Projektmanagement-Tools: © Fotolia 2016 / Maksim Kabakou

Die besten Projektmanagement-Tools

Wie Sie Projekte effektiv planen und umsetzen

Oft ist der Weg von der Idee bis zur Umsetzung von Projekten lang und steinig. Welcher Projektleiter wünscht sich nicht, dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden? Und mehr noch, dass Risiken vermieden, Chancen genutzt und die vereinbarten Projektziele qualitativ, termingerecht erreicht werden, ohne den Kostenrahmen zu sprengen?

Besonders in der Automobilindustrie hat die Komplexität von Projekten deutlich zugenommen. Fahrzeuge sollen schnell, mit hoher Qualität und trotzdem möglichst günstig auf den Markt gebracht werden. Zudem werden die internationalen Lieferketten immer komplexer. Schon seit 2006 weisen einschlägige Studien darauf hin, dass das Projektmanagement einen höheren Stellenwert in den Unternehmen der Automobilindustrie bekommen muss.

In Zeiten von sich ständig verändernden Marktbedingungen stehen Unternehmen deshalb vor der Herausforderung, immer wieder ihren Kurs zu korrigieren. Veränderungsprozesse müssen definiert, Unternehmensziele und -strategien neu ausgerichtet werden.

Mit den folgenden Ansätzen erhalten Sie eine Auswahl an einfachen Projektmanagement-Tools, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Projekte effektiv zu planen und umzusetzen:

Projektmanagement – was bedeutet das eigentlich?

Projektmanagement ist eines der wichtigsten Werkzeuge, um Unternehmensziele zu erreichen. Zwar ist das Wort seit längerem fest im modernen Sprachgebrauch verankert, hier trotzdem eine kurze Definition, damit deutlich wird, was dieser Begriff alles umfasst: Es handelt sich um „die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mitteln für die Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.“

Des Weiteren wird Projektmanagement in zwei Arten gegliedert: das institutionelle Projektmanagement, bei dem die Zuständigkeiten für ein Projekt festgelegt werden und das funktionale Projektmanagement, das die Vorgehensweise sowie Methoden und Tools bestimmt.

Eine weitere Möglichkeit der Differenzierung ist die Unterscheidung nach den Projektinhalten. So kann es sich um Investitionsprojekte, Forschungs- und Entwicklungsprojekte und auch um Organisationsprojekte handeln.

Das Projekt ist ein Prozess

Damit ein Projekt erfolgreich wird ist es wichtig, das Ganze als Prozess zu sehen. Diese Herangehensweise erleichtert es den Beteiligten und Verantwortlichen, adäquate Instrumente einzusetzen und vor allem aus dem weit verbreiteten Abteilungsdenken herauszukommen. Nur so können für jeden Abschnitt die richtigen Projektmanagement-Tools gewählt werden.

Projektmanagementphasen versus Projektphasen

Als weitere Hilfestellung während eines Projektes unterstützen festgelegte Projektmanagementphasen die Koordination, wann welche Tätigkeiten ausgeführt werden sollten.
So gliedert sich das Projektmanagement in fünf definierte Phasen:

 

Projektmanagement-Tools: Projektmanagementphasen
Projektmanagementphasen

Unabhängig von den Projektmanagementphasen kann das Projekt auch ganz individuell in projektspezifische Phasen eingeteilt und definiert werden. Dabei wird dann auf den individuellen Verlauf und die spezifischen Inhalte eingegangen. So ist es möglich, konkrete Projekte beispielsweise in der Fertigung, in der IT oder im Lieferantenmanagement zu beschreiben, die auch interdisziplinäre oder interkulturelle Themen umfassen.

Beachten Sie: nach jeder Phase können Meilensteine festgelegt werden, die dann als eine Art „Wegmarkung“ in die nächste Projektphase führen.

Eines der einfachsten Projektmanagement-Tools: Der Projektsteckbrief – alle Fakten auf einen Blick

Gerade bei großen und weit verzweigten Projekten ist es essentiell, dass Sie sich zu jeder Zeit auf die relevanten Eckpunkte des Projekts beziehen können und somit den Überblick behalten. Das ist oft einfacher gesagt als getan. Der Projektsteckbrief bietet Ihnen eine übersichtliche Darstellung Ihres Projekts. Er sorgt dafür, dass Sie die wichtigsten Fakten auf einer Seite immer präsent haben.

Informationen, die dort notiert werden sollten, sind beispielsweise:

  • Projekttitel
  • Projektbeschreibung
  • Ziele/Nicht-Ziele
  • Inhalte
  • Nutzen des Projektes
  • wichtige Termine
  • Projektkosten
  • Einschätzung der Risiken.

Darüber hinaus können durchaus auch weitere projektspezische Informationen aufgeführt werden.

Projektziele – viele Wege führen zum Ziel

Wird ein neues Projekt angestoßen, ist die Definition der Ziele recht abstrakt, was häufig daran liegt, dass die Erwartungen noch nicht präzise genug formuliert werden können.

Die folgende Übersicht verdeutlicht Funktionen und Ziele im Projektmanagement:

  • Kontrollfunktion – Erfolg messen
  • Orientierungsfunktion – die Richtung weisen
  • Verbindungsfunktion – das Team zusammenhalten
  • Koordinationsfunktion – arbeitsteilige Zusammenarbeit ermöglichen
  • Selektionsfunktion – Helfen, richtige Entscheidungen zu treffen

Sicherlich ist es Ihnen auch schon passiert, dass unterschiedliche Ziele innerhalb eines Projekts korrelieren? Ein Weg aus dieser Zwickmühle ist die Zielhierarchie, die die Ziele in verschiedene Detailstufen einteilt. Neben dem Projektgesamtziel werden Unterziele benannt, sozusagen Zwischenstationen bis zur Erreichung des nächsthöheren Ziels.

Stehen die Ziele dennoch in Konkurrenz zueinander, kann die Priorisierung Abhilfe schaffen. Hier kommt der SMART-Ansatz zum Einsatz, mit dem Ziele qualitativ und quantitativ bewertet werden können:

  • S: Spezifisch Einfach und verständlich, konkret statt allgemein
  • M: Messbar Operationalisiert (u.a. Leistung, Kosten)
  • A: Akzeptabel Erreichbar und sozial ausführbar
  • R: Realistisch Sachlich erreichbar und bedeutsam
  • T: Terminiert Zeitlich planbar

Neben der Definition der Ziele ist es oft mindestens genauso wichtig, die Nicht-Ziele zu definieren. Hierbei stellt sich die Frage, wofür das Projekt nicht verantwortlich ist bzw. was durch das Projekt nicht erreicht werden kann oder soll. Gerade im zeitlichen Verlauf eines Projektes ist dies oftmals von entscheidender Bedeutung, wenn „mal wieder“ eine Zielkorrektur vorgenommen wird. Hier dienen die Nicht-Ziele als klare Leitplanke, wohin es nicht geht – gerade für den Projektleiter und –mitarbeiter eine Möglichkeit die Arbeit in gelenkten Bahnen zu belassen.

Stakeholderanalyse – wie ticken die Akteure?

Im Verlauf eines Projektes gibt es die unterschiedlichsten Gruppen oder auch einzelne Personen, die sogenannten Stakeholder, die berechtigtes Interesse und Ansprüche am Verlauf des Projektes haben oder einfach nur von den Auswirkungen des Projektes betroffen sind. Wie die Machtverhältnisse zwischen den einzelnen Beteiligten verteilt sind, ist eine der Kernfragen der Stakeholderanalyse, mit der ermittelt wird, welche Parteien welche Ziele verfolgen, und welche Auswirkungen dies auf das Projekt hat.

In vier Stufen werden die Beteiligten und ihre Interessen identifiziert.

So sieht man, wer sich im Projekt wie stark engagiert und die Macht hat, Einfluss zu nehmen:

Projektmanagement-Tools: Stakeholderanalyse
Stakeholderanalyse

Hilfsmittel bei der Stakeholderanalyse sind u. a. ein Portfolio, um beispielsweise die Machtpositionen der einzelnen Akteure darzustellen, und eine Matrix, mit der eine Reihenfolge der Stakeholder nach Prioritäten erfolgen kann.

Die Risikoanalyse als unerlässliches Projektmanagement-Tool – Denn Risiken gehören dazu

Auch beim Projektmanagement ist es wie im wirklichen Leben – es läuft nicht immer perfekt. Deshalb gilt auch hier der Grundsatz: Je früher Risiken erkannt werden, um so eher können Gegenmaßnahmen bzw. Alternativen erarbeitet und umgesetzt werden.

Auch das Risikomanagement innerhalb des Projektmanagements unterteilt sich in vier Phasen:

Projektmanagement-Tools: Risikomanagement
Risikomanagement

Die Identifikation ist der erste Schritt, Störungen in einem Projekt zu vermeiden. Deshalb sollte in dieser Phase immer mit mehreren Methoden gearbeitet werden, um wirklich alle Risiken zu erfassen. So kann man beispielsweise neben den klassischen Frage- und Checklisten mit Kreativtechniken wie Brainstorming und Mind-Mapping oder auch mit Expertenbefragungen und Simulationsverfahren arbeiten.

Bewertet werden anschließend die Eintrittswahrscheinlichkeit und die mögliche Schadenshöhe, die priorisiert und skaliert werden. Erst dann ist es möglich, in einem Aktionsplan festzulegen, welche Risiken vermieden, ausgeschlossen, versichert und weitergegeben bzw. wo und wann Gegenmaßnahmen getroffen werden müssen.

In technischen Projekten wird oftmals die FMEA (Fehler-Möglichkeiten-Einfluss-Analyse) verwendet – standardisiert nach VDA-Norm.

Fazit: Auf diese Projektmanagement-Tools können Sie nicht verzichten!

Letztendlich sind die Projektmanagement-Tools (wobei dies nur ein kleiner Auszug war) dann erfolgreich, wenn alle zufrieden sind, die Ziele erreicht wurden und das Unternehmen gut da steht, also die Geschäfte weiter ausgebaut, die Umsätze steigen, und die Kosten reduziert werden konnten.
Je professioneller Projektmanagement eingesetzt wird und je mehr es in den Strukturen des Unternehmens verankert ist, desto erfolgreicher wird das Ergebnis sein.

Bildquelle Titelbild: © Fotolia 2016/Maksim Kabakou

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