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Fünf Ideen, um Projektziele SMART zu definieren

Die SMART-Formel ist im Projektmanagement bereits seit Jahren verbreitet. Sie ist allerdings keineswegs ein “alter Hut”. Tatsächlich bereitet ihre Umsetzung vielen Projektverantwortlichen große Probleme. Wir haben für Sie fünf Ideen zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, Projektziele smart zu definieren. Grundsätzlich geht es darum, Unschärfe zu vermeiden und eine angemessene Form der Selbstkontrolle auszuüben

Einfach verständlich erklärt: Die SMART-Formel

S = Spezifisch: Es wird festgelegt, was exakt erreicht werden soll. Es muss bei einem neuen Produkt beispielsweise genauestens festgelegt werden, welche Eigenschaften es besitzen soll. Zudem muss festgehalten werden, wer am Projekt beteiligt ist und wie das Ziel erreicht werden soll.

M = Messbar: Es dürfen nur Ziele erreicht werden, deren Erfolge sich messen lassen. Es muss festgehalten werden, wie die Zielerreichung gemessen wird. Zudem geht es um Grenzwerte: Ab welchem Messwert ist beispielsweise das Ziel erreicht? 

A = Akzeptiert, angemessen, aktiv: Das “A” steht gleich für eine ganze Reihe von Wörtern. Grundsätzlich geht es darum, dass ein Projektziel vom Team zum einen als angemessen angenommen wird und zugleich auch noch motivierend wirkt. 

R = Realistisch: Eigentlich ist dieser Punkt selbsterklärend, doch berichten gescheiterte Projekte immer wieder, dass es genau an dieser Stelle ein Problem gegeben hätte. Ziele müssen realistisch sein. Wer nicht erreichbare Vorstellungen verfolgt, wird scheitern. 

T = Terminiert: Es muss klar sein, bis wann das Ziel erreicht werden soll. Der Zeitrahmen muss als verbindlich für alle Beteiligten ersichtlich sein. 

Projektziele smart definieren: Fünf Ideen als Unterstützung

1. Alle Elemente der Formel hängen zusammen

Erstaunlich häufig taucht die Frage auf, ob wirklich alle Buchstaben der Formel berücksichtigt werden müssen. Wie die obige Übersicht allerdings deutlich zeigt, hängen alle Elemente untrennbar zusammen. Zur Verdeutlichung: Nur realistische Ziele werden vom Team akzeptiert. Um eine Einschätzung darüber abgeben zu können, ob ein Ziel realistisch ist, muss es spezifisch erklärt werden. Genaue terminliche Vorgaben sind für den Realismus ebenfalls unverzichtbar. Zudem müssen Fortschritte messbar sein. Um Projektziele smart zu definieren, ist es deshalb unverzichtbar, wirklich alle Elemente der Formel zu berücksichtigen.

2. Die SMART-Formel gilt auch für Teilziele

Die Realität in der Projektarbeit ist, dass es nicht nur Großziele gibt. Tatsächlich werden diese in der Regel in verdauliche Teilziele zerlegt. Wer beispielsweise eine neue Software auf den Markt bringen möchte, legt als Teilziele fest, welche Funktionen diese beherrschen soll. Die Teilziele werden dann nach und nach abgearbeitet. Für die Teilziele kommt die SMART-Formel allerdings häufig nicht zum Einsatz – aus eigentlich unverständlichen Gründen. Schließlich hat sie hier ganz genau wie für die Großziele ihre Berechtigung. Deshalb gilt: Wenn Sie Projektziele smart definieren, dann gilt dies für alle Pläne und nicht nur für die großen Linien. 

3. Kurztitel können helfen

Diese Idee berührt die alltägliche Arbeit mit der SMART-Formel. Viele Projektverantwortliche scheuen sich davor, diese einzusetzen, weil die Zielvorgaben dann ausgesprochen umfangreich werden. Sie beklagen mangelnde Transparenz. Die Fülle der Dinge, die für die Zielsetzungen zu berücksichtigen seien, gehe zu Lasten der Arbeitseffizienz, lautet eine häufige Kritik. Übergeordnete Entscheidungsträger im Unternehmen wollten außerdem keine ganze Dokumentation über die Projektziele bekommen, sondern wünschten sich kurze und knackige Aussagen.

Kurztitel haben sich als wirkungsvolle Lösung für dieses Problem erwiesen. Sie erstellen solche knappen Zusammenfassungen für alle Elemente der Formel und lösen sie in einer umfangreichen Dokumentation auf. Als Beispiel: Ein Haus von 260 Quadratmetern soll innerhalb von 30 Monaten bei einer bestimmten Adresse gebaut werden und dies für einen Betrag X. Es soll zudem spezifische Charakteristika aufweisen, beispielsweise eine Fußbodenheizung. Als Kurztitel würde sich: “Haus, 260qm, 30 Monate, X Euro, FBH” anbieten. Die wesentlichen Informationen bleiben erhalten. Die ausführlichen Erläuterungen sind bei Bedarf in der Zieledokumentation einsehbar.

4. Unschärfe vermeiden

Die gesamte Formel zielt darauf ab, dass Sie Unschärfe vermeiden, wenn Sie Projektziele smart definieren. Nach Möglichkeit soll nichts der Interpretation überlassen werden. Denn, wenn etwas unklar ist, kostet dies Zeit und/oder Geld. Aber bereits in der Vorbereitung auf die Umsetzung des Projekts ist es wichtig, Unschärfe zu vermeiden. Als Beispiel: Wenn angehende Projekte mit Kunden besprochen werden, neigen diese dazu, sich schwammig auszudrücken. Dies kann für die Projektziele zum Problem werden. Es ist deshalb wichtig, deutliche Informationen zu erbitten. Beim obigen Exempel über den Hausbau müsste beispielsweise gefragt werden, ob die Fußbodenheizung in jeden Raum und in jedes Stockwerk eingebaut werden soll. Sinnvoll ist es, von allen Stakeholdern sehr präzise Wünsche einzuholen, bevor Sie damit beginnen, Projektziele smart zu definieren.

5. Selbstkontrolle und Selbstdisziplin durch klare Arbeitsabläufe

Projektverantwortliche neigen dazu, Ziele mit dem Start jedes neuen Vorhabens auf andere Art zu definieren. Im Prinzip ist dies verständlich, weil es natürlich zu Lernprozessen gekommen ist. Allerdings entsteht die Gefahr, dass die Ideen hinter der Zieldefinition nicht nachvollziehbar sind. Es ist deshalb unablässig, dass Sie klaren und weitgehend gleichbleibenden Arbeitsabläufen folgen, um Projektziele smart zu definieren. Beispielsweise müssen Sie immer ein Lastenheft anfertigen, um die Wünsche der Stakeholder festzuhalten. Das Führen eines Pflichtenhefts, das die Umsetzung der Anforderungen erläutert, ist ebenfalls unerlässlich. Wenn Sie Projektziele smart definieren, baut dies auf dieser immer gleichen Art der schriftlichen Dokumentation auf.

Fazit

Die SMART-Formel mit ihren klaren sowie einfach verständlichen Bausteinen wirkt verführerisch. Sie scheinen dem Prozess der Zieldefinition von alleine Struktur zu geben. Dabei wird ausgeblendet, dass die Formel gewisse Einflüsse nicht zu erfassen vermag. Wer sich diese ins Gedächtnis ruft, kann erfolgreich Projektziele smart definieren. 

Fotoquelle Titelbild: © witittorn onkhaw/shutterstock.com

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