So vereinfachen Sie die Planung und Umsetzung komplexer Projekte

Viele Projekte sind an Komplexität kaum zu überbieten. Umso wichtiger ist es deshalb, bei der Projektplanung auf eine gewissenhafte und professionelle Umsetzung zu achten. Wie das am besten geht und warum sowohl die Einteilung eines Projekts in verschiedene Phasen als auch die Erstellung eines Projektstrukturplans so wichtig sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wie ein Phasenmodell die Komplexität Ihres Projekts reduzieren kann

Vor dem Hintergrund der steigenden Ansprüche, die an das Projektmanagement gestellt werden, hat es sich bewährt, umfangreiche Projekte in verschiedene Projektphasen einzuteilen, mit deren Hilfe die Komplexität eines jeden Vorhabens deutlich reduziert werden kann.
Grundsätzlich erfolgt diese Einteilung, indem längere Zeiträume in überschaubare Abschnitte gegliedert werden, an deren Ende immer bestimmte Ereignisse eintreten oder vorher definierte Ergebnisse erreicht werden sollen.

Aus Erfahrung hat sich etwa folgendes Modell bewährt, das entsprechend Ihrer individuellen Anforderungen jederzeit leicht abgeändert werden kann:

Ist-Analyse -> Zielplanung -> Pilotanwendung -> Evaluierung Pilotversuch -> Umsetzung Gesamtkonzept -> Evaluierung Gesamtkonzept

Was hat es mit den einzelnen Phasen auf sich?

Sachlich von anderen Abschnitten getrennt, können die verschiedenen Projektphasen als zeitlich aufeinanderfolgende Überaufgaben gesehen werden, die wiederum in viele kleinere Aufgabenbestandteile eingeteilt sind. Gehen wir davon aus, dass Sie sich in der Phase der Ist-Analyse befinden, könnte es sich dabei beispielsweise um Punkte wie die Auftragsbesprechung, die Analyse des Auftrags, Zielformulierungen und die Erarbeitung eines Umsetzungsplanes handeln.

Je nach Komplexität Ihrer Projektplanung ist es auch möglich, dass im Sinne der Planungssicherheit gegebenenfalls noch weitere Unterteilungen in Subaktivitäten erforderlich werden.

Wann gilt eine Phase als beendet?

Die einzelnen Unterpunkte sind abgehakt, also kann es weitergehen – oder etwa nicht? Nein, so einfach ist es nicht. Um eine professionelle Projektplanung zu gewährleisten, werden die Übergänge zwischen den verschiedenen Phasen üblicherweise mit Meilensteinen gekennzeichnet. Konkret bedeutet das, dass eine Projektphase erst dann als beendet gilt und die nächste Überaufgabe in Angriff genommen werden kann, wenn ein bestimmtes vorher definiertes Etappenziel erreicht wurde oder ein bestimmtes Ereignis eingetreten ist.

Nehmen wir den einfachsten Fall und den Übergang von der Ist-Analyse zur Ziel-Planung kann der Meilenstein beispielsweise darin bestehen, dass die in der ersten Phase konzeptionierte Planung freigegeben werden muss.

Woher wissen Sie, ob ein bestimmtes Phasenmodell zu Ihrer Projektplanung passt?

Bevor Sie das hier vorgestellte oder ein anderes Phasenmodell anwenden, sollten Sie sich darüber bewusstwerden, ob es zu Ihren spezifischen Anforderungen passt. Folgende Fragen haben sich in diesem Zusammenhang als hilfreich erwiesen:

  • Ist das Phasenmodell verständlich und nachvollziehbar?
  • Bietet es ein gemeinsames Verständnis für alle Beteiligten und Betroffenen?
  • Ist es für das konkrete Projekt in der konkreten Situation als Orientierung hinreichend genau und passend?
  • Sind die wichtigen, im weiteren Projektverlauf erforderlichen Entscheidungen klar erkennbar?

Nur wenn Sie jede einzelne dieser Fragen positiv beantworten können, sollten Sie das für Ihre Projektplanung vorgesehene Phasenmodell verwenden. Andernfalls ist es sinnvoll, das Grobkonzept beispielsweise durch das Weglassen oder Hinzufügen von Phasen beziehungsweise durch inhaltliche Änderungen an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Wie ein Projektstrukturplan Ordnung in Ihre Projektplanung bringt

Je mehr Menschen an einem Projekt beteiligt sind und je komplexer die Aufgabenstellung, desto wichtiger ist es auch, Ordnung in die verschiedenen Aufgabengebiete zu bringen. Ein Projektstrukturplan kann ihnen dabei helfen, indem er nicht nur alle Elemente eines Projekts, sondern auch die damit verbundenen Beziehungsebenen übersichtlich abbildet.

Was sind überhaupt Strukturen, und wofür sind sie gut?

Grundsätzlich sind Strukturen ein Schlüsselelement, wenn es darum geht, Ordnung zu schaffen.  Bezogen auf die Projektplanung sollten sie folgende Aufnahmen übernehmen:

  • Aufgaben an Projektbeteiligte zuteilen
  • Produkte an Projektbeteiligte zuteilen
  • Übersicht behalten
  • Gesamtheitliche und nachvollziehbare Optimierung und Steuerung
  • Vereinbarungen erstellen und Aufträge formulieren
  • Vergleichbarkeit von Kenngrößen schaffen
  • Projektinformationen beziehungsweise Projektwissen zugänglich machen
  • Projektdokumentation geordnet verwalten

Wie funktioniert das Erstellen eines Projektstrukturplans genau?

Um die oben aufgeführten Aufgaben bestmöglich umsetzen zu können, sollten Sie der Erstellung eines Projektstrukturplans eine möglichst hohe Priorität einräumen.

Generell gilt, dass ein Projekt im Rahmen der Projektstrukturierung in verschiedene Teilaufgaben oder Teilprojekte und Arbeitspakete unterteilt wird. Teilaufgaben oder Teilprojekte sind Elemente, die weiter unterteilt werden müssen; Arbeitspakete sind Elemente, die sich im Projektstrukturplan auf der untersten Ebene befinden und deshalb nicht weiter gegliedert werden. Beachten Sie bei Ihrer Projektplanung in jedem Fall, dass jeder Vorgang mindestens ein Arbeitspaket nach sich ziehen muss.

Wie das genau aussehen kann, sehen Sie in folgendem Modell:

 

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Was sind die wesentlichen Merkmale von Arbeitspaketen?

Arbeitspakete sind das kleinste Element in einem Projektstrukturplan. Sie beinhalten eine definierte Leistung mit einem entsprechenden Bedarf an Ressourcen und Kosten, die eindeutig und kontrollfähig beschrieben sein muss.
Weitere Merkmale von Arbeitspaketen sind:

  • enthält eine abgeschlossene Leistung, die sich eindeutig gegen andere Arbeitspakete 
 abgrenzt
  • schließt notwendigerweise mit einem definierten Ergebnis ab
  • kann – mit Ausnahme der obersten – auf allen Gliederungsebenen liegen
  • muss eindeutig einer Organisationseinheit, einem internen oder externen Vertragspartner zugeordnet werden können
  • es gibt nur einen Verantwortlichen für jedes Arbeitspaket
  • soll über eine Code-Nummer eindeutig identifiziert werden

Wie lassen sich Strukturen gliedern und welche Vorgehensweisen gibt es?

Da sich Projekte inhaltlich meistens gravierend voneinander unterscheiden, gibt es unterschiedliche Strukturen, die sich etwa in folgende Gesichtspunkte gliedern lassen

  • Objektorientiert: Woran ist etwas zu tun? Beispiel: Motor, Achse
  • Funktionsorientiert: Was ist zu tun? Beispiel: Berechnung, Konstruktion
  • Phasenorientiert
  • Gemischtorientiert

Zur Erstellung des Projektstrukturplans können Sie bei Ihrer Projektplanung zwei mögliche Vorgehensmodelle verfolgen. Entweder Sie schließen ausgehend von dem Besonderen auf das Allgemeine (Bottom up) oder umgekehrt vom Allgemeinen auf das Besondere. Das könnte dann ungefähr so aussehen:

Screenshot 02-05-2016

Bildquelle Titelbild: © Fotolia 2016/ mapoli-photo

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