Projekts umgesetzt. Gestartet wird diese Phase mit einer Kick-Off-Veranstaltung, in der sich alle Beteiligten kennenlernen. Das Projekt wird vorgestellt und das Team verpflichtet sich, das Projekt entsprechend der Vorgaben durchzuführen.

Die Projektleitung muss in dieser Phase die Soll- und Ist-Werte im Blick behalten, besonders in den Bereichen Ziele, Termine, Kosten, Qualität, Ressourcen und Risiken. Bei einer Abweichung von den angestrebten Soll-Werten sind Maßnahmen zur Gegensteuerung festzulegen und zu managen. Auch die Vermittlung bei Konflikten ist Aufgabe der Projektleitung, sowohl innerhalb des Teams als auch in der Kommunikation mit der Führungsebene.

Die Abschlussphase:

Die letzte Projektphase ist die Abschlussphase. Nun wird das gesamte Projekt noch einmal aufbereitet. Dazu werden nach erfolgreicher Abnahme das Projektteam und die Leitung entlastet. Abgeschlossen wird das Projekt dann mit dem Abschlussbericht und der Abschlussbesprechung. Hier sollte großer Wert auf das interne Wissensmanagement gelegt werden, damit nachfolgende Projekte von den gemachten Erfahrungen profitieren können.

Fazit: Diese Faktoren kennzeichnen ein erfolgreiches Projektmanagement in der Automobilbranche

Zusammenfassend kann man sagen, dass Projektarbeit in vielen Bereichen der Automobilindustrie sehr nützlich ist. Die Prozesse des Projektmanagements sind flexibel auf verschiedene Projekte anpassbar und sparen so Zeit, Kosten und Ressourcen.

Besonders für die Projektleitung bedeutet das aber auch eine Vielzahl an Aufgaben und Zuständigkeiten: Von der Zieldefinition, Planung und Entscheidung über die Überwachung und Prüfung der Umsetzung bis hin zum abschließenden Reporting hat der Projektleiter die volle Verantwortung für die erfolgreiche Durchführung seines Projekts.

Um den Überblick über die einzelnen Phasen des Projektmanagements zu behalten, bietet sich die Abschnitte Aufteilung in Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss an.

Lesen Sie in unserem nächsten Beitrag, warum Projekte im Automotive-Bereich oft mehr kosten als ursprünglich geplant!

 

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