Projektziele SMART und eindeutig definiert © Fotolia/Sport Moments

Projektziele SMART und eindeutig definiert

Je eindeutiger Sie Ihre Projektziele definieren, umso geringer ist das Risiko, die Ziele nicht oder auf Umwegen zu erreichen. Dies impliziert den logischen Zusammenhang zwischen Zieldefinition und Projekterfolg. Eine große Hilfestellung bei der Formulierung der Projektziele bietet die SMART-Methode. Sie zählt zu den Basis-Tools des Projektmanagements, eignet sich aber grundsätzlich auch für andere Anwendungsbereiche, die mit Zieldefinitionen arbeiten.

Projektziele oder ziellose Aktivität mit mangelhaftem Erfolg

Bevor Sie mit der Definition Ihres Projektziels beginnen, ist es wichtig, zwischen tatsächlichen Zielen und reinen Aktivitäten zu unterscheiden. Ist ein Ziel erfüllt, muss das Ergebnis nachweisbare, also messbare, Auswirkungen mit einer gezielt breiten Wirkung nach sich ziehen.

Sichern Sie sich das kostenlose
Projektmanagement-Handbuch!

Eine reine Aktivität kann zwar ebenfalls einen positiven Effekt zeigen. Dessen Einfluss zeigt sich jedoch in nur sehr begrenztem Ausmaß und erfüllt nur einen Teil der Anforderungen.

So können Sie selbstverständlich das Ziel “wir reduzieren die Herstellkosten am Produktionsband 7” definieren. Mit Glück reduzieren Sie diese Kosten um ungefähr den Betrag, der für langfristig positive Ergebnisse erforderlich ist. Dies ist jedoch nur selten der Fall.

In den meisten Fällen stellt sich ein so schlicht formuliertes Projektziel als reine Aktivität dar und erfüllt die Anforderungen nur teilweise. Ein Gesamterfolg ist nur durch kostenintensive Nachforderungen realisierbar.

Obwohl der Projektleiter zufrieden ist, hat der Auftraggeber ein nicht zufriedenstellendes Ergebnis vor Augen. Denn das Projektziel wurde zu oberflächlich definiert, wodurch der Maßnahmenspielraum zu groß war.

Warum ist die SMART-Methode wichtig

Um Misserfolge im Projekt durch nicht erreichte Ziele zu verhindern, wurde SMART entwickelt. Die Definition der Projektziele auf Basis dieser Methode ist bereits ein wichtiger Schritt in Richtung Projekterfolg.

Denn nur wenn die Ergebnisse alle vom Auftraggeber gestellten Anforderungen nachweislich erfüllen, ist ein Projekt erfolgreich. Doch was ist an SMART so besonders?

Die Methode unterstützt Sie dabei, Ihr Projektziel spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert zu definieren. Dies bedeutet, dass Sie jede Zieldefinition präzise und ausführlich formulieren und mit allen für die Zielerreichung relevanten Informationen füllen.

Anstelle das Ziel mit den Worten “Entwicklung eines innovativen Antriebs für Allrad” zu definieren, enthalten Ihre Projektziele alle relevanten und verbindlichen Informationen.

So könnte eine aussagekräftige Zielformulierung folgendermaßen lauten: Bis Oktober 2019 erfolgt die Entwicklung eines innovativen Allrad-Antriebs mit voneinander mechanisch unabhängig arbeitenden Antriebsachsen bei einem verfügbaren Budget von 10 Millionen Euro.

Eine Formulierung, die alle wichtigen Basisinformationen des Projektziels enthält.

SMART Methode unterstützt bei der korrekten Zielformulierung

Die Methode ist einfach anzuwenden und für jedes Projekt geeignet. Im Prinzip handelt es sich um einen leicht verständlichen Leitfaden zur Formulierung der Projektziele.

Selbstverständlich enthält auch dieses praktische Projekt-Tool Anforderungen, die nicht immer im geforderten Ausmaß umsetzbar sind. Daher ist es wichtig, SMART als wichtiges Instrument zur Zieldefinition zu betrachten und nicht als eine in Stein gemeißelte Vorgabe. Doch nun zu den Details – den fünf wichtigsten Buchstaben der Zieldefinition.

S – Spezifisch: Das Ziel ist spezifisch formuliert und mit aussagekräftigen Inhalten gefüllt.
M – Messbar: Projektziele müssen immer messbar sein in Form von Mengen- oder Zeitangaben (Herstellkosten 2018 an Band 7 um 1,8 Prozent reduzieren)
A – Akzeptanz: Die Ziele müssen vom Projektteam und anderen Einflussfaktoren akzeptiert werden. Eine Reduzierung der Kosten um 10 Prozent wird der Betriebsrat unter Umständen nicht akzeptieren.
R – Realistisch: Projektziele müssen immer realistisch sein.
T – Termin: Die Zeitangabe, bis das Projekt realisiert ist.

Anwendung der einzelnen SMART-Kriterien in der Praxis

Wie bereits erwähnt, ist die ausführliche Beschreibung der Projektziele aus den verschiedensten Gründen unverzichtbar.

Spezifisch bedeutet die genaue Beschreibung des zukünftigen Soll-Zustands. Dabei erfolgt eine präzise, aber leicht verständliche, Zielformulierung, um mögliche Interpretationen oder Nachforderungen seitens des Auftraggebers zu verhindern.

Hier können bereits erste Ideen zur Umsetzung einfließen. Ziel der spezifischen Formulierung ist die gleiche Vorstellung aller Projektbeteiligten.

Das Kriterium “messbar” definiert bereits im Vorfeld einen Wert, der ein prüfbares Projektziel darstellt. Nicht immer sind konkrete Daten zur Hand. In diesen Fällen sind zuverlässige Ersatzgrößen eine Alternative.

Ein nicht unwichtiges Kriterium ist die Akzeptanz des Projektziels. Dies gilt für die direkt am Projekt beteiligten Personen genauso wie für äußere Einflussfaktoren.

Obwohl es sich hier vorwiegend um die interne Akzeptanz handelt, dürfen externe Einflussnehmer nicht in Vergessenheit geraten. Entwickeln Sie einen innovativen Allrad-Antrieb, der sich zusätzlich positiv auf den Treibstoffverbrauch auswirkt, hat diese Idee mit Sicherheit eine hohe globale Akzeptanz.

Bei der Entwicklung eines extrem leistungsstarken Motors mit hohem Verbrauch reduziert sich die Akzeptanz des Projekts auf jeden Fall bei den externen Faktoren.

Realistisch – ein Projektziel muss auf jeden Fall realisierbar sein. Es ist nur wenig hilfreich, wenn Sie einem Auftraggeber zusagen, dass Sie die Entwicklung des innovativen Allrad-Antriebs problemlos innerhalb des nächsten halben Jahres schaffen.

Denn aus Erfahrung wissen Sie bereits im Vorfeld, dass trotz eventueller Vorarbeit in der Forschung und Entwicklung ein halbes Jahr nicht ausreicht, um diese Projektziele zu erreichen.

Dies gilt ebenfalls für das Budget. Kalkulieren Sie den Betrag, den Sie auf Basis von Erfahrungswerten benötigen.

Definieren Sie einen eindeutigen und für alle verpflichtenden aber realistischen Termin für die Realisierung der Projektziele. Dies gilt für den endgültigen Abgabetermin gleichermaßen wie für vereinbarte Zwischentermine.

Jede Methode hat ihre Grenzen

Wie jede Methode, hat auch SMART seine Grenzen. Wobei diese nicht gravierend sind.

  • Ziele sind bekannt – SMART unterstützt bei der Zielformulierung, nicht bei der Zielfindung!
  • Abhängigkeiten innerhalb der einzelnen Kriterien finden keine Berücksichtigung – die Analyse betrachtet die Kriterien voneinander unabhängig.
  • Messkorridore erleichtern die Formulierung der Projektziele, da nicht alle damit verbundenen Faktoren beeinflussbar sind.

Die aufgezeigten Grenzen dieses praktischen Tools zur Zielformulierung sind in jedem Fall beherrschbar und wie bereits erwähnt: Es gibt nicht nur Schwarz und Weiß, sondern auch Schattierungen in mehreren Grautönen, in denen sich erfahrende Projektteilnehmer kontinuierlich bewegen.

Fotoquelle Titelbild: © Fotolia/Sport Moments

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.