Risikoanalyse Projekt © Light And Dark Studio/Shutterstock.com

Stehen bleiben oder gehen? Risikoanalysen als Voraussetzung für erfolgreiches Projektmanagement

Wir sind umgeben von Risiken: im Straßenverkehr, beim Verzehr von Lebensmitteln, durch Krankheiten oder durch den Klimawandel. Jeden Tag haben wir Entscheidungen zu treffen, wie wir damit umgehen: Gehen wir bei Rot über die Ampel, um den Bus zu erwischen? Essen wir den Joghurt, obwohl das Verfallsdatum schon gestern war? Bringe ich mein Kind noch in den Kindergarten, obwohl dort die Röteln grassieren? Fahre ich weiter einen Benziner oder steige ich auf ein Elektroauto um? Unbewusst analysieren wir von früh bis spät jedes Vorhaben in unserem Lebensumfeld, um uns vor möglichen Schäden zu bewahren. Risikoanalysen sind Alltag für uns – privat und auch im Business. Lesen Sie hier, warum Risikoanalysen eine Voraussetzung sind, um Projekte erfolgreich zu realisieren, und was Sie bei der Erstellung einer solchen Übersicht möglicher Probleme beachten müssen.

Komplexe Aufgaben – hohes Risiko

Unternehmen stehen ständig vor neuen Herausforderungen. Aktuell fordert die Digitalisierung Veränderungen in allen Bereichen. Industrie 4.0 basiert auf neuen Lösungen, Globalisierung lebt vom Aufbau neuer Netzwerke. Besonders in der Automobilindustrie wandeln sich die Anforderungen – an Antriebssysteme, an Materialien und an die Modellentwicklung. Dieser Wandel wird über Projekte realisiert, also zeitlich befristeten, meist innovativen, aber auch risikobehafteten Aufgaben von erheblicher Komplexität.
Eine Risikoanalyse ist daher die Grundlage für die Projektplanung eines Unternehmens. Diese erfolgt jedoch – im Gegensatz zum privaten Leben – immer bewusst und organisiert. Sie ist eine der wichtigsten Aufgaben des Managements während der gesamten Phase eines Projektes.

Identifizierung der Probleme als Start in ein Projekt

Allgemein wird die Risikoanalyse als systematische Analyse zur Identifikation und Bewertung von Risiken bezeichnet, die in technischen Systemen, Finanz-, Wirtschafts- und Dienstleistungsunternehmen sowie Organisationen Anwendung findet.
Sie ist Teil des Projektmanagements und muss am Anfang eines Vorhabens stehen, denn sie liefert die Basis für weitreichende Entscheidungen und bietet Strategien sowie operative Maßnahmen für eine optimale Gestaltung der Projektrisiken. Dementsprechend hat die Risikoanalyse zum Ziel, im Rahmen des Projektmanagements Risiken im fortlaufenden Projekt zu erkennen und zu analysieren, aber auch die Wahrscheinlichkeit des Eintreffens der Risiken zu ermitteln. Letztlich geht es darum, die Kosten realistisch aufzulisten, die bei Eintritt verschiedener Risiken anfallen können.

Dabei ist eine Risikoanalyse keine einmalige, abgeschlossene Angelegenheit, sondern sie begleitet als Bestandteil des Risikomanagements die verschiedenen Phasen der Projektentwicklung. Dabei berücksichtigt sie, dass das äußere und innere Umfeld eines Projektes ständig in Bewegung ist. Allerdings: Je mehr Zeit und Geld in die Risikoanalyse investiert wird, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, während der Umsetzungsphase ständig die Feuerwehr spielen zu müssen. Insofern ist es angeraten, erst dann mit der Risikoanalyse zu beginnen, wenn die Planung des Projektes schon Rückschlüsse auf die Risiken zulässt, also Strukturen, Ablaufpläne oder Zielvorgaben feststehen.

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Aufgaben der Risikoanalyse: potenzielle Krisenherde erkennen

Die Risikoanalyse muss das Gesamtrisiko des Projektes erfassen, also das Ergebnis des Zusammenspiels einzelner Risiken. Diese Einzelrisiken können intern auftreten, aber auch externe Risiken darstellen. Grundsätzlich sollten Sie versuchen, interne Risiken schon zu Beginn auszuschließen:

  • Konkurrierende Ziele: Sind sich die Aktionäre, die Gesellschafter oder die Geschäftsführung einig in der Zielsetzung?
  • Ist die Terminplanung realistisch?
  • Erfordert das Projekt Überstunden der Mitarbeiter?
  • Entspricht die eingesetzte Projektsoftware den Anforderungen?

Während des Projektes können zahlreiche externe Umstände einen negativen Einfluss auf ein Projekt haben, zum Beispiel:

  • Zulieferungen werden teurer;
  • Wettbewerber kommen mit neuen innovativen Produkten auf den Markt;
  • neue Anforderungen an die Zertifizierung werden erlassen;
  • Projektmitarbeiter bringen nicht die erwartete Leistung;
  • Finanzierungskosten steigen;
  • Zulieferer können nicht pünktlich liefern;
  • die Software, die alle Projektbeteiligten miteinander vernetzt, entspricht nicht den Erwartungen;
  • die Technologie, die beispielsweise für den Brandschutz zum Einsatz kommen sollte, funktioniert nicht oder
  • internationale Sanktionen werden erlassen.

Speziell in der Automobilindustrie, die mehr als die Hälfte ihrer Umsätze im Ausland generiert und mit Fabriken weltweit aufgestellt ist, spielen externe Risiken eine große Rolle.

Wichtig ist es, potenzielle Krisenherde zu identifizieren und so viele Positionen wie möglich zu benennen – auch wenn diese unter Umständen abwegig erscheinen. Das drückt zwar die Stimmung im Team – denn gerade zu Beginn eines Projektes sollte nicht nur das „Wenn und Aber” gesehen werden. Aber eine realistische Betrachtungsweise des Vorhabens zahlt sich aus, wenn der Ernstfall eintritt.

Unsicherheiten in der Planung vermeiden

Vielleicht wird es nicht gelingen, tatsächlich alle Szenarien, die ein Projekt negativ beeinflussen können, durchzuspielen und entsprechende Warnhinweise für das Gesamtprojekt zu erarbeiten. Vor Überraschungen ist schließlich niemand gefeit. Doch es sollte möglich sein, eventuelle Schäden und deren Eintrittswahrscheinlichkeit so weit vorauszusehen, dass Kosten und Nutzen des Projektes, Verlust und Gewinn realistisch eingeschätzt werden können. Risiko bedeutet Unsicherheit – und wer kann schon Unsicherheiten in der Planung gebrauchen? Aber nicht nur die Gefahren eines Projektes sollten in der Risikoanalyse erfasst werden – auch die Chancen sind Bestandteil dieses Prozesses.

Methoden zur Risikoerkennung

Zur Erkennung von Risiken empfiehlt es sich, mögliche Herausforderungen in verschiedene Kategorien zu untergliedern (interne, externe, kaufmännische, planerische, technische, umweltpolitische u.a.) und diesen dann einzelne Risiken zuzuordnen. In einer Liste sollten anschließend Anmerkungen zu den einzelnen Risiken erfasst werden wie:

  • Beschreibung des Risikos;
  • Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit?
  • Wer ist verantwortlich?
  • Welche Maßnahmen können eingesetzt werden, um das Risiko zu minimieren?
  • Welcher Schaden kann entstehen?

Eine solche Checkliste sollte Teil der Projektsoftware sein und während des gesamten Projektes fortgeführt werden. Wenn alle zuständigen Mitarbeiter Zugriff auf diese Liste haben, wird das die Kommunikation der Projektbeteiligten insgesamt verbessern.
Die Inhalte selbst müssen natürlich vom Management geliefert werden. Hier empfiehlt es sich, die Mitarbeiter miteinzubeziehen, Experten zu befragen, technische Unterlagen zu studieren und Beratungsunternehmen mit Wissen und Erfahrung im Projektmanagement hinzuzuziehen.

Immer wieder von Neuem

Die Bewertung der gefundenen Risikofaktoren erfolgt dann im nächsten Schritt. In dieser Phase geht es darum, die Wahrscheinlichkeit abzuschätzen, mit der bestimmte Herausforderungen auftreten können, und potenzielle Folgen zu definieren. Diese Bewertung ist ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements, denn sie hat maßgeblichen Einfluss darauf, wie gut Sie später auf den Ernstfall vorbereitet sind.

Aufgabe der Risikoanalyse während der Umsetzung des Vorhabens ist es, weiterhin externe und interne Risikofaktoren im Blick zu behalten, die nach dem Projektstart auftauchen können. Denn auch, wenn wir den Bus erreicht haben, ohne Schaden zu nehmen – die nächste rote Ampel kommt bestimmt.

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Fotoquelle Titelbild: © Shutterstock/Light And Dark Studio

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