Projektzeitplan ©fotolia 2016/WoGi

Der Projektzeitplan als Schlüsselelement des Projektmanagements

Ein Projektzeitplan ist für die korrekte Projektplanung unersetzlich. Meist bestehen Projekte aus mehreren Phasen, die innerhalb eines vorgegebenen zeitlichen Rahmens abgearbeitet werden. Als Projekteröffnung dient die Projektidee, die gleichzeitig den zeitlichen Start des Projektes signalisiert. Der Projektabschluss zu einem definierten Zeitpunkt symbolisiert das Projektende. Innerhalb dieser beiden Ankerpunkte liegen die verschiedenen Projektphasen und die einzelnen Arbeitspakete, die sich in Folge in verschiedene Arbeitsschritte unterteilen. Diese Arbeitspakete einschließlich der darin enthaltenen Arbeitsschritte müssen einer realistischen Aufwandseinschätzung und dem damit verbundenen zeitlichen Aufwand unterzogen werden.

Ablaufplanung als Grundlage für den Projektzeitplan

Die Basis für die Ablaufplanung und dem daraus resultierenden Projektzeitplan bildet die Projektstruktur. Innerhalb dieser Struktur erfolgt unter anderem die Definition aller Projektbeteiligten sowie die Zuteilung der verschiedenen Aufgaben. Die einzelnen Aufgaben präsentieren sich in Form sogenannter Arbeitspakete, die Sie abhängig von der Projektgröße in einzelne Arbeitsschritte aufteilen. Diese Zerlegung eines großen Projektes in viele kleine Teilaufgaben erleichtert die Erstellung eines realistischen Projektzeitplans erheblich und gewährleistet im Rahmen einer durchdachten Projektsteuerung die Einhaltung der einzelnen Fertigstellungstermine.

Projektzeitplan ohne Ablaufplan nicht realisierbar

Die Ablaufplanung besitzt innerhalb des Projektmanagements einen hohen Stellenwert. Sie definiert die logischen Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitsschritte. Dadurch gibt sie bereits eine grobe zeitliche Planung vor. Denn es ist definitiv nicht sinnvoll, Arbeitsschritt D, der in Abhängigkeit zum Ergebnis des Arbeitsschritt B steht, terminlich vor diesem einzureihen. Während solch logische Zusammenhänge bei sehr kleinen Projekten ohne Ablaufplanung erkennbar sind, ist dies bei der Komplexität großer Projekte unmöglich. Einer von vielen Gründen, der für ein strukturiertes Projektmanagement einschließlich einem detaillierten Projektzeit- und Ablaufplan spricht.

Von Variablen und Konstanten in Projektzeitplänen

Nachdem alle Arbeitsschritte logisch geordnet wurden und die Ablaufplanung abgeschlossen ist, erfolgt die Feinabstimmung im Projektzeitplan, der durch den Projektbeginn und den Projektabschluss begrenzt ist. Nicht immer sind Projektbeginn und Projektabschluss Konstanten, sondern zum Teil variabel. Dies trifft vor allem auf den Projektbeginn mit seinen zahlreichen Abhängigkeiten von außen zu. Der Projektabschluss ist im Normalfall eine Konstante, die vor allem bei schlechter Planung häufig zur Variablen wird und unter Umständen hohe Kosten verursacht. Berücksichtigen Sie bei Ihrem Projektzeitplan, dass zuverlässig eingehaltene Termin-Konstanten, umgeben vom richtigen Zeitrahmen, wichtige Kriterien für den Projekterfolg darstellen.

Die Feinplanung und Optimierung der einzelnen Termine

Oft wird im Rahmen der Feinabstimmung der verschiedenen Termine erkannt, dass die Gesamtheit der verplanten Zeit für die einzelnen Arbeitsschritte den vorgegebenen Zeitrahmen sprengt. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, das vorgegebene Zeitlimit einzuhalten. Sie überprüfen die gesamte Projektstruktur und die einzelnen Abläufe. Oft ist hier noch Optimierungspotenzial vorhanden. Alternativ können zusätzlich die einzelnen Ausführungszeiten gekürzt werden. Dies trägt jedoch ein Risiko in sich. Je mehr sich die Ausführungszeiten verkürzen, umso höher ist das Risiko, dass diese nicht eingehalten werden können. Ursachen dafür können eine ungeplante Abwesenheit der für die Durchführung verantwortlichen Mitarbeiter sein, eine zu hohe Arbeitsbelastung und andere Gründe.

Projektzeitpläne stehen unter kontinuierlicher Überprüfung

Unabhängig davon, wie gut sich der Projektzeitplan im Projektmanagement-Tool präsentiert, ist während des gesamten Projektes eine kontinuierliche Überprüfung unverzichtbar. Zu viele zu Projektbeginn unbekannte Faktoren können sich als störende Einflüsse zeigen, die den planmäßigen Projektfortschritt behindern und die im Projektzeitplan definierten Zeiten außer Kraft setzen. Durch die zahlreichen Abhängigkeiten der Arbeitsschritte wirkt sich die Verzögerung innerhalb eines einzigen Arbeitspaketes unmittelbar auf mehrere Arbeitspakete und die Abarbeitung der darin enthaltenen Aufgaben aus. Für diesen Zweck sind die Soll-Termine in Form von Meilensteinen im Projektzeitplan deutlich erkennbar eingetragen. Die Überprüfung erfolgt durch das Termincontrolling.

Von Bedeutung ist, dass jedem Projektteilnehmer die Bedeutung dieser SOLL-Termine klar kommuniziert wird und sie respektieren, dass es sich um verpflichtende Termine handelt.

Zeitrahmen nicht zu eng stecken für hochwertige Projektergebnisse

Wie bereits erwähnt, sollte der Zeitrahmen für die einzelnen Aufgaben im Projektzeitplan nicht zu eng gesteckt werden. Faktoren wie bereits eingetragene Abwesenheiten wie Urlaube, Dienstreisen oder Fortbildungsveranstaltungen müssen genauso berücksichtigt werden wie eine Zeitreserve für ungeplante Ausfälle.

Eine einfache Checkliste bietet Ihnen zusätzliche Unterstützung, um den Zeitplan für Ihr Projekt während dessen Erstellung und Optimierung nochmals auf seine Durchführbarkeit zu überprüfen.

  • Ist die Aufwandseinschätzung für jede Tätigkeit realistisch?
  • Sind alle Aufgaben korrekt zugeordnet?
  • Anfangs- und Endtermin für jedes Arbeitspaket wurden definiert.
  • Sind feste Termine für das Berichtswesen eingeplant?
  • Definition von Vorgängen oder Arbeitspaketen, die notfalls verschoben werden können.

Vor allem der letzte Punkt kann sich als wertvoll erweisen, wenn zusätzliche Optimierungsmaßnahmen zu ergreifen sind, von denen im Vorfeld noch Abstand genommen wird, um den Druck auf die Projektbeteiligten nicht bereits mit dem Projektstart zu stark zu erhöhen.

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