Projektteam © Von Rawpixel.com /shutterstock.com

Erfolgsorientierung und “Wir-Gefühl”: So stellen Sie das passende Projektteam zusammen

Der Erfolg eines Projekts steht und fällt mit seinen Mitarbeitern. Das Projektteam muss deshalb sorgsam zusammengestellt werden. Doch diese Aufgabe empfinden viele Verantwortliche als ausgesprochen schwierig. Wir möchten Ihnen helfen, diese Herausforderung erfolgreich zu meistern. Deshalb erfahren Sie in diesem Beitrag, worauf Sie bei der Auswahl Ihrer Teammitglieder besonders achten sollten und was die Gefahren der “Fehlerquelle Mensch” sind.

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Grundsätzlich: Zielsetzung des Projekts bestimmt die Zusammensetzung des Teams

Ein Projektteam wird in der Regel aus drei Quellen “gespeist”. Einmal werden Mitarbeiter aus der Linienorganisation abgezogen. Zweitens kommen externe Kräfte dazu. Drittens können Mitglieder aus gerade beendeten Projekten hinzugezogen werden. Welche Mitarbeiter es genau sein sollten, bestimmt die Zielsetzung des Vorhabens. An dieser Stelle passiert häufig bereits ein erster Fehler: Die Rollen im Projekt müssen vor der Rekrutierung des Personals klar definiert werden.

Vereinfacht gesagt: Sie müssen wissen, für was für einen Job Sie möglichst qualifiziertes Personal suchen. Es kann nicht sein, dass Sie im Nachhinein Rollen an Personen zuweisen, die einigermaßen gut dazu passen. Dies mag für Sie logisch erscheinen, ist aber nicht selbstverständlich. Verantwortliche aus der Linienorganisation kommen beispielsweise häufig auf Projektverantwortliche zu und bieten Personal an. Froh, einem Konflikt bei der Rekrutierung aus dem Weg gehen zu können, akzeptieren Sie – und haben möglicherweise einen Mitarbeiter bekommen, den Sie eigentlich nicht brauchen können.

Stellen Sie deshalb exakte fachliche Anforderungen an die Mitglieder Ihres Projektteams auf. Und halten Sie sich an diese – auch, wenn das zu einem Konflikt mit dem Verantwortlichen in der Linienorganisation führt, weil Sie Personal anfragen, das dort eigentlich ebenfalls benötigt wird.

Diese Fähigkeiten sollten die Mitarbeiter Ihres Teams insgesamt mitbringen

Harold Kerzner verdanken wir eine wissenschaftliche Aufstellung von Mitarbeiter-Qualitäten, durch die ein Projektteam erfolgreich arbeitet. Diese Liste ist allgemein eine gute Hilfe bei der Rekrutierung der künftigen Team-Mitglieder. Gefragt sind:

  • Arbeitseffizienz
  • Innovatives Denken
  • Engagement
  • Teamfähigkeit
  • Fähigkeit zur Konfliktlösung
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Hohes auf Gegenseitigkeit beruhendes Vertrauen
  • “Wir-Gefühl”
  • Hohe Moral
  • Fähigkeit, unterschiedliche Perspektiven einzunehmen

Der Spezialist empfiehlt zudem, besonders darauf zu achten, dass die persönlichen Ziele der Team-Mitglieder mit denen des Projekts konvergieren. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie nur solche Personen in das Projektteam berufen sollten, die diesen Schritt für sich als Chance und nicht als Hindernis sehen.

Kerzner hat zudem auch eine “Negativ-Liste” erstellt. Treffen Sie auf Personen, auf die folgende Beschreibungen zutreffen, nominieren Sie diese nicht bzw. ziehen Sie diese schnellstmöglich wieder ab:

  • Niedrige Leistungsbereitschaft
  • Kein Verpflichtungsgefühl gegenüber dem Projekt
  • Hang zu Ränkespielen, Manipulationsversuchen, etc.
  • Konflikte werden um jeden Preis vermieden und nicht produktiv ausgetragen
  • Versteckte Sabotage
  • Desinteresse
  • Zeitschinderei
  • Hang zur Grüppchenbildung
  • Lethargie

Der richtige Projektleiter für das Projektteam

Sicher wissen Sie, dass es von Projekt zu Projekt Unterschiede gibt, wer die tatsächliche Zusammensetzung des Teams bestimmt. Mal hat der Projektleiter die absolute Hoheit, mal wird das Projektteam “von oben” rekrutiert. Der Projektleiter ist dann die Position, die als erste gefüllt wird. Ihm wird anschließend eine Mitsprache eingeräumt, wer ansonsten noch ins Boot geholt wird. Keinesfalls hat er aber die absolute Personalhoheit über das Projektteam.

Die Position des Projektleiters zu besetzen, ist eine anspruchsvolle Aufgabe, da dieser eigentlich widersprüchliche Qualitäten in sich vereinen muss. Immer wieder zeigen Studien (und Erfahrungsberichte), dass ein Projektleiter führen können muss, ohne wirklich Chef zu sein. Team-Mitarbeiter wünschen sich, dass ihr Projektleiter mit ihnen auf Augenhöhe operiert, aber zugleich Struktur gibt. Er soll über eine natürliche Autorität verfügen, die er nicht ausspielen muss. Der einfachste Weg, um dies zu erreichen, ist nach Ansicht vieler Projektmitarbeiter die fachliche Qualifikation. Wenn der Projektleiter als Experte wahrgenommen wird und beispielsweise auch über große Erfahrungen in der Rolle verfügt, hat er einen besonders guten Stand bei seinen Mitarbeitern.

Der “Fehler Mensch” bei der Zusammenstellung des Projektteams

Wenn Sie schon einmal ein Projektteam zusammengestellt haben, können Sie den folgenden Satz sicher bestätigen: Ohne Empfehlungen geht es nicht. Es müsste schon ein großer Zufall sein, dass Sie genau die Personen kennen, die ideal für das geplante Vorhaben passen. Die Frage lautet allerdings: Woher kommen die Empfehlungen? Unerfahrene Projektleiter neigen beispielsweise dazu, auf Ratschläge von Mitarbeitern zu hören, die sie bereits berufen haben.

Dabei besteht jedoch eine große Gefahr: Mitarbeiter tendieren dazu, ihre Freunde zu empfehlen, mit denen sie gerne arbeiten würden. Die tatsächliche Qualifikation ist dabei von nachrangiger Bedeutung. Im schlimmsten Fall haben Sie auf diese Weise unterschiedliche Grüppchen im Projektteam und die einzelnen Mitarbeiter verfügen nicht über die Kompetenzen, ihre Arbeit zufriedenstellend zu erledigen.

Suchen Sie deshalb vor allem Rat bei anderen Projektleitern und Führungskräften im Unternehmen, die vielfach bewiesen haben, dass Sie diesen vertrauen können.

Falsche Zusammenstellung: Reagieren Sie schnell

Abschließend noch ein Tipp: Wenn Sie zu der Erkenntnis gekommen sind, dass Ihr Projektteam falsch zusammengestellt ist, reagieren Sie schnell. Verschleppen Sie die Korrektur nicht. In der Findungsphase (die ersten drei Monate) ist ein Personaltausch wesentlich weniger schmerzhaft und folgenreich, als wenn sich das Team schon aufeinander eingespielt hat. Die Überlegung, dass ein bestimmter Mitarbeiter sich vielleicht doch noch zu einem wertvollen Team-Mitglied entwickelt, ist verständlich und ehrenhaft. Doch zu viel Zeit dürfen Sie sich mit dem Blick auf den Gesamterfolg nicht geben. Erkennen Sie beispielsweise, dass ein Mitarbeiter das unverzichtbare “Wir-Gefühl” Ihres Teams nachhaltig stört, reagieren Sie.

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