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Prozesslandkarte erstellen in nur sechs Schritten

Prozesslandkarten bieten große Vorteile für die alltägliche Arbeit eines Unternehmens. Neue Mitarbeiter können sich mit diesen beispielsweise orientieren. Probleme in bestimmten Prozessen lassen sich identifizieren. Zudem kann die Firma effektiver gesteuert werden. Wer jedoch erstmals eine Prozesslandkarte erstellen möchte, fühlt schnell Überforderung. Zu anspruchsvoll erscheint die Aufgabe. Wir zeigen in sechs Schritten, wie das Vorhaben gelingt.

Vorweg: Was ist eigentlich eine Prozesslandkarte?

Die meisten im Arbeitsleben stehenden Menschen haben schon einmal eine Prozesslandkarte gesehen. Was sich dahinter genau verbirgt, wissen sie jedoch nicht. Grundsätzlich ist eine Prozesslandkarte eine Übersicht über alle Prozesse im Gesamtunternehmen. Für eine Firma gibt es also genau eine Prozesslandkarte. Diese hat stets drei Aufgaben, die umgesetzt werden müssen, wenn Sie eine Prozesslandkarte erstellen:

  1. Allgemeiner Überblick über die Abläufe im Unternehmen.
  2. Trennung zwischen Kernprozessen und unterstützenden Prozessen.
  3. Aufzeigen von Schwachpunkten.

Der erste Schritt: Entscheidung über das Gestaltungsprinzip

Wer eine Prozesslandkarte erstellen will, kann grundsätzlich zwischen zwei Gestaltungsprinzipien wählen: die methodische Einteilung nach Kernprozessen oder die fachliche Einteilung nach etablierten Branchenstandards wie ITIL oder eTOM. Zumeist wählen Unternehmen zuerst die methodische Einteilung und entwickeln die Karten dann im Laufe der Zeit zu den Standards fort. Dies ist grundsätzlich sinnvoll, weil dann erst einmal Ihr Unternehmen im Mittelpunkt steht und Sie sich noch nicht mit den Regeln für die Standards befassen müssen. 

Methodisch wird zwischen folgenden Prozessen unterschieden:

  1. Management-Prozess
  2. Wertschöpfungs-Prozess
  3. Unterstützungsprozess 

Um es einfach zu halten, sollten Sie Management- und Wertschöpfungs-Prozesse zusammenführen. Sie sprechen dann von Kernprozessen. Auf diese Weise gewinnen Sie eine einfach verständliche Unterteilung. 

Der zweite Schritt: Prozesse erheben

Dieser Schritt ist der ausführlichste, wenn Sie eine Prozesslandkarte erstellen. Sie müssen alle Vorgänge erheben, die gegenwärtig im Unternehmen stattfinden und umfassend dokumentieren. In einer kleineren Firma gelingt dies relativ einfach: Alle Prozesse können zentral erhoben und dokumentiert werden. In größeren Unternehmen werden Sie die Unterstützung der Abteilungs- und Projektleiter benötigen. Achten Sie für Ihre Dokumentation darauf, dass Sie genau erfahren, mit welchen anderen Abteilungen, Projekten, Arbeitsgruppen etc. die jeweilige Abteilung in einem bestimmten Prozess zusammenarbeitet. Es ist unerlässlich, dass Sie möglichst exakt erheben. Diese Datenbasis ist die Grundlage für eine erfolgreiche Prozesslandkarte.

Der dritte Schritt: Unterscheidung zwischen Kern- und Unterstützungsprozessen

Nachdem Sie alle Prozesse erhoben haben, müssen Sie zwischen Kern- und Unterstützungsprozessen unterscheiden, wenn Sie eine Prozesslandkarte erstellen möchten. Tatsächlich ist diese Zuordnung deutlich einfacher als viele Personen denken. Letztlich müssen Sie sich nur eine Frage stellen: Kommt der Prozess direkt einem Kunden zu Gute oder nicht? Alle Vorgänge, die direkt dem Kundenwohl dienen, sind Kernprozesse – alle sonstigen unterstützen lediglich.

Dies bedeutet, dass nicht nur Vorgänge, mit denen Sie direkt Geld verdienen, Kernprozesse sein können. Wenn Sie beispielsweise Kunden regelmäßig über Neuerungen informieren, gehört dies auch zu den Kernprozessen. Auf der anderen Seite ist beispielsweise die Buchhaltung eine gesetzgeberische Notwendigkeit. Sie kommt aber nicht den Kunden direkt zu Gute. Sie ist also ein Unterstützungsprozess.

Der vierte Schritt: Die Prozesslandkarte zeichnen

Sobald alle Prozesse erfasst und zugeordnet sind, können Sie damit beginnen, tatsächlich die Prozesslandkarte zu erstellen. Blockpfeile, wie es sie beispielsweise in Word als vorgefertigte Form gibt, sind hierfür das Mittel der Wahl. Die Anschaffung einer speziellen Software ist erst einmal nicht notwendig. Für erste Skizzen der Karte lohnt es sich im Gegenteil sogar, noch mit Bleistift und Papier zu arbeiten.

Der fünfte Schritt: Heat Maps eintragen

Nach dem vierten Schritt sollte die Prozesslandkarte soweit stehen, dass sie einen zufriedenstellenden Überblick über alle Vorgänge bietet, die im Unternehmen laufen. Neue Mitarbeiter, die in die Firma kommen, sollten beispielsweise jetzt schon in der Lage sein, sich schnell und einfach eine Übersicht darüber zu verschaffen, an welchen Prozessen sie in ihrer Abteilung beteiligt sein werden.

Eine Prozesslandkarte kann durch sogenannte Heat Maps aber noch mehr: Sie bietet einen Überblick darüber, welche Vorgänge nicht nach Wunsch laufen und welche anderen Prozesse davon berührt werden. Die “Heat Map” ist dabei nichts anderes als eine optische Hervorhebung der betroffenen Prozesse – beispielsweise in Rot.

Als Beispiel: Die Lagerhaltung in Ihrem Unternehmen verläuft nicht optimal. Die Bestandslisten stimmen in schöner Regelmäßigkeit nicht mit den tatsächlichen Beständen überein. Nun heben Sie den entsprechenden Prozess hervor und sehen, dass die Lagerhaltung auch direkt den Abverkauf in Ihrem Geschäft betrifft. Dadurch, dass Sie keine zuverlässigen Bestandslisten haben, wissen Sie nicht, was Sie Ihren Kunden wirklich anbieten können. Die Heat Map hat auf diese Weise deutlich gemacht, dass einer der wichtigsten Kernprozesse Ihres Unternehmens direkt von den Problemen des Unterstützungsprozesses “Lagerhaltung” betroffen ist.

Aus diesem Grund ist es zwingend notwendig, dass Sie stets sofort Heat Maps eintragen, wenn Sie eine Prozesslandkarte erstellen. Nur so können Sie die Probleme identifizieren und hierarchisieren, die Sie angehen müssen.

Der sechste Schritt: Mit Ausschnitten bzw. Vergrößerungen arbeiten

Es liegt in der Natur der Sache, dass eine Prozesslandkarte relativ grob gehalten ist, wenn sie für das Gesamtunternehmen gilt. Beispielsweise stecken hinter dem Prozess “Lagerhaltung” eigentlich zahlreiche Teilvorgänge, die Sie auf der großen Landkarte ausblenden. Wenn Sie über eine Heat Map allerdings einen fehlerhaften Vorgang identifiziert haben, ist es selbstverständlich, dass Sie Ursachenforschung betreiben möchten.

Hierfür arbeiten Sie mit einem Ausschnitt bzw. einer Vergrößerung. Dazu müssen Sie für diesen einen Prozess eine eigene Prozesslandkarte erstellen. Jetzt werden alle Teilprozesse aufgelistet. Sie können diese nun nach und nach durchgehen und das Probleme suchen. Haben Sie den fehlerhaften Teilprozess bzw. die nicht optimal funktionierenden Teilvorgänge identifiziert, können Sie diese wieder als Heat Map markieren. So gewinnen Sie einen Überblick, welche anderen Teilprozesse “infiziert” werden.

Sobald die Probleme behoben sind, werden Heat Map und Vergrößerungen von der eigentlichen Prozesslandkarte entfernt. Sie wenden sich dann dem nächsten fehlerhaften Vorgang zu. 

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