Projektorganisationen als eigenständige Einheiten im Unternehmen © fotolia 2016/vege

Projektorganisationen als eigenständige Einheiten im Unternehmen

Die Grundlage jedes Projektes bilden durchdachte und klar strukturierte Projektorganisationen. Nur so erreichen Sie das gesteckte Ziel innerhalb des vorgegebenen Kostenrahmens und zum definierten Termin. Für ihre effiziente Funktion benötigen diese speziellen Organisationseinheiten innerhalb eines Unternehmens eine klare Struktur, an der sich alle an Projekten Beteiligten orientieren. Denn nur in diesem Fall ist ein von äußeren Einwirken unbeeinflusstes Agieren möglich. Unabhängig davon, ob es sich um dauerhafte oder temporär begrenzte Projektorganisationen handelt.

Befassen wir uns zunächst mit der Projektorganisation an sich und ihrer Definition. Leider gibt es häufig eine Vermischung des Begriffes mit der allgemeinen Organisation eines Projektes. Dazu zählen beispielsweise die in anderen Beiträgen beschriebene Zeitplanung im Projektmanagement, spezielle Teambuildingmaßnahmen oder das Qualitätsmanagement im Projekt. Eine klare Trennung ist jedoch von großer Bedeutung, da bereits in den Projektorganisationen im Sinne von Organisationseinheiten Optimierungsprozesse nötig sind, um sich positiv auf die Umsetzung der anderen Abläufe auszuwirken.

Hier ist die DIN 69901 hilfreich, die eine eindeutige Definition der Begrifflichkeit Projektorganisationen liefert. Sie sieht die Projektorganisation sowohl als Organisationseinheit im Unternehmen und verweist gleichzeitig auf die für eine erfolgreiche Projektabwicklung nötigen aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen. Im Vordergrund stehen jedoch die verschiedenen Formen der Projektorganisationen als organisatorische Einheit im Unternehmen. Dabei ist es unerheblich, ob Sie diese Einheit auf Dauer oder nur für den Zeitraum der Projektdauer im Unternehmen etablieren. Denn nur auf das Unternehmen und die Projektanforderungen abgestimmte Projektorganisationen sind in der Lage, komplexe Projekte zielgerichtet und ohne Zeitverlust zu realisieren. Vorausgesetzt, Sie beachten grundlegende Regeln bei der Auswahl der Organisationsform und der genauen Definition verschiedener Aspekte.

Der erste Schritt zur Optimierung Ihrer Projektorganisation ist die Auswahl jener Organisationsform, die zu Ihrem Unternehmen passt. Im nächsten Schritt erfolgt die eindeutige Definition der verschiedenen Rollen der Projektteilnehmer.

Klare Rollenverteilung gewährleistet effiziente Projektorganisationen

Die Definition der richtigen Organisationsform für das Projektmanagement ist der erste Schritt zur Optimierung. Eine ähnlich hohe Priorität besitzt die für alle Projektteilnehmer eindeutige Rollenverteilung. Denn je klarer eine Projektorganisation strukturiert ist, umso größer ist die Effizienz der Projektrealisierung ohne unnötige Verluste wertvoller Ressourcen.

Definieren Sie unter Verwendung eines Organigramms

  • die Aufgaben,
  • die Kompetenzen und
  • die Verantwortlichkeiten

jedes Projektteilnehmers eindeutig. So vermeiden Sie Konflikte und die Teams sind in der Lage, Entscheidungen ohne Ressourcenverlust zu treffen. Die Basis dafür bilden Anleitungen, Checklisten und Werkzeuge wie speziell auf die Anforderungen abgestimmte Projektmanagement-Software-Lösungen. Definieren Sie die Rollen der Auftraggeber genauso wie die der Projektleitung und aller anderen Projektteilnehmer. Vor allem bei großen Projekten ist es hilfreich, ein Projektsekretariat mit klar strukturierten Vorgaben einzubinden.

Die vier Formen der Projektorganisation

Nachdem der Begriff Projektorganisationen eindeutig definiert ist, ist es an der Zeit, sich mit den einzelnen Organisationseinheiten und ihren Vor- und Nachteilen zu beschäftigen. Wie in der Unternehmensorganisation an sich gibt es bei den Projektorganisationen mehrere Varianten.

  • Reine Projektorganisationen arbeiten komplett abgegrenzt von anderen Fachabteilungen und befassen sich bevorzugt mit Großprojekten mit strategischer Bedeutung.
  • Linien-Projektorganisationen orientieren sich an der normalen Unternehmensstruktur und sind ideal für einzelne kleine Projekte.
  • Stabs-Projektorganisationen unterscheiden sich von der Linien-Projektorganisation durch eine übergeordnete Stabstellen-Funktion ohne Entscheidungsgewalt, die direkt der Unternehmensleitung untersteht.
  • In Matrix-Projektorganisationen sind Projektleiter und Leiter von Fachabteilungen gleichberechtigte Partner. Diese Form eignet sich für mittelgroße und große Projekte in Unternehmen mit vielen Projekten.

Die richtige Projektorganisation für Ihr Unternehmen

Welche der vier Projektorganisationen für Ihr Unternehmen die richtige Organisationsform ist, hängt von der Größe und der Anzahl der Projekte sowie zum Teil von deren Inhalten ab. Ein wichtiges Kriterium ist zusätzlich das Thema Human Ressources.

Reine Projektorganisation

Die Teilnehmer reiner Projektorganisationen treten für die Dauer des Projektes aus ihrer ursprünglichen Fachabteilung heraus und konzentrieren sich ausschließlich auf die Tätigkeiten im Projekt. Nach Projektabschluss gliedern sich die Projektteilnehmer wieder in die Linienarbeit im Unternehmen ein, wo zwischenzeitlich ein Vertreter ihre Aufgaben erledigte. Diese Form der Projektorganisation ist in Großunternehmen genauso erfolgreich wie in rein projektorientierten Unternehmen, erfordert jedoch hohe Ressourcen an Fachkräften.

Linien-Projektorganisation

Für kleinere Projekte sind Linien-Projektorganisationen die ideale Variante. Sie sind kostengünstig, schränken die Linienarbeit nur geringfügig ein und sind wenig personalintensiv. Da alle Projektarbeiten zusätzlich zur Linienarbeit erledigt werden, kann es zu zeitlichen Konflikten kommen. Allerdings ergibt sich hier die Situation, dass durch die Benennung eines Spezialisten zum Projektleiter Experten andere Experten führen. Diese Konstellation beinhaltet Konfliktpotenzial.

Stabs-Projektorganisation

Wenn Sie als Unternehmer die Entscheidungsgewalt im oberen Management positionieren wollen, sind Stabs-Projektorganisationen die Lösung. Kurze Kommunikationswege beschleunigen den Projektverlauf und die enge Verknüpfung mit der Linienorganisation optimiert die Projekteinführung bei effizientem Einsatz der Mitarbeiter. Sie eignen sich für kleine bis mittelgroße Projekte. Die zwischen Projektteilnehmer und Management positionierte Stabstelle besitzt ausschließlich Informations- und Beratungsbefugnisse.

Matrix-Projektorganisation

Für mittelgroße bis große Projekte eignet sich die Matrix-Projektorganisation. Die Projektteilnehmer verrichten einerseits ihre normalen Tätigkeiten und sind zusätzlich dem Projektleiter bezüglich abgegrenzter Projektfragen unterstellt. Dieses abteilungsübergreifende Projektmanagement zeichnet sich durch kurze Kommunikationswege, flexible Strukturen und die Effizienz fördernde Synergieeffekte aus. Problematisch ist die Kompetenzabgrenzung zwischen Projekt- und Linienarbeit sowie das Konfliktpotenzial zwischen Abteilungsleiter und Projektleiter, denen die Mitarbeiter zeitgleich unterstellt sind.

Mit Ausnahme reiner Projektorganisationen weisen alle Organisationsformen ein gewisses Maß an Konfliktpotenzial auf. Darum soll nochmals deutlich darauf hingewiesen werden, wie wichtig die vorbereitenden Tätigkeiten für eine optimierte Projektorganisation sind:

  • Die ausgewählte Projektorganisation muss zum Unternehmen, zum Projekt und den Ressourcen passen.
  • Definieren Sie jede einzelne Rolle einschließlich der Verantwortlichkeit der Teilnehmer bis ins kleinste Detail.
  • Priorisieren Sie beim gleichzeitigen Einsatz der Teilnehmer in der Linien- und Projektarbeit im Vorfeld die Prioritäten und stimmen Sie diese mit allen Beteiligten ab.

 

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