Projektplan erstellen © Shutterstock/Peter Nadolski

So erstellen Sie in nur 7 Schritten einen Projektplan

Projektpläne bilden die Basis der Projektorganisation. Sie haben die Aufgabe, allen Teammitgliedern die Ziele, Teilschritte, Zwischenetappen und besonderen Herausforderungen zu verdeutlichen. Dem Vorgesetzten gegenüber dienen sie als Orientierungshilfe und als Auskunft bezüglich der zu erwartenden Kosten. Viele Projektmanager haben Schwierigkeiten damit, einen Projektplan zu erstellen, der diesen Anforderungen gerecht wird. Ein Verfahren in 7 Schritten löst dieses Problem.

Der inhaltliche Aufbau von Projektplänen: Nur so viel wie unbedingt nötig

Prinzipiell sollten Sie vor allem eine Regel für den inhaltlichen Aufbau eines Projektplans beherzigen: Dokumentieren Sie nur so viel wie nötig, aber bloß nicht so viel wie möglich. Sie schränken Ihre Möglichkeiten ein, später flexibel auf sich verändernde Rahmenbedingungen zu reagieren. Beispielsweise könnten Zulieferer Schwierigkeiten bekommen, bestimmte Teile rechtzeitig zu liefern. Durch eine ausführliche Dokumentation als Teil des Projektplans mit dem Kostenvoranschlag des Zulieferers binden Sie sich bereits an diesen. Sinnvoller wäre eine einfache Aufführung der marktüblichen Preise.

Die 7 Schritte des Projektplans: Die W-Fragen

Im Projektmanagement haben sich die 7 klassischen W-Fragen als tragfähige Grundlage erwiesen, um einen Projektplan zu erstellen. Sie lauten:

  1. Warum (wollen wir das Projekt machen)?
  2. Wo (stehen wir)?
  3. Was (möchten wir durch das Projekt erreichen)?
  4. Wer (ist am Projekt beteiligt)?
  5. Wie (ist das Projekt strukturiert)?
  6. Wann (müssen wir liefern – häufig auch „bis wann müssen wir liefern“)?
  7. Wie viel (kostet das Projekt)?

Warum wollen wir das Projekt machen?

Wenn Sie einen Projektplan erstellen, legen Sie im ersten Schritt stets Rechenschaft darüber ab, welche Ziele Sie durch das Vorhaben erreichen möchten. Welchen Nutzen hat das Projekt und wer ist für das Setzen der Ziele verantwortlich?

Wo stehen wir?

Im zweiten Schritt beschreiben Sie die Ausgangssituation. Sie erklären, was Sie bereits bezüglich der Projektumsetzung wissen und wo noch Informationen einzuholen sind. Zugleich widmen Sie sich Ihrem Team. Anhand der Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter teilen Sie erste Aufgaben zu. Nehmen Sie diesen Schritt sehr ernst: Teams honorieren es stark, wenn Sie den Eindruck haben, dass die Bestandsaufnahme maßgeschneidert auf ihre persönlichen Profile erfolgt.

Was möchten wir durch das Projekt erreichen?

Hier geht es nicht mehr um das Ziel in der Hauptsache, sondern um Zwischenetappen bzw. Teilziele. Beispielsweise kann es sein, dass Sie im Rahmen eines Projekts auch den Kundenservice verbessern oder eine neue Software auf ihre Alltagstauglichkeit hin testen möchten, es primär aber um die Entwicklung einer neuen Technologie geht. Diese Teilziele werden separat aufgelistet. Sie sollten unbedingt auch aufschreiben, um welche Ziele es ausdrücklich nicht geht.

Wer ist am Projekt beteiligt?

Sie sollten auch notieren, welche Personen Anteil an dem Vorhaben haben. Üblicherweise wird dabei zwischen Projektmitarbeitern und Stakeholdern unterschieden, wenn Sie den Projektplan erstellen. Sie können aber auch eine dritte Kategorie erstellen, in der Sie Interessensteilhaber mit starken Berührungspunkten zum Projekt nennen. Hier wären beispielsweise benachbarte Projektteams aufzulisten. Erwähnen Sie an dieser Stelle auch, wem die Beteiligten wie, wann und in welchem Umfang Rechenschaft ablegen müssen.

Verantwortliche, die einen Projektplan erstellen, wählen hierfür auch eine grafische Lösung. Sie zeigen, welcher der Beteiligten in welchem Verhältnis zum Projekt steht. In der Mitte wird das eigentliche Team aufgelistet. Bei dieser Variante gibt es eine sogenannte Stakeholder-Grenze bzw. den Stakeholder-Korridor. Auf diese Weise wird der Übergang von direkt Beteiligten zu den Teilhabern markiert. Sie können dabei auch zwischen internen und externen Stakeholdern unterscheiden.

Wie ist das Projekt strukturiert?

Dieser Schritt besteht aus zwei Teilen und ist von entscheidender Bedeutung. Erstens teilen Sie allen Projektbeteiligten eine feste Rolle (z.B. Programmierer) zu. Aufgrund des vorherigen Schritts sollte dies relativ problemlos funktionieren. Im zweiten Schritt werden die Aufgaben zugeteilt. Hierbei sollten Verantwortungsbereiche deutlich werden. Achten Sie besonders darauf, ob es zu sich überschneidenden Verantwortungsbereichen kommt und behalten Sie diese im Gedächtnis. Es lässt sich oftmals nicht vermeiden, dass sich einige Kompetenzbereiche überlappen. Dies ist allerdings der klassische Auslöser von Streitigkeiten zwischen Teammitgliedern.

Vorgesetzte wünschen sich zudem häufig auch eine Auflistung davon, wer im Detail wem gegenüber Rechenschaft abzulegen hat. Hierarchien im Team sollen so sichtbar gemacht werden, wenn Sie den Projektplan erstellen. Unter Experten ist es umstritten, ob Sie eine solche Grafik auch den Mitarbeitern gegenüber vorlegen sollten. Einige Spezialisten sind der Meinung, dass klare Strukturen zu einer effizienteren Arbeit führen. Andere glauben, dass eine solche Auflistung einen entmutigten Charakter auf einige Beteiligte haben könnte. Sie sollten diese Entscheidung von Ihrer persönlichen Einschätzung des Teams abhängig machen.

Wann müssen wir liefern?

Im vorletzten Schritt der Projektplanerstellung listen Sie auf, wann das Team seine Ergebnisse präsentieren muss. Im Alltag planen Sie in der Regel in Etappen. Diese sollten Sie hier ebenfalls erwähnen. Wie viele Etappen gibt es, und wann endet jede einzelne? Es ist außerdem sinnvoll, jeder Etappe eine eingängige Überschrift zu geben, beispielsweise „Prototyp bauen“. Auf diese Weise ist stets klar, welcher inhaltliche Schwerpunkt wann zu liefern ist.

Wie viel kostet das Projekt?

Dies ist von Natur aus der Teil des Projektplans, der Ihre Vorgesetzten am meisten interessiert. Wichtig ist, dass Sie realistische Kostenerwartungen vermitteln. Die Entscheidungsträger in Unternehmen würden am liebsten stets nur eine Zahl der zu erwartenden Gesamtkosten sehen – beispielsweise soll das Projekt 10 Millionen Euro kosten. Sie werden eine solch verbindliche Zahl jedoch nicht liefern können, wenn Sie den Projektplan erstellen. Einige Kostenstellen sind unter Umständen stark von Marktschwankungen abhängig, z.B. wenn Ihr Unternehmen mit Rohstoffen wie Stahl arbeitet. Daher planen Sie am besten Schwankungskorridore ein und erklären diese.

Wenn Sie den Projektplan erstellen, kann es aus diesem Grund notwendig sein, sich mit der Buchhaltung zusammenzusetzen und mit Werten zu kalkulieren, die auf den unternehmenseigenen Erfahrungen basieren. Mancherorts finden Sie auch die Empfehlung, beispielsweise im Einkauf mit den Durchschnittswerten der vergangenen drei bis fünf Jahre zu kalkulieren. Dies ist jedoch z.B. bei Energiekosten nicht sinnvoll, weil sich der zu erwartende Preis nach unten verzerren würde.

Viele Projektmanager gehen dem anfänglichen Kampf ums Geld aus dem Weg und kalkulieren zu niedrig. Erfahrungsgemäß wird es jedoch stärker honoriert, wenn vom Budget ein Überschuss bleibt, als wenn nachgefordert werden muss.

Fotoquelle Titelbild: © Shutterstock/Peter Nadolski

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