Ressourcenplanung © Fotolia 2016/ Robert Kneschke

Valide Ressourcenplanung als Grundlage des erfolgreichen Projektmanagements

Ohne valide Ressourcenplanung ist eine erfolgreiche Realisierung von Projekten nicht zu haben. Für Projektmanager in der Automobilindustrie sind damit jedoch oft große Herausforderungen verbunden, da sie nicht nur die Prozesse und Ressourcen im eigenen Unternehmen organisieren müssen, sondern an der Schnittstelle zu Lieferanten und kooperierenden Firmen tätig sind.

Wann erreicht ein Entwicklungsmodell die Serienreife? Wann kann eine Bestellung ausgeliefert werden? Verfügen die Projektmitarbeiter über alle finanziellen und technischen Mittel, die sie für die Realisierung ihrer Aufgaben brauchen? Gibt es Abteilungen und/oder Mitarbeiter mit freien Kapazitäten, die weitere Projektaufgaben übernehmen können? Wie können Produktionsausfälle oder kurzfristige Auftragsspitzen aufgefangen werden?

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Mit solchen und vielen anderen Planungsfragen sind Projektleiter tagtäglich konfrontiert. Die Grundlage für einen erfolgreichen Projektverlauf ist eine valide Ressourcenplanung, die jedoch auch genügend Flexibilität gewähren muss, um auf unerwartete Veränderungen von Prozessabläufen zu reagieren.

Was bedeutet Ressourcenplanung?

Die Planung der verfügbaren Ressourcen ist ein integraler Bestandteil des Projektmanagements. In der Konzeption eines Projektes erfolgt sie jedoch erst an relativ später Stelle. Zuvor muss das jeweilige Projekt bereits konkrete Gestalt gewonnen haben. Der konkreten Planung der Ressourcen sind allgemeine Konzeptionsaufgaben – beispielsweise die Definition der Projektziele, Analysen aller beteiligten Stakeholder, der zu erwartenden Risiken oder die Festlegung der Projektphasen und der Projektstruktur – daher vorgelagert.

Wenn sie auf der Tagesordnung steht, ist die Planung des Projekts also schon recht weit gediehen – bei der Planung der Ressourcen geht es darum, entsprechende Prozesse in “materielle Anforderungen” zu übersetzen.

In der vorhergehenden Planungsphase wurden das generelle Projektziel und gegebenenfalls diverse Unterziele definiert. Daraus ergeben sich verschiedene “Arbeitspakete”, Vorgänge und Prozesse, die unter anderem einer Kapazitätsprüfung bedürfen. Zur Ressourcenplanung gehört auch die Abstimmung von Terminen mit allein Stakeholdern eines gegebenen Projektes. Idealerweise werden mögliche Kapazitätsengpässe bereits hier ersichtlich und fließen in die Planung ein.

Was gehört zu den Ressourcen?

Zu den Ressourcen, die für eine erfolgreiche Projektdurchführung nötig sind, gehören:

Die personelle Ausstattung für die Realisierung des Projekts

Welche Mitarbeiter gehören dem Projektteam an? Über welche Qualifikationen müssen sie verfügen? Sind für einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams Weiterbildungsmaßnahmen erforderlich? Sind Neueinstellungen oder die Zusammenarbeit mit externen Partnern (Experten, Freiberufler, Agenturen, Zeitarbeitsfirmen …) nötig? Kann im Projektverlauf zusätzlicher Personalbedarf entstehen?

Sachmittel

Maschinen, Anlagen, Laborausstattungen, IT-Equipment, Produktionsstätten, Büros, Besprechungsräume.

Materialbedarf

Rohmaterialien, Bauteile, Büromaterialien und die entsprechenden Lieferketten.

Finanzielle Projektausstattung

Die Bereitstellung des erforderlichen Budgets ist eine Grundvoraussetzung für die Realisierung von Projekten und die Bereitstellung von Ressourcen. Im weiteren Sinne gehört diese Budgetierung ebenfalls zur Ressourcenplanung, in der Praxis wird sie jedoch als eigene Disziplin des Projektmanagements betrachtet.

Fünf elementare Schritte der Ressourcenplanung

Die Planung der Ressourcen für ein gegebenes Projekt läuft in mehreren Schritten ab:

  1. Kapazitätsanalysen aller involvierten Mitarbeiter anhand der Termin- und Ablaufplanung. Hierbei müssen die Projektleiter von vornherein mit einem gewissen Spielraum planen, da Kapazitätsschwankungen im Projektverlauf nicht die Ausnahme, sondern eher die Regel sind.
  2. Abgleich der vorhandenen personellen Ressourcen und Kapazitäten mit dem Kapazitätsbedarf für die verschiedenen Arbeitsabläufe und Prozesse im Projekt.
  3. Planungsdokumentation: Erstellung sogenannter Gantt-Diagramme – Diagrammen für die Projekt- und Prozessplanung, bei denen die Abfolge aller Projektaktivitäten in Balkenform auf einer Zeitachse eingetragen wird. Bei größeren Projekten oder einer Vielzahl zu koordinierender Projekte werden heute in der Regel digitale Planungs- und Support-Tools eingesetzt.
  4. Markierung von zu erwartenden Kapazitätsengpässen.
  5. Priorisierungen und/oder die Planung zusätzlicher Ressourcen, um einen erfolgreichen Projektverlauf zu sichern. In allgemeiner Form erfolgt die Planung hier anhand der Kriterien “Termin” oder “Kapazität”. Im ersten Fall geht es darum, die erforderlichen Ressourcen zu ermitteln, um einen termingetreuen Verlauf und Abschluss von Projekten abzusichern, im zweiten Fall werden Projektverlauf und Terminierung den vorhandenen und nicht erweiterbaren Ressourcen angepasst.

Verschiedene Projektarten haben Einfluss auf die Planung

Die Planung von Projekten wird auch durch die Projektart beeinflusst und in vielen Fällen sogar vorgegeben. In einer komfortablen Ausgangssituation sind Projektleiter, die ein größeres Portfolio von Projekten zu betreuen und hier eine rationale Priorisierung vorzunehmen haben – normalerweise stehen ihnen auch relativ umfangreiche, zum Teil untereinander austauschbare und oft auch erweiterbare Ressourcen zur Verfügung.

Anders sieht es oft bei Auftragsprojekten aus, bei denen der Kunde die Richtung, das Budget und die verfügbaren Ressourcen vorgibt. Zudem sind hier mehrere Stellen – und maßgeblich der externe Auftraggeber – in die Planung involviert, woraus im ungünstigsten Fall eher ungenaue Prognosen für den Projektverlauf und die erforderlichen Ressourcen resultieren können.

Interne Projekte eines Unternehmens stellen im Kern die gleichen Planungs- und Ressourcenanforderungen wie beliebige Kundenprojekte. In der Regel ist daran eine eher überschaubare Zahl von Stakeholdern beteiligt. Allerdings laufen solche Projekte auch oft Gefahr, bei Ressourcenknappheit in der Priorisierungs-Pipeline auf einem hinteren Platz zu landen.

Generell gilt: Projektleiter sind in die allgemeine Unternehmensorganisation und oft auch in unternehmensübergreifende Strukturen eingebunden. Mit Veränderungen von Prioritäten seitens der Unternehmensleitung, des Controllings oder externer Projektpartner müssen sie de facto zu jedem Zeitpunkt rechnen.

Statusmeldungen und Ressourcenabstimmungen im Projektverlauf

Im weiteren Projektverlauf sind regelmäßige Statusmeldungen im Hinblick auf die Projektzeit sowie die bisher erreichten Arbeitsergebnisse wichtig. Diese Anforderung betrifft Projektleiter, Teamleiter und jeden einzelnen Mitarbeiter. Optimal ist, wenn zwischen Projektleitern, Teamleitern und gegebenenfalls auch externen Partnern in regelmäßigen Intervallen Ressourcenabstimmungen erfolgen.

Lineare Projektorganisation oder Matrixprojekt?

Bei einer linearen Projektorganisation liefern Abteilungen und Teams nicht nur Ergebnisse, sondern realisieren den Projekterfolg mit ihren eigenen Ressourcen. Der Vorteil besteht im vergleichsweise geringen Organisationsaufwand – eine solche Projektstruktur ist jedoch wenig transparent und außerdem nicht sehr agil. In einer Matrixorganisation haben die Projektleiter Zugriff auf alle vorhandenen Teamressourcen, was hohe Flexibilität ermöglicht, aber auch mit deutlich höherem Planungs- und Analyseaufwand verbunden ist.

In der Automobilindustrie inklusive der Zulieferer ist die Matrixorganisation von Projektarbeit inklusive der Zulieferer die Regel. Sie erfordert nicht nur professionelle Planungsexpertisen, sondern auch ein komplexes und für alle Prozessbeteiligten transparentes Datenmanagement.

 

Bildquelle Titelbild:  © Fotolia 2016/ Robert Kneschke

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