Projektplan © Fotolia/Rawpixel.com

Individualisieren Sie Ihre Projektpläne in sechs Schritten

Vorbei sind die Zeiten, in denen Projektpläne bereits abgeschlossener Projekte für ähnliche Projekte genutzt werden. Denn in nur sechs Schritten erstellen Sie effizient und professionell einen auf die neuen Aufgaben individuell abgestimmten Projektplan. So wird ihr Projektplan zum übersichtlichen und zuverlässigen Tool, das Sie während des gesamten Projektverlaufs begleitet.

Die sechs W-Fragen führen Sie zum perfekten Projektplan

Der Projektplan hat die verschiedensten Aufgaben. Er erleichtert die Organisation der komplexen Aufgabe, die vor Ihnen liegt, indem er Sie bei der Überwachung des Objektfortschritts und der Zielvorgaben unterstützt. Gleichzeitig optimiert er den gesamten Projektablauf, da er alle Projektbeteiligten kontinuierlich über bestehende Abhängigkeiten und verfügbare Zeitfenster für die Abarbeitung einzelner Projektschritte informiert. So komplex sich Projektpläne präsentieren, so unkompliziert ist die Erstellung mithilfe spezieller W-Fragen.

  • Wo – beschreibt die aktuelle Ausgangssituation des Projektes
  • Was – Ziel des Projektes
  • Wer – damit sind als Projektbeteiligten gemeint
  • Wie – gibt die inhaltliche Struktur mit den einzelnen Arbeitspaketen vor
  • Wann – definiert die Termine der einzelnen Projektziele unter Berücksichtigung des Endtermins
  • Wie viel – definiert das Budget

Wo – die Ausgangssituation des Projektes

Die erste Frage behandelt die aktuelle Ausgangssituation. Kein Projekt startet bei Null. Bei jeder Projektarbeit wurde bereits ein bestimmtes Maß an Vorarbeit geleistet. Bestellt beispielsweise ein Kunde eine große Anzahl an Fahrzeugen mit einer speziellen Sonderausstattung, so liegen zumindest die Informationen aus Vorbesprechungen mit der Vertriebsleitung vor. Dies gilt ebenfalls für interne Projekte wie die Umstellung der teilweise automatisierten Produktion auf Vollautomatisierung. Jedes Projekt baut auf bereits vorhandenem Wissen auf. Für die effiziente Erstellung eines professionellen und vor allem an die Gegebenheiten angepassten Projektplans sind bei der Erhebung der Ausgangssituation folgende Fragen hilfreich.

  • Vorliegende Informationen
  • Sind alle Punkte und Anforderungen klar definiert?
  • Wer war bisher zu diesem Thema aktiv?
  • Wurden bereits im Vorfeld Projektpunkte bearbeitet und mit welchem Ergebnis?
  • Stärken-Schwächen-Analyse wie beispielsweise Gefahr von Engpässen in der Leistungskette.

Was ist das Ziel des Projektes

Die Frage nach dem Ziel eines Projektes ist bei der Projektplan-Erstellung einer der wichtigsten Punkte. Durch eine detaillierte Zieldefinition vermeiden Sie unter Umständen kostenintensive Missverständnisse. Es wäre nicht das erste Mal, dass aufgrund einer unklar kommunizierten Zielsetzung ein teures Steuerungsteil gebaut wurde, das schlussendlich nicht den vorgegebenen Spezifikationen entsprach. Solche und ähnliche kostenintensive Fehlinterpretationen verhindert die klare Zieldefinition. Stellen Sie bei der Ausarbeitung des Projektplans folgende Fragen.

  • Wie gestalten sich die Haupt-Zielgrößen – nutzen Sie dazu das magische Dreieck zur Visualisierung.
  • Was sind die genauen Ziele des Projektes?
  • Welche Ziele sind nicht Inhalt des Projektes?
  • Genaue Definition der Projektergebnisse

Vor allem bei internen Projekten ist es hilfreich, zusätzliche Fragen nach dem Nutzen, den positiven Effekten oder die Chancen durch das Projekt zu stellen. Dadurch erhalten Sie wertvolle Antworten für die Argumentation gegenüber Dritten, die einem Projekt unter Umständen skeptisch gegenüberstehen.

Wer arbeitet im Projekt mit?

Den größten und schwierigsten Teil der Projektplanerstellung haben Sie bereits geschafft. Nun erarbeiten Sie alle am Projekt beteiligten Personen, Abteilungen oder externen Unternehmen. Dies kann der Abteilungsleiter der Forschung sein, die technische Planung oder ein externer Zulieferer, der Sie für das Projekt mit einzelnen Komponenten versorgt. Diese genaue Auflistung aller Projektbeteiligten benötigen Sie für die Zuteilung der einzelnen Arbeitspakete genauso wie für die Terminabstimmung und die kontinuierliche Kommunikation innerhalb des Projektes. Schaffen Sie bei diesem Schritt eine solide Organisationsstruktur. Vor allem bei internen Projekten wie beispielsweise geplante Prozess-Optimierungen ist es hilfreich, unbedingt Unterstützer zu verifizieren und Gegner einzubinden.

Wie – strukturieren Sie das Projekt in Arbeitspakete

Nachdem alle Rahmenbedingungen eindeutig definiert wurden, füllen Sie den Projektplan mit Inhalten. Der große und unübersichtliche Projektauftrag wird in kleine Arbeitsschritte gesplittet und den Verantwortlichen Mitarbeitern zugeordnet. Denken Sie daran, Abhängigkeiten zu berücksichtigen. So sind beispielsweise bestimmte Arbeitsschritte abhängig von den Informationen aus dem erledigten Arbeitspaket eines Kollegen. Folgende Fragestellungen und Überlegungen unterstützen Sie bei Ihrer Arbeit zu diesem Thema:

  • Auflistung aller Projektaufgaben
  • Hierarchische Struktur der Aufgaben in Teilprojekten.
  • Wo liegen Risiken und wie wirken sie sich aus?
  • Welche Maßnahmen eignen sich zur Risikominderung?

Gleichzeitig gehen Sie nun in die Tiefe des Projektes und führen eine Risikoabschätzung durch. Dies können Engpässe in der Produktion sein, da vielleicht ein wichtiger Zulieferer zu diesem Zeitpunkt Betriebsurlaub hat. Oder Sie benötigen aufwendig anzufertigende Komponenten eines externen Projektteilnehmers. All dies sind Risiken, die den Projektverlauf negativ beeinflussen. Berücksichtigen Sie diese Fakten in ihrem Projektplan und planen Sie Ressourcen und alternative Lösungen ein.

Wann – die zeitlichen Deadlines des Projektes

Nun befinden Sie sich auf der Zielgeraden und bald haben Sie es geschafft. Der letzte Punkt ist die genaue Betrachtung der zeitlichen Projektziele, der sogenannten Deadlines. In vielen Fällen erhalten Sie den Endtermin durch ein internes Gremium oder den Kunden vorgegeben. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie alle Teilziele des Projektes unter Berücksichtigung des fixierten Termins im Projektplan berücksichtigen.

Da Ihre aktuelle Aufgabe die Projektplan-Erstellung ist, reicht eine grobe Zeitplanung aus. Die Feinplanung aller Fertigstellungstermine führen Sie zu einem späteren Zeitpunkt während der konkreten Projektplanungsphase durch. Zeitgleich definieren Sie jedoch die wichtigen Meilensteine, die unverzichtbare Prüfpunkte darstellen.

Wie viel darf das Projekt kosten?

Mit der Gestaltung des Projektplan-Punktes Budget sind Sie am Ziel angelangt. Nur mehr wenige Fragen, die Sie sich stellen, um diesen wichtigen Punkt vorerst abzuhaken. Bevorzugt ist das verfügbare Budget für ein Projekt vorgegeben und Sie als Projektleitung übernehmen die Kosten aus dem durch den Vertrieb erstellten Angebot. Ist dies nicht der Fall, dann müssen Sie wohl oder übel eine Kostenplanung durchführen.

Folgen Sie den einzelnen Schritten Step by Step und erarbeiten Sie professionelle und perfekt auf die Anforderungen Ihrer Projekte abgestimmte Projektpläne.

Fotoquelle Titelbild: © Fotolia/Rawpixel.com

Merken

Merken

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.