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Prozessbeschreibungen mit einfachsten Mitteln realisieren – warum aufwendige Tools unnötig sind

Als Projektmanager in der Automobilindustrie bewegen Sie sich häufig in unübersichtlichem Terrain. Globale Wertschöpfungsketten, komplexe Produkte und eine steigende Anzahl an Projekten bringen alle Beteiligten zuweilen an ihre Grenzen.

Sind innovative Software-Tools zur Prozessbeschreibung die Lösung? Seien Sie kritisch, wenn Ihnen IT-Anbieter das Blaue vom Himmel versprechen: Auch komplexe Prozessbeschreibungen lassen sich häufig mit einfachen Mitteln durchaus effizient und kostengünstig realisieren.

Prozessbeschreibungen in der Automobilindustrie – ihr Sinn und Zweck

Im Zentrum jeder Prozessbeschreibung steht folgende Frage: Wer macht was und wann, und mit welchen Mitteln? Grundsätzlich gilt: Optimierte Prozesse tragen zur Wertschöpfung im Unternehmen bei. Damit Projekte erfolgreich sind, muss jeder Beteiligte wissen, welchen Part er zu erfüllen hat und welche Informationen an welcher Stelle weitergegeben werden müssen.

Eine gute Prozessbeschreibung gleicht somit einer Roadmap, die alle beteiligten Akteure sicher durch unübersichtliches Terrain leitet. Mit Hindernissen und Stolpersteinen auf Ihrem Weg ist jederzeit zu rechnen. Gut, wenn Sie in solchen Fällen auf eine Orientierungshilfe zurückgreifen können, die Sie zuverlässig den einmal eingeschlagenen Weg beibehalten lässt.

Einer der wichtigsten Zwecke von Prozessbeschreibungen ist demnach die Herstellung von Transparenz. Als Projektverantwortlicher in der Automobilindustrie müssen Sie zu jedem Zeitpunkt wissen: Auf welchem Stand befinden sich meine Projekte? Wo finde ich die erforderlichen Informationen? Indem Verantwortlichkeiten eindeutig zugewiesen werden, können Fehler minimiert und Reibungsverluste gering gehalten werden.

Keine Prozessbeschreibung ist besser als der zugrundeliegende Prozess

Es gilt an dieser Stelle mit einem Missverständnis aufzuräumen: Keine – noch so gute – Prozessbeschreibung kann unzureichende Prozesse in der Automobilindustrie verbessern! Projektmanagement-Tools können gute, d.h. effektive Prozesse nur effizienter machen. Sie können jedoch nicht in einem ersten Schritt Effektivität herstellen. An erster Stelle muss daher immer die Frage stehen: Wie sind Prozesse im Unternehmen zu gestalten, damit sie optimal ablaufen und zur Wertschöpfung im Unternehmen beitragen? Erst danach geht es darum, welche Software-Tools sich zur Darstellung dieser Prozesse eignen.

Es ist daher ein Mythos oder eine Wunschvorstellung, dass Projekte durch Lösungen auf IT-Ebene automatisch verbessert werden! Im schlechtesten Fall verschlingt die Einführung neuer Software-Tools bloß finanzielle und zeitliche Ressourcen, ohne zugleich den erwünschten Projekterfolg sicherzustellen. Vielfach müssen Mitarbeiter mit hohem Aufwand eingeschult werden, um mit neuen Tools umgehen zu können.

Falls aufgrund der hohen Kosten nur wenige Mitarbeiter an der Software teilhaben, dann fördert das erst recht Doppelgleisigkeiten und damit potentielle Fehlerquellen. Gerade für kleine und mittelständische Zulieferer und Unternehmen in der Automobilindustrie ist es daher völlig ausreichend, bei der bewährten und allseits bekannten MS-Office-Palette zu bleiben, die jedem Mitarbeiter standardmäßig zur Verfügung steht.

Übersichtlichkeit durch Visualisierung

Selbst bei der Prozessbeschreibung innerhalb komplexer Projekte können Sie sich also mit durchaus einfachen Mitteln behelfen, wie sie etwa MS PowerPoint bereithält. Viel wichtiger als das Medium ist die zweckmäßige Art der Darstellung: Grundsätzlich gilt, dass durch die Visualisierung komplexer Prozesse Übersichtlichkeit geschaffen werden soll. Ebenso wie eine Landkarte dazu beiträgt, topografische Verhältnisse auf einen Blick erfassen zu können, hilft die grafische Modellierung und Darstellung von Prozessen, komplexe Vorgänge in der Automobilindustrie leichter zu verstehen.

Die Grundelemente jeder Prozessbeschreibung sind in der Regel einfache Kästchen, die einzelne Ereignisse oder Aktivitäten darstellen. Die Verbindungen zwischen den einzelnen Kästchen, etwa in Form von Pfeilen, symbolisieren die logischen Beziehungen zwischen den einzelnen Ereignissen: Es kann sich dabei beispielsweise um Wenn-Dann-, Und-, Oder- bzw. Entweder-Oder-Beziehungen handeln.

Vom Detail- zum Übersichtsplan

Je nach Zweck können Prozessbeschreibungen auf unterschiedlichen Ebenen verortet sein. Eine Prozessbeschreibung auf der Mikroebene dient häufig dazu, alltägliche Vorgänge für Mitarbeiter in Form eines Workflows anschaulich und transparent darzustellen. Diese Beschreibungen fungieren als Anleitung, was wann und wie zu tun ist, und tragen somit zur Standardisierung aller Aktivitäten im Unternehmen bei.

Auf der Makroebene hat eine Prozessbeschreibung die Funktion, komplexe Vorgänge zu strukturieren und damit besser überschaubar zu machen. Gerade in der Automobilindustrie hat sich aufgrund der steigenden Komplexität von Projekten die Erstellung eines Projektphasenmodells oder Projektstrukturplans bewährt. Ein Phasenplan zergliedert komplexe Projekte in aufeinanderfolgende zeitliche Abschnitte oder Ereignisse, während ein Projektstrukturplan die einzelnen Teilprojekte oder Arbeitspakete und deren Beziehungen zueinander darstellt. So komplex Strukturpläne auch auf der inhaltlichen Ebene sein mögen: Rein formal sind sie in der Regel selbst mit einfachen Software-Tools zu realisieren.

Nur eine aktuelle Prozessbeschreibung erfüllt ihren Zweck

Was Sie darüber hinaus bedenken sollten: Selbst die beste Software nützt Ihnen nichts, wenn sie von Ihnen und Ihrem Team nicht regelmäßig und selbstverständlich genutzt wird. Hat Sie Ihr Navigationsgerät im Auto schon einmal in die Irre geleitet, weil Sie vergessen hatten, die Software zu aktualisieren? Ebenso kann es in Unternehmen passieren, dass die tatsächlich gelebten Prozesse mit der offiziellen Prozessbeschreibung, die zu einem früheren Zeitpunkt dokumentiert wurde, nur wenig gemeinsam haben.

Häufig ist das dann der Fall, wenn Unternehmen innerhalb kurzer Zeit stark gewachsen sind. Prozesse, die mit wenigen Mitarbeitern perfekt funktioniert haben, werden mit steigender Unternehmensgröße ineffizient – mit der Folge, dass sich jeder Mitarbeiter seine eigene Vorgehensweise zurecht legt, die selbstverständlich nirgendwo dokumentiert ist. Indem Sie Ihren Werkzeugkasten im Projektmanagement so einfach und überschaubar wie nur möglich halten, erhöhen Sie die Chance, dass er auch tatsächlich von jedem Mitarbeiter genutzt wird.

Unser Rat an Projektmanager in der Automobilindustrie lautet daher: Lassen Sie sich nicht von Hochglanzprospekten und entsprechenden Werbebotschaften blenden, die Ihnen suggerieren, dass Sie Ihre Projekte nur mit kostspieligen IT-Tools erfolgreich bewältigen. Primär geht es darum, alle Prozesse und Abläufe im Unternehmen so zu straffen und zu optimieren, dass sie möglichst effektiv und ohne Reibungsverluste ablaufen. Die Prozessbeschreibung steht erst an zweiter Stelle. In den meisten Fällen reicht bestehende Software dazu vollkommen aus. Durch die Weiterverwendung bestehender Systeme sparen Sie finanzielle und zeitliche Ressourcen, die Sie an anderer Stelle sinnvoller und gewinnbringender einsetzen können.

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