So wird Ihre Projektorganisation zum Erfolg © Fotolia 2016 / Richard Cote

So wird Ihre Projektorganisation zum Erfolg

Die richtige Form der Projektorganisation zu wählen, ist der entscheidende erste Schritt zum Erfolg eines jeden Projektes. Abhängig von Faktoren wie Umfang und Ressourcen gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Sie dabei vorgehen können. Welche Ansätze in welcher Situation erfolgversprechend sind und welches Vorgehen für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Verschiedene Formen der Projektorganisation

 

Projektmanagement in der Linie – für kleine Projekte

Das “PM in der Linie” als Form der Projektorganisation kommt in der Regel dann zum Einsatz, wenn es sich um eher kleine Projekte von untergeordneter Bedeutung handelt. Dieser Umstand lässt sich im Wesentlichen daran ablesen, dass der Projektleiter nur eine eingeschränkte Weisungsbefugnis hat.

Die hauptsächliche Verantwortung für die Mitarbeiter liegt weiterhin bei den Linienvorgesetzten, und das Projekt steht hinter den regulären Aufgaben zurück, es wird also “nebenbei” erledigt. Außerdem werden die zur Verfügung stehenden Ressourcen zuerst für die Linienaufgaben eingesetzt, und die Abteilungen sind vorwiegend mit ihren gewohnten Aufgaben konfrontiert.

Einfluss-Projektorganisation – für teilweise abgekoppelte Projekte

Bei dieser Organisationsform hat der Projektleiter gegenüber den Fachabteilungen zwar keine Weisungsbefugnis, doch er berät und vermittelt. Er steht in direktem Kontakt zu allen beteiligten Führungskräften und informiert durchgehend über Fortschritte, die Einhaltung von Terminvorgaben und natürlich die Kosten. Kommt der Projektleiter von externer Stelle, ist ein gewisses Konfliktpotenzial gegeben.

Matrix-Projektorganisation – für Projekte mit etwas höherer Bedeutung

Bei dieser Form der Organisation von Projekten werden die Linienaufgaben und Projektaufgaben parallel mit ungefähr gleicher Wertigkeit bearbeitet. Damit es nicht zu Unstimmigkeiten kommt, müssen die Aufgaben des Linienvorgesetzten und des Projektleiters klar getrennt werden. Sowohl der Projektleiter als auch die Projektmitarbeiter erledigen sowohl die Aufgaben des Projektes als auch ihre Linienaufgaben, wobei die Mitarbeiter dem Projektleiter unterstellt sind. Das gilt jedoch nur bei Aufgaben, die das Projekt betreffen: Bei Linienaufgaben hat der entsprechende Linienvorgesetzte das Sagen.

Reine Projektorganisation – für Projekte von hoher Bedeutung

Die reine Projektorganisation kommt immer dann zum Tragen, wenn große Projekte mit erheblichem Umfang und einer großen Spezialisierung zu bewältigen sind. Das Projekt wird dann zum “Unternehmen im Unternehmen”, der Projektleiter hat weitreichende Befugnisse. Die Projektmitarbeiter sind ihm direkt unterstellt und üblicherweise für die Dauer des Projektes nicht für Linienaufgaben verfügbarDas hat den Vorteil, dass es seltener zu Befugniskonflikten zwischen dem Linienvorgesetzten und dem Projektleiter kommt. Die reine Projektorganisation verfügt über eine hohe Autonomie von der Primärorganisation. Sie ist jedoch rechtlich nicht getrennt, sondern als Bestandteil der Primärorganisation organisiert.

Unternehmensübergreifende Projektorganisation – für sehr große Projekte

An diesen Projekten sind mehrere Unternehmen beteiligt. Ein negatives Beispiel ist der Berliner Flughafen BER, dessen Fertigstellung einfach nicht vorangeht. Verschiedene Verantwortungsbereiche und wechselnde Verantwortliche sind dafür mitverantwortlich. Je größer ein Projekt ist, umso wichtiger ist eine lückenlose Kommunikation.

Welche Faktoren Sie bei der Projektorganisation in jedem Fall beachten sollten

Die aufgeführten Beispiele zeigen, dass die geeignete Organisationsform im Wesentlichen mit dem Umfang des geplanten Projektes zusammenhängt. Davon unabhängig sind sich die Faktoren für ein erfolgreiches Projekt häufig sehr ähnlich. Folgendes ist zu beachten, damit ein Projekt zügig und effizient zum Erfolg geführt werden kann:

1. Eine exakte Zielsetzung
Die Ziele des Projektes müssen klar definiert sein. Nicht ungefähr, sondern detailliert. Bei einem umfangreichen Projekt sollten Sie Zwischenziele setzen, sodass der Fortgang des Erfolgs stets überprüft werden kann.
Zudem ist es auch sinnvoll und notwendig, die sogenannten Nicht-Ziele zu definieren. Was ist nicht das Ziel oder die Aufgabe des Projektes? Dies wird oftmals im späteren Verlauf des Projektes benötigt, wenn es zu Zielabweichungen kommt.

2. Linie und Projekt müssen klar abgegrenzt werden
Das Thema Ressourcenknappheit ist in Unternehmen immer wichtig. Die Linienaufgaben und das Projekt sollten deutlich voneinander abgegrenzt werden. Dazu zählt auch eine genaue (und realistische) Zeitplanung für die Mitarbeiter, die sich neben dem Projekt auch noch ihren regulären Aufgaben widmen müssen. Wie viel Zeit bleibt für welche Tätigkeit? Diese Frage muss geklärt werden. Kommt es im Laufe des Projektes zu einer Doppelspitze, also etwa bei der Einfluss-Projektorganisation oder bei der Matrix-Projektorganisation, müssen sich der Linienverantwortliche und der Projektleiter über den Einsatz der Mitarbeiter einig sein. Werden diese überlastet, kann es zum Verlust der Motivation und im schlimmsten Fall zum Burnout kommen.

3. Kommunikation ist die Basis
Ein Projekt kann nicht gelingen, wenn nicht lückenlos kommuniziert wird. Die reibungslose Kommunikation zählt somit zu den wichtigsten Aufgaben des Projektleiters, der zwischen der Spitze, den Mitarbeitern und den einzelnen Abteilungen vermitteln muss. Hier zeigt sich die Wichtigkeit einer von der Linienführung abgekoppelten Projektführung. Flache Hierarchien sind hilfreich und fördern die Kommunikation.

Wann und wie sollte die Organisation des Projektes installiert werden?

Über die Projektorganisation wird zum Start eines Projektes entschieden. Zunächst werden die Rollen im Projekt verteilt. Je nach Größe des Projektes kommen hier möglicherweise nur die grundlegenden Rollen wie die des Auftraggebers, des Projektleiters und der Projektmitarbeiter zum Tragen. Es kann allerdings auch nötig sein, weitere Rollen wie Fachexperten, ein Steuerungsgremium oder einen Coach zu etablieren.

Beispielhaft im Folgenden die Kompetenzen der zwei wichtigsten Rollen:

Der Projektauftraggeber ist für die klare Kommunikation der Aufgabenstellung an den Projektleiter verantwortlich. Mit ihm werden die organisatorischen Rahmenbedingungen vereinbart und er trifft strategische Entscheidungen sowie Budgetentscheidungen. Je höher der Projektauftraggeber in der Linienführung angesiedelt ist, umso besser für das Projekt.

Der Projektleiter plant und kontrolliert Termine, Kosten und Ressourcen. Er kommuniziert mit allen Beteiligten und vermittelt zwischen verschiedenen Abteilungen. Außerdem führt er das Team und dient als Ansprechpartner. Er koordiniert, steuert, dokumentiert und moderiert. In seinen Händen liegt die gesamte Verantwortung für das Projekt.
Es kann durchaus sinnvoll sein, einen externen Projektleiter mit diesen Aufgaben zu betrauen. So wird sichergestellt, dass die Interessen des Projektes nicht mit denen anderer Abteilungen kollidieren.

In jedem Fall empfiehlt es sich, die Projektorganisation auch optisch darzustellen und dafür Whiteboards, Flipcharts oder ähnliches zu verwenden. Durch die Markierung mit Kreisen und Ellipsen gelingt es leichter, das Projekt von den Linienaufgaben abzugrenzen.
Je größer ein Projekt, umso wichtiger sind eine straffe Projektorganisation und eine lückenlose Kommunikation aller Beteiligten.

 

Bildquelle Titelbild: © Fotolia 2016 / Richard Cote

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