Projektstrukturplan erstellen © FERNANDO BLANCO CALZADA/Shutterstock.com

So einfach können Sie einen Projektstrukturplan erstellen

Einen Projektstrukturplan zu erstellen ist nicht nur sinnvoll, sondern auch ganz einfach – wenn Sie diese Anleitung Schritt für Schritt befolgen. Als Branchenkenner werden Sie folgendem Satz sicher zustimmen: Projekte in der Automobilindustrie sind mitunter eine ziemlich komplexe Angelegenheit! Das liegt nicht nur daran, dass hier Beteiligte aus verschiedenen Abteilungen mit Vertretern von externen Zulieferern und Kooperationspartnern zusammenkommen. Für gewöhnlich besteht zusätzlich ein sehr hoher Zeit- und Erfolgsdruck. Angesichts dieser komplexen Anforderungen ist eine sorgfältige Planung das A und O eines erfolgreichen Projektablaufs.

Hier kommt der Projektstrukturplan ins Spiel!

Ein Projektstrukturplan, kurz PSP, ist ein hilfreiches Instrument, das Sie auf dem Weg zum erfolgreichen Projektabschluss sicher in der Spur hält. In diesen Plan tragen Sie alle Aufgaben ein, die im Zuge eines Projekts zu erledigen sind. Das Ergebnis ist eine hierarchisch gegliederte Übersicht, die Ihr Projekt in kleine plan- und kontrollierbare Einheiten zerlegt. Im Englischen wird ein Projektstrukturplan deshalb treffenderweise als Work Breakdown Structure (WBS) bezeichnet. Sinn und Zweck eines solchen Plans ist es, die komplexe Struktur eines Projekts anschaulich zu machen und in leicht verdauliche Portionen zu unterteilen.

Das klingt für Sie nach einer komplizierten Aufgabe? Keine Sorge! Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie Schritt für Schritt einen mustergültigen Projektstrukturplan erstellen.

Wann und warum Sie einen Projektstrukturplan brauchen

Wenn Sie ein Projekt planen, kommt unweigerlich der Zeitpunkt, an dem Sie die komplexen Arbeitsprozesse in eine übersichtliche Struktur überführen müssen.

Das ist in der Regel dann der Fall, wenn Sie die Ziele des Projekts festgelegt, alle Beteiligten an Bord geholt, mögliche Risiken und Stakeholder analysiert und den Projektphasenplan erstellt haben (So weit waren Sie noch gar nicht? Dann lesen Sie hier, wie Sie Projekte effektiv planen und umsetzen).

Jetzt wird es endlich konkret: Ein Projektstrukturplan muss her!

Im Laufe eines Projekts hilft Ihnen der PSP dabei,

  • allen Beteiligten die Struktur des Projekts zugänglich und anschaulich zu machen.
  • den Überblick über einzelne Arbeitsprozesse und Verantwortlichkeiten zu behalten.
  • eine einheitliche Struktur für Zuständigkeiten, Abläufe und Termine zu etablieren.

 

PSP erstellen: Diese Gliederungselemente benötigen Sie

Wer einen Projektstrukturplan erstellen will, muss erst mal die folgenden Gliederungselemente kennen:

Projektname

Auf der höchsten Ebene steht der Name des Projekts bzw. das anvisierte Endprodukt. Das könnte zum Beispiel die Konstruktion eines neuen technischen Bauteils sein oder ein Großprojekt wie die Entwicklung eines neuen Serienmodells der Automarke XY.

Teilprojekte

Jedes Projekt lässt sich in mehrere Teilprojekte zerlegen. Für die Entwicklung eines neuen Serienmodells ließen sich etwa die Teilprojekte „Karosserie“, „Elektronik“, „Fahrwerk“ und „Antrieb“ definieren.

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Teilaufgaben

Im Rahmen von großen Projekten kann es notwendig sein, eine weitere Zwischenebene einzufügen, bevor Sie sich mit den konkret anfallenden Einzeltätigkeiten befassen. Die Karosserie eines Autos zum Beispiel besteht (vereinfacht ausgedrückt) aus einem Rohbau, einer Außenhülle und der Innenausstattung. Die Ausgestaltung dieser Bestandteile ist jeweils für sich genommen eine abgrenzbare Teilaufgabe, die sich wiederum in mehrere Arbeitspakete unterteilen lässt.

Arbeitspakete

Arbeitspakete bilden die kleinste Einheit und zugleich das Fundament eines jeden Projektstrukturplans. Sie dienen dem Projektmanager zum Delegieren von Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Im Unterschied zu den höheren Ebenen enthalten sie konkrete Angaben zu den anfallenden Einzeltätigkeiten, den Verantwortlichkeiten und den erforderlichen Ergebnissen.

Ein Arbeitspaket

  • umfasst alle Einzeltätigkeiten, die sachlich zusammengehören
  • ist in Bezug auf Umfang plan- und kontrollierbar
  • lässt sich eindeutig von anderen Arbeitspaketen abgrenzen
  • lässt sich optimalerweise einem einzelnen Verantwortlichen bzw. einer Abteilung zuordnen
  • schließt mit einem vordefinierten Ergebnis ab

In 5 Schritten zum mustergültigen Projektstrukturplan

Sie haben jetzt das nötige Rüstzeug zum Erstellen eines Projektstrukturplans. Höchste Zeit also, zur Tat zu schreiten!

Schritt 1: Gliederungsform wählen

Ein Projekt lässt sich aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Je nachdem, welche Perspektive Sie einnehmen, verändern Sie die Gliederung Ihres Projekts auf der Ebene der Teilprojekte.

Man unterscheidet zwischen folgenden Gliederungsformen:

  • Objekt- oder produktorientiert: Aus welchen Einzelprodukten besteht das Zielprodukt?
  • Funktionsorientiert: Welche Aufgaben fallen an?
  • Phasenorientiert: Aus welchen Phasen besteht ein Projekt?
  • Gemischtorientiert

Entscheiden Sie sich für die Gliederungsform, die aus Ihrer Sicht am besten zu Ihrem Projekt passt. Es kann auch sinnvoll sein, mehrere Varianten auszuprobieren. Letztlich sollten Sie sich aber aus pragmatischen Gründen für eine Projektstruktur entscheiden.

Übrigens, egal für welche Gliederungsform Sie sich entscheiden: Die Arbeitspakete bzw. die Einzeltätigkeiten eines Projekts bleiben immer dieselben.

Schritt 2: Darstellungsform wählen

Die Darstellungsform Ihres Projektstrukturplans sollte die hierarchische Struktur der Gliederung sichtbar machen. In den meisten Fällen werden Sie sich vermutlich für eine Baumstruktur entscheiden, weil diese durch die grafischen Elemente eine hohe Anschaulichkeit gewährleistet.

Grundsätzlich ist aber auch eine eingerückte Listenansicht möglich. Diese hat einen Vorteil in puncto Lesbarkeit, vor allem wenn Sie eine komplexe Projektstruktur mit vielen Einzeltätigkeiten darstellen wollen. Denkbar ist auch eine Kombination, bei der Sie die Hauptstruktur als Baumdiagramm darstellen und die Arbeitspakete als eingerückte Liste.

Tipp: Für die Diskussion im Workshop bietet es sich an, erst mal mit Post-it Notes auf einem Whiteboard zu arbeiten, um flexibel zu bleiben. Später können Sie eine grafische Abbildung unter Einsatz verschiedener Programme wie z. B. MS Excel oder MS Power Point erstellen. Der yED Graph Editor ist ein kostenloses Programm zum einfachen Erstellen von Diagrammen (zum Download).

Schritt 3: Top-down oder Bottom-up?

Sie können den Projektstrukturplan ausgehend vom Allgemeinen zum Besonderen (Top-down) oder vom Besonderen zum Allgemeinen (Bottom-up) entwickeln.

  1. Top-down: Unterteilen Sie die Hauptaufgabe in Teilprojekte, Teilaufgaben und zuletzt in einzelne Arbeitspakete.
  2. Bottom-up: Hier fangen Sie mit der untersten Ebene an. Ermitteln Sie dafür – beispielsweise im Rahmen eines Workshops – zunächst alle notwendigen Einzeltätigkeiten und bündeln Sie diese dann zu Arbeitspaketen.

Schritt 4: Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete bestimmen

Für diesen Schritt trommeln Sie am besten alle Beteiligten in einem Workshop zusammen. Denn eines wollen Sie an dieser Stelle auf jeden Fall vermeiden: Kollegen, die für das Gelingen des Projekts wichtig sind, an diesem entscheidenden Punkt zu übergehen – und womöglich die ein oder andere Aufgabe zu übersehen.

Mithilfe der Bottom-up-Methode gehen Sie so vor:

  1. Listen Sie zunächst alle Einzeltätigkeiten auf, die für den Projektabschluss notwendigerweise zu erledigen sind.
  2. Bündeln Sie anschließend zusammenhängende Einzeltätigkeiten zu Arbeitspaketen und weisen Sie jedem Paket einen Verantwortlichen zu.
  3. Fassen Sie zusammengehörige Arbeitspakete zu einem Teilprojekt oder – falls Sie eine weitere Zwischenebene benötigen – zu einer Teilaufgabe zusammen.

Tipp: Nicht übertreiben! Eine möglichst kleine Anzahl an Arbeitspaketen unterstützt Sie dabei, die Übersicht zu bewahren. Grundsätzlich gilt: Definieren Sie so viele Pakete wie nötig und so wenige wie möglich.

Schritt 5: Elemente codieren

Im Rahmen von größeren Projekten ist es hilfreich, jedem Element im Projektstrukturplan einen Code zuzuordnen, der auch dessen hierarchische Position widerspiegelt. Das ermöglicht Ihnen die schnelle Identifikation einzelner Elemente in internen Kommunikationsabläufen.
Ein Projekt A könnte also beispielsweise die Teilprojekte A1, A2 und A3 enthalten. Die Arbeitspakete unter Teilprojekt A1 könnten Sie dann als A1.1, A1.2, usw. codieren.

Sie haben es geschafft!

Der fertige Projektstrukturplan liegt vor Ihnen, und Sie können nun ein ganzes Stück weit gelassener auf das Projekt blicken. Und das aus guten Gründen:

  • Ein Projektstrukturplan ist die perfekte Basis für erfolgreiches Projektmanagement.
  • Die interne Kommunikation basiert jetzt auf einem gemeinsam erstellten Bezugsrahmen.
  • Sie haben klare Abläufe festgelegt und Verantwortlichkeiten delegiert.
  • Abläufe, Termine, Kosten und Ressourcen lassen sich auf dieser Grundlage hervorragend planen.

Einem weitestgehend reibungsfreien Projektablauf steht nun also nichts mehr im Wege. Vor allem, wenn Sie diese 5 Anfängerfehler von Projektmanagern vermeiden.

 

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