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Was bedeutet Qualitätsmanagement für das Projektmanagement?

Ein gut integriertes Qualitätsmanagement ermöglicht die Erreichung der definierten Qualitätsziele bei hoher Effizienz und niedrigen Projektkosten.

Qualitätsmanagement in Projekten ist ein Versprechen an die Erfüllung der vom Kunden vorgegebenen Spezifikation. Es optimiert die Projektarbeit, verhindert teure Korrekturen und reduziert die Projektkosten.

Qualitätsmanagement im Projekt: Definition des Qualitätsanspruchs an das gesamte Projekt

Viel zu oft hat das Projektmanagement nur das definierte Ziel und die einzelnen Schritte zur Zielerreichung vor Augen. Ein durchgängiges Qualitätsmanagement bleibt unberücksichtigt. Und dies, obwohl das Qualitätsmanagement eines der neun Wissensfelder des Projektmanagements darstellt. Die fehlende Qualitätssicherung und enge Zeitvorgaben führen zu Planungsfehlern und qualitativen Mängeln. Probleme, die ein zielgerichtetes Qualitätsmanagement deutlich reduziert.

Konsequentes Qualitätsmanagement erhöht die Effizienz und senkt die Kosten

Die einzelnen Planungsschritte des Projektmanagements sind im Idealfall untrennbar mit dem Qualitätsmanagement verbunden. Nur die konsequent durchgeführte Sicherung der Qualität aller Projektschritte im Rahmen des Qualitätsmanagements gewährleistet eine durchgängige Projektqualität und erfüllt die vom Kunden vorgegebene Spezifikation. Nachfolgendes Beispiel zeigt die Vorteile, die das Qualitätsmanagement mit sich bringt, auf.

Sie gehen von folgender Annahme aus: Hohe Qualität produziert höhere Projektkosten und sie verzichten auf die Qualitätskontrolle der einzelnen Projektschritte. Trotzdem erwarten Sie eine hohe Qualität des Ergebnisses. Was passiert?

Im Rahmen des Projekts planen Sie das Budget, die nötigen Ressourcen, den Zeitplan. Vielleicht berücksichtigen Sie auch die Risiken und Chancen des Projekts. Ohne Überprüfung der einzelnen Planungsschritte startet Ihr Team in die Umsetzungsphase. Bedauerlicherweise kam es bei der Ressourcenplanung zu einer Fehleinschätzung, die sich über einen langen Zeitraum unbemerkt quer durch das Projekt zieht. Erst kurz vor Projektende weist ein Teilbereich des Projektes einen gravierenden zeitlichen Rückstand auf und ein termingerechter Projektabschluss ist unaufhaltbar. Die Ursache lag in einer mehrwöchigen Verzögerung der Lieferung einer wichtigen Komponente sowie dem Ausfall eines Projektmitarbeiters während einer kritischen Projektphase.

Genau in solchen Situationen zeigt das Qualitätsmanagement durch die Integration seiner Elemente und Prinzipien seine Stärke. Im Rahmen der Qualitätssicherung wären diese Risiken bereits während der Planungsphase aufgefallen. Sowohl bei der Lieferantenauswahl wie bei den verfügbaren Mitarbeitern wäre nach Möglichkeit auf Redundanz geachtet worden, um Ausfälle problemlos zu kompensieren. Zeitgleich hätte die Installation sogenannter Quality Gates das Problem unmittelbar nach Auftreten erkennen lassen, da diese den nächsten Schritt im Projekt erst dann freigeben, wenn die Ergebnisse den im Vorfeld definierten Qualitätszielen entsprechen.

Das Qualitätsmanagement im Projekt und seine wichtigsten Elemente

Das Qualitätsmanagement im Projekt umfasst die qualitative Gestaltung des gesamten Prozesses und wird zeitgleich vom Qualitätsbewusstsein der Mitarbeiter beeinflusst. Zu seinen wichtigsten Elementen zählen:

  • Die qualitative Vorbereitung mit dem Hauptziel Kundenorientierung. Bereits in dieser Phase prüfen Sie alle Chancen und Risiken und deren Einfluss auf die angestrebte Projektqualität.
  • Die Qualität der Planung beinhaltet die genaue Definition der einzelnen Arbeitspakete und die Qualität der Leistung unter dem Aspekt der Null-Fehler-Strategie.
  • Die Projektsteuerung und das Qualitätsmanagement überprüfen die Erfüllung der Qualitätsansprüche während der gesamten Umsetzungsphase.
  • Die Qualität der Zielerreichung steht für die Erfüllung aller Zielvorgaben.
  • Das Qualitäts-Controlling konzentriert sich während des gesamten Projektverlaufs darauf, Abweichungen zu erkennen und zu analysieren. Es leitet entsprechende Maßnahmen ein.

Diese Elemente finden innerhalb der drei Hauptprozesse eines Projekts ihre Anwendung und gewährleisten den Projekterfolg.

Umsetzung der Elemente des Qualitätsmanagements im Projekt

Die Realisierung des Qualitätsmanagements in Projekten basiert laut PMBOK Guide (Projekt Management Body of Knowledge) auf drei Hauptprozessen. In diese Hauptprozesse integriert finden sich die Elemente des Qualitätsmanagements im Projekt wieder. Das Ziel dieser zentralen Aufgabe ist immer die höchstmögliche Qualität im Sinne des Kunden.

  • Planung von Qualität – Identifikation aller relevanten Qualitätsstandards
  • Sicherung von Qualität – Sicherstellung einer höchstmöglichen Projektqualität im Rahmen der Kundenzufriedenheit
  • Steuerung von Qualität – die kontinuierliche Überwachung aller Projektergebnisse einschließlich der Zwischenergebnisse anhand von Werten und Kennzahlen. Eine enge Abstimmung mit dem Kunden ist erforderlich.

Während des gesamten Projektverlaufs ist die Interaktion zwischen Projekt- und Qualitätsmanagement unverzichtbar. Das Qualitätsmanagement definiert die erforderlichen Qualitätsstandards und die Projektverantwortlichen gewährleisten die Anwendung aller vorgegebenen Qualitätsstandards und Qualitätsnormen.

Qualitäts-Prinzipien für erfolgreiche Projekte

Das Qualitätsmanagement im Projekt wird durch grundsätzliche Qualitätsprinzipien ergänzt. Diese fördern im Zusammenspiel mit den einzelnen Elementen und den drei Hauptprozessen die hohe Qualität des Projektes sowie dessen Effizienz. Gleichzeitig zeigen sie eine positive Auswirkung auf die Kosten.

  • Kundenzufriedenheit – verstehen, definieren und managen Sie die Kundenbedürfnisse für eine möglichst hohe Kundenzufriedenheit.
  • Prävention geht vor Korrektur – die Kosten für präventive Maßnahmen zur Fehlervermeidung sind um ein Vielfaches geringer als die Kosten für Änderungen oder Korrekturen.
  • Verantwortung des Managements – alle Projektteilnehmer sind in das Qualitätsmanagement in vollem Umfang eingebunden. Das Management lebt das gewünschte Verhalten vor.
  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) – im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sind Fehler erlaubt. Sie dienen dazu, daraus zu lernen. Die ständige Verbesserung (Kaizen) ist das Ziel.

Quality Gates reduzieren Fehlerquellen

Zu den wichtigsten Instrumenten des Qualitätsmanagements zählen die Quality Gates. Sie dienen als Qualitätslotsen und sind als Prüfungs-Schranken zu verstehen. Jede Projektphase weist ein bereits während der Planung festgelegtes Ergebnis auf. Bevor der Schritt in die nächste Projektphase gegangen wird, erfolgt eine genaue Überprüfung der vorliegenden Ergebnisse. Nur wenn alle Anforderungen einschließlich der inhaltlichen Qualität erfüllt sind, öffnet sich die Schranke.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt in der signifikanten Reduzierung von Fehlern, die sich im schlechtesten Fall unbemerkt bis in die Endphase eines Projektes ziehen. Kostenintensive Korrekturen verhindern oder reduzieren diese qualitätssichernden Maßnahmen in gleichem Maße wie sie sich positiv auf die Projektkosten auswirken.

Für welche Vorgehensweise sich das Projektmanagement bei einem so frühzeitig aufgedeckten Fehler oder Mangel entscheidet, hängt von den verschiedensten Faktoren ab. Ein zur Korrektur paralleler Start der nachfolgenden Projektphase ist genauso denkbar wie der absolute Stopp des Projektes. Die zeitnahe Entdeckung eines Ergebnisses außerhalb des definierten Qualitätsziels besitzt auf jeden Fall eine nicht zu unterschätzende Bedeutung für den gesamten Projektverlauf.

ISO-Standards für das Qualitätsmanagement im Projekt als wichtiger Leitfaden

Bei einem Projekt handelt es sich immer um einen einmaligen Ablauf mit einer bestimmten Dauer. Im Idealfall erfolgt die Abwicklung nach vorgegebenen Standards. Diese sind für das Qualitätsmanagement in der Qualitätsmanagementnorm ISO 10006 definiert, die sich an die ISO 9001 anlehnt. In Deutschland ist die ISO-Norm als DIN Fachbericht ISO 10006:2004 (D) in Form einer Technischen Regel verfügbar.

 

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