Wie kann man Prozesse in der Automobilbranche organisieren? © Fotolia / Robert Kneschke

Wie kann man Prozesse in der Automobilbranche organisieren?

Durch die kontinuierlich steigende Zahl an Kooperationspartnern erhöhen sich die Komplexität der Prozesse innerhalb der Automobilbranche sowie die Ansprüche an deren Individualität. Daraus resultieren immer höhere Anforderungen an die Prozessorganisation in Form interner und externer Schnittstellen für einen reibungslosen Informationsfluss. Die Lösung ist der Einsatz durchdachter Ansätze zur Prozessoptimierung kombiniert mit intelligenter Software wie SharePoint zur Operationalisierung der Prozesse.

SharePoint – zahlreiche Lösungen in einer Web-Anwendung

Als intelligente Softwarelösung unterstützt das serverseitig betriebene SharePoint die benutzerfreundliche Operationalisierung der Prozesse. Als Web-Anwendung basiert die Lösung auf einem modular aufgebauten System und ist dadurch individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassbar. Integriert in die Office-Umgebung optimiert die Portal-Software beispielsweise die Zusammenarbeit zwischen Teilnehmern inner- und überbetrieblicher Projekte, dient als Dokumentenmanagementsystem oder als Reporting-Tool.

Die sechs Funktionsbereiche von SharePoint

Die Web-Anwendung SharePoint gliedert sich in sechs Funktionsbereiche, die Sie individuell an die Unternehmensbedürfnisse anpassen.

  • Sites als zentrales Element für den Zugriff mittels Webseiten auf alle SharePoint-Funktionen.
  • Communities dient zum Erstellen von speziellen Websites für Teams, Teamkalendern, Aufgabenlisten oder Diskussionsforen und andere Listen.
  • Content versioniert Dokumente und erlaubt es, Regeln zur Aufbewahrung und Lenkung von Dokumenten zu erstellen.
  • Search für die individuelle und unternehmensweite Suche nach Informationen inner- und außerhalb von SharePoint.
  • Composites ermöglicht die Einbindung von externen und Office-Anwendungen sowie deren Visualisierung in SharePoint, um aus SharePoint heraus mit diesen Anwendungen zu arbeiten.
  • Insights aggregiert Unternehmensdaten aus verschiedensten Quellen, bereitet sie grafisch auf und gibt sie zur Nutzung frei.
  • Worin liegen die Vorteile von SharePoint für Ihr Unternehmen?

Der Einsatz von SharePoint verleiht Ihrem Unternehmen durch die individualisierte Anpassung an Ihr Unternehmen ein hohes Maß an Flexibilität und Effizienz. Denn in der Praxis, vor allem aus Sicht der inner- oder überbetrieblichen Zusammenarbeit betrachtet, optimieren Sie auf diese Weise den Informationsfluss zwischen den einzelnen Prozessteilnehmern sowie die allgemeine Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Kooperationspartnern oder Projektteilnehmern.

  • Geschäftsprozesse werden transparent und nachvollziehbar.
  • Die Konsistenz der Datenbestände erhöht sich signifikant.
  • Vereinfachtes Aufgaben- und Termin-Controlling.
  • Effizienz durch Automatisierung verschiedener Schritte.
  • Hohe Effektivität durch parallel erlaubte Zugriffe auf gleiche Datenbestände.
  • Strukturierte Dateizentrale durch Dokumentenmanagement.
  • Vor allem in der Automobilbranche zählen auf verschiedene Standorte verteilte Teams zum Alltag. Unabhängig davon, ob die einzelnen Mitglieder einem Unternehmen angehören oder einer Arbeitsgruppe bestehend aus mehreren Kooperationspartnern.

Mit perfekt organisierten Prozessen und der Unterstützung einer entsprechenden Web-Anwendung wie SharePoint spielt dies keine Rolle. Denn über die Softwarelösung mit ihrem intelligenten Rechtesystem erhalten die verschiedenen Teilnehmer zeitgleich genau die Zugriffe auf alle verfügbaren Informationen, die sie für Ihre Tätigkeit benötigen.

Vorausgesetzt, es erfolgt im Vorfeld eine professionelle Analyse Ihrer Geschäftsprozesse.

Prozesse müssen optimal organisiert sein

Als Prozess wird eine Reihe aufeinander folgender und mit einander verbundener Einzeltätigkeiten beschrieben. Dies ist beispielsweise das Erstellen, Berechnen und Optimieren eines Teileplans. Allerdings unterscheiden sich Kundenprozesse und Geschäftsprozesse. Denn während sich Kundenprozesse ausschließlich damit beschäftigen, den Kunden vom Erstkontakt bis zur Auftragsvergabe zufrieden zu stellen, konzentriert sich der Geschäftsprozess auf die Wertschöpfungskette von der Bestellerfassung bis zur Auslieferung und allen dazwischen liegenden Schritten. Genau diese Geschäftsprozesse sollten so optimal wie möglich organisiert sein, um den Erfolg des Unternehmens zu stärken.

AKUT – der Ansatz zur Prozessoptimierung

Bevor Sie SharePoint in Ihr Unternehmen implementieren, sollte jeder einzelne Prozess optimiert sein. Grob betrachtet beinhaltet diese Maßnahme die Analyse der IST-Prozesse, die Definition der SOLL-Prozesse sowie die Integration der auf die Unternehmensbedürfnisse abgestimmten optimierten Prozesse.

Betrachten wir den Ansatz der Prozessoptimierung AKUT etwas genauer, zeigt sich, wie umfangreich eine professionelle Prozessorganisation einschließlich Optimierung ist. Denn gute Prozesse zu realisieren ist nicht einfach; aber exzellente Prozesse zu erarbeiten, ist die hohe Kunst der Prozessoptimierung.

  • Analyse: Definition der Zielsetzung, IST-Analyse und Überlegung zur Vorgehensweise.
  • Konzeption: GAP-Analyse, SOLL-Konzept und Umsetzungsplanung
  • Umsetzung: Konzeptrealisierung, Reporting, Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
  • Tragfähigkeit: Zielerreichung bewerten, Lessons Learned und abschließend die Projektentlastung.

Prozesse und SharePoint vereinen sich

Ist das Ziel effektiver und effizienter Prozesse erreicht, ist es endlich soweit, SharePoint mit Inhalten zu füllen und die Unternehmensprozesse in der Web-Anwendung abzubilden; also zu operationalisieren. Denn erst die erfolgreiche Abbildung von Funktionen sowie Kunden- und Geschäftsprozessen in einer Softwarelösung optimiert den Erfolg perfekt organisierter Prozesse.

Fotoquelle Titelbild: © Fotolia / Robert Kneschke

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