Prozesslandkarte © Fotolia/WavebreakmediaMicro

Die Prozesslandkarte: Unverzichtbares Hilfsmittel für mehr Struktur in Unternehmen

Selbst Verantwortliche von Kleinunternehmen haben große Schwierigkeiten damit, alle Prozesse zu benennen, die zugleich in ihrer Firma ablaufen. In mittleren und großen Unternehmen ist dieses Vorhaben ein Ding der Unmöglichkeit. Überraschend selten greift die Führungsebene einer Firma jedoch auf eine Prozesslandkarte zurück. Jene wirkt völlig zu Unrecht wie eine Quadratur des Kreises.

Prozesslandkarten gehören in den Bereich des Qualitätsmanagements sowie des Change-Managements und werden von Unternehmen gemäß der Norm ISO 9001 eigentlich sogar gefordert. Hier heißt es unter Punkt 4.4, dass eine Organisation (Unternehmen oder Organisationseinheit in der Firma) seine Prozesse bestimmen sowie deren Anwendung innerhalb der Organisation definieren muss. Theoretisch ist dies in Textform möglich, allerdings ist die graphische Aufbereitung wesentlich einfacher.

Widerstände gegen Prozesslandkarten

Falls Sie sich schon einmal mit Prozesskarten beschäftigt und die Idee wieder verworfen haben, hatten Sie vermutlich den folgenden Gedanken im Kopf: Die Umsetzung der Anforderungen ist zu kompliziert. Die Karten sollen schließlich nicht nur Prozesse beschreiben, sondern auch möglichst einfach verstanden werden. Prozessveränderungen lassen sich nach Möglichkeit ebenfalls in einer Karte vermerken.

Zwar dürfen einige Abläufe grob umschrieben werden, man spricht von einem groben Maßstab, andere sind hingegen sehr detailliert zu skizzieren. Dieser feine Maßstab bereitet in vielen Fällen große Schwierigkeiten. Häufig wird noch gewünscht, dass die Prozesslandkarte eine Übersicht von Chancen und Risiken enthält, wenn Sie als Organisation bestimmte Vorhaben neu umsetzen würden.

Auf den ersten Blick wirkt die Erstellung der Karte deshalb tatsächlich sehr kompliziert. Der zweite Blick ist allerdings wesentlich erfreulicher. Es gibt verschiedene Gestaltungskonzepte, die wie eine Art von Zeichenanleitung fungieren. Schritt für Schritt wird dabei geholfen, eine Karte zu zeichnen und mit einer passenden Legende zu versehen.

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Eine Prozesslandkarte erstellen: Der 1. Schritt

Teilen Sie die Karte in unterschiedliche Prozesslandschaften auf, die weitgehend getrennt voneinander im eigenen Unternehmen ablaufen. Eine gängige Differenzierung lautet beispielsweise:

  1. Geschäftsprozesse (Marketing, Controlling, Entwicklung, etc.)
  2. Kerngeschäftsprozesse
  3. Unterstützungsprozesse (HR, Buchhaltung, etc.)

Stellen Sie in jeder Landschaft dar, wer die Inputs gibt, von wem diese als Prozess verarbeitet werden, was dabei passiert, und wie schließlich der Output aussieht. Die Basis Ihrer Prozesslandkarte ist also nicht mehr als die graphische Beschreibung des Status Quo.

Der 2. Schritt: Hervorhebung von Schlüsselprozessen

Heben Sie Schlüsselprozesse graphisch hervor. Reichern Sie sie beispielsweise um Beschreibungen an. Welche Abteilung muss welche Leistung für eine erfolgreiche Prozessumsetzung erbringen? Wo sollte es Änderungen geben. Seien Sie nicht überrascht, wenn Sie bei diesem Schritt häufiger ein augenöffnendes Erlebnis haben. Die Visualisierung von Prozessabläufen führt in der Regel dazu, dass Problemstellen erkannt werden, die bislang verborgen blieben.

Der 3. Schritt als Blick nach vorne: Reichern Sie Prozesslandkarten an

Prozesslandkarten sind im dritten und letzten Schritt ein erstklassiges Werkzeug für eine strukturierte Zukunftsplanung. Sie können veränderte Ziele durch neue oder sich wandelnde Prozesse ausdrücken. Reichern Sie die Karte entsprechend an. Vermerken Sie, welche Personalkapazitäten, welche IT, welches Budget und welche sonstigen Hilfsmittel benötigt werden. Sie gewinnen einen schnellen Überblick, welche Prozesse Sie umstrukturieren müssen, um die neu benötigten Ressourcen freizusetzen. Mit einer gewissen Erfahrung können Sie die Landkarte als sehr einfaches Tool nutzen, um festzulegen, welche Prozesse sich zusammenführen lassen, um möglichst einfach Kapazitäten freizugeben oder die neuen Ziele gleich zu erreichen.

Ein optionaler Zusatzschritt: Kunden-Feedbacks einarbeiten

Theoretisch gibt es noch einen weiteren Schritt bei der Erstellung von Prozesslandkarten, deren Berücksichtigung sich lohnt. Empfehlenswert ist jener allerdings erst dann, wenn schon ein Verständnis dafür besteht, wie mit den Karten gearbeitet wird. Holen Sie gezielt Kunden-Feedbacks ein, um so Ihre Prozesse zu optimieren.

Allerdings kennt ein Kunde ausschließlich die Output-Seite. Er kann Ihnen deshalb zwar sagen, ob ein Prozess fehlerhaft arbeitet, den Grund nennen kann er aber vermutlich nicht. Sie müssen ihn selbst ausfindig machen. Dies verlangt Erfahrung, insbesondere, wenn Sie anschließend in einen bestehenden Prozess eingreifen.

Es gibt eine Art Rückkopplung auf andere Prozesse, was Sie nicht vergessen sollten. Auf der Prozesslandkarte stehen die Abläufe parallel zueinander, aber natürlich beeinflussen sie sich ein Stück weit, weil sie unter einem Dach sind. Das einfachste Beispiel: Wenn Sie die Finanzbuchhaltung aus den unterstützenden Prozessen herausnehmen, wird sich dies sehr schnell bei den Geschäftsprozessen bemerkbar machen.

Ein Tipp: Nutzen Sie die Reiseplanung als Metapher

Es gibt eine hervorragende Metapher, die eine große Hilfe für die Erstellung einer Prozesslandkarte bedeutet: Die Reiseplanung. Der Input ist, dass Sie von A losfahren, um – Output – Punkt B zu erreichen. Sie haben unterschiedliche Möglichkeiten, wie Sie die Reise vornehmen können. Diese haben unterschiedliche Vor- und Nachteile. Das Flugzeug ist schneller als das Auto, aber auch teurer. Außerdem müssen Sie zum Flughafen. Der Zug hält eventuell nicht an ihrem Zielort. Sie müssen für den Prozess “Reise von A nach B” zu einer Lösung mit einem möglichst guten Kosten-Nutzen-Verhältnis kommen.

Nehmen wir an, Sie entscheiden sich für das Auto. Jetzt haben Sie mehrere Routen zur Auswahl. Einige gehen schneller, aber verlangen beispielsweise einen höheren Benzinverbrauch. Vielleicht wohnen Verwandte oder Freunde von Ihnen unterwegs, die Sie besuchen möchten. Dann müssen Sie die Planung entsprechend anreichern. Vielleicht möchten Sie zwischendurch picknicken, haben aber schon mit bestimmten Rastplätzen sehr schlechte Erfahrungen gemacht. Dies berücksichtigen Sie ebenfalls.

Am Ende markieren Sie vermutlich auf einer Landkarte eine Route mit allen Stopps, die Sie schnell verstehen und Ihren Bedürfnissen entgegenkommt. Im Prinzip haben Sie nichts weiter getan als eine Prozesslandkarte zu zeichnen.

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Fotoquelle Titelbild: © Fotolia/WavebreakmediaMicro

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