Projektkoordination © fizkes/Shutterstock.com

Sanfter Druck: Sieben Tipps für eine bessere Projektkoordination

Projektverantwortliche fühlen sich manchmal wie Grundschullehrer. Ihre Mitarbeiter scheinen jede Form des reflektierten und autonomen Arbeitens verloren zu haben. Stattdessen stellen sie gleich dutzendfach Fragen, die sich schon mit gesundem Menschenverstand beantworten lassen würden. Eine effektive Projektkoordination wirkt solchen Schwierigkeiten entgegen. Wir haben hierfür sieben Tipps zusammengetragen.

Auf einen Blick: Unsere sieben Tipps für eine bessere Projektkoordination

  1. Verbindlichkeit schaffen durch institutionalisierte Meetings
  2. Offline-Taskboards
  3. Klare Verantwortungsbereiche
  4. Eindeutig definierte Budgets
  5. Regelmäßige Teambuilding-Übungen
  6. Definition von Meilensteinen – zusammen mit einer klaren Terminvorgabe
  7. Regelmäßige Kontrolle der Arbeitsprozesse

Ist eine tiefgreifende Projektkoordination eigentlich notwendig?

Bevor wir uns den sieben Tipps im Detail zuwenden, sei erst einmal eine Antwort auf eine in den vergangenen Jahren häufig gestellte Frage gegeben: Ist eine tiefgreifende Projektkoordination eigentlich notwendig? Früher in Zeiten, in denen die starren Methoden des Projektmanagements dominierten, war dies eindeutig der Fall. Es gab klare Hierarchien, weshalb auch kleine Teilaufgaben zugeteilt werden mussten. In der Automobilindustrie war die Projektkoordination deshalb beispielsweise an der Tagesordnung.

Seit sich die agilen Methoden des Projektmanagements immer stärker durchgesetzt haben, stehen die Dinge allerdings etwas anders: Teams organisieren sich im Idealfall selbständig und arbeiten autonom. Auf dem Papier ist eine tiefgreifende Projektkoordination deshalb nicht mehr notwendig. Stattdessen muss diese eigentlich nur noch den bloßen Rahmen vorgeben.

Papier ist aber bekanntlich geduldig. Und in der Praxis funktioniert nichts so perfekt wie in der Planung. Und genau diesem Umstand zollen unsere sieben Tipps Rechenschaft. Sie zielen darauf ab, eine tiefgreifende Projektkoordination wieder überflüssig zu machen. Missstände, die effizientes Arbeiten erschweren, sollen behoben werden.

Die Antwort auf die obige Frage lautet deshalb “Jein”. Eine tiefgreifende Projektkoordination, die über die Rahmensetzung hinausgeht, ist nur noch zeitlich begrenzt notwendig. Sie zielt darauf ab, “Fehler im System” auszumerzen.

Verbindlichkeiten schaffen durch institutionalisierte Meetings

Eine der größten Gefahren, die von den agilen Projektmanagementsmethoden ausgeht, ist der Missbrauch der hohen Freiheitsgrade. Fast alle Methoden schreiben deshalb regelmäßige Meetings vor. Tatsächlich sollten Sie diesbezüglich sehr strikt sein, um klare Verbindlichkeiten zu schaffen. Führen Sie institutionalisierte Meetings ein. Dies bedeutet, dass die Treffen eine klare Tagesordnung haben und in einem bestimmten Zeitfenster (z.B. 10:00 – 10:30) stattfinden.

Themen, die nicht auf der Tagesordnung stehen, werde nicht behandelt. Dafür müssen eigene Meetings anberaumt werden. Wenn die Zeit vorbei ist, endet das Treffen – ganz gleich, ob alle Themen behandelt wurden oder nicht. Diese strenge Handhabung erzeugt Verbindlichkeiten: Die Teammitglieder wissen, dass jetzt der Zeitpunkt ist, indem sie ihre Ergebnisse präsentieren und wichtige Fragen stellen können. Sie wägen zudem genau ab, ob es bestimmte Diskussionen wirklich wert sind, die knapp bemessene Zeit des Meetings zu strapazieren. Erfahrungsgemäß steigt die Akzeptanz der Meetings durch die strenge Handhabung übrigens signifikant an.

Offline-Taskboards

Virtuelle bzw. digitale Taskboards sind in Mode gekommen. Jeder kann überall darauf zugreifen, was einen großen Vorteil zu bedeuten scheint. In der Praxis haben die virtuellen Aufgabentafeln aber zum Phänomen des “Nebeneinanderher Arbeitens” geführt. Es ist nicht klar, welche Aufgaben bereits von wem erledigt wurde oder wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist.

Offline-Taskboards lösen dieses Problem. Sie werden regelmäßig ausgehängt, beispielsweise vor Meetings. Sie dienen so als Ort der Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, die sich direkt austauschen können, wer was macht. Offline-Taskboards erzwingen so das direkte Gespräch zwischen den Beteiligten, was stets vorteilhaft ist.

Klare Verantwortungsbereiche

Auch bei agilen Methoden muss es klare Zuständigkeiten geben. Es muss eindeutig geregelt sein, wer für welche Arbeit/ Ziele/ Meilensteine zuständig ist und im Zweifel auch haftbar gemacht wird. Dies bedeutet nicht (notgedrungen) die Wiedereinführung von Hierarchien durch die Hintertür. Stattdessen geht es darum, dass jedes Projektmitglied weiß, dass es einen eigenen Aufgabenbereich hat, dem es sich primär widmen muss. Dies führt übrigens häufig zu einer höheren Identifikation mit der Aufgabe, wenn das Teammitglied weiß, dass es selbst die entscheidende Person ist.

Eindeutig definierte Budgets

Jeder, der schon einmal Projektarbeit betrieben hat, kennt dieses Phänomen: Alle Beteiligten entwickeln hervorragende Ideen und gehen in dieser Tätigkeit geradezu auf. Bezahlbar ist leider keiner der Vorschläge. Allen Beteiligten sollte deshalb von Anfang der finanzielle Rahmen deutlich sein, in dem sie sich bewegen. Es macht deshalb beispielsweise großen Sinn, “Unterbudgets” bzw. Haushaltsposten zu definieren und sie den einzelnen Arbeitsgruppen des Projekts zuzuteilen.

Regelmäßige Teambuilding-Übungen

Wo Menschen zusammenarbeiten, entstehen Reibungen. Diese sind allerdings Gift für produktives Arbeiten. Viele der Konflikte lösen sich zwar nach einiger Zeit von selbst. Trotzdem sollte die Projektkoordination dem Umstand Rechenschaft zollen, dass es auf problematische Weise zwischen den Beteiligten “menscheln” kann. Regelmäßige Teambuilding-Übungen helfen dabei. Diese lösen einerseits bereits bestehende Probleme und wirken anderseits präventiv. Dies bedeutet, dass ernsthafte Probleme in “zusammengeschweißten Teams” nicht so einfach entstehen.

Definition von Meilensteinen – zusammen mit einer klaren Terminvorgabe

Es gibt keine Methode des Projektmanagements, die nicht verlangen würde, dass bestimmte Zwischenziele zu erreichen sind. Diese werden auch als “Meilensteine” bezeichnet. Die Koordination muss dafür sorgen, dass sie auch tatsächlich erreicht werden und nicht nur als abstrakte Vorgaben durch den luftleeren Raum schweben. Eine klare Terminvorgabe ist deshalb empfehlenswert. Natürlich ist unrealistisch, einen konkreten Tag zu nennen. Aber bestimmte Zeitfenster wie ein spezifischer Monat oder ein Quartal sind durchaus zulässig.

Regelmäßige Kontrolle der Arbeitsprozesse

Eigentlich versteht sich dieser Punkt von selbst. Doch tatsächlich hat sich gezeigt, dass er überraschend selten umgesetzt wird. Eine wesentliche Aufgabe eines Projektkoordinators liegt in der Kontrolle, ob die gegebenen Vorgaben umgesetzt wurden. Diesbezüglich sollte im Idealfall eine Art Verstetigung erfolgen. Der Koordinator etabliert feste Kontrollmechanismen. Hierfür bieten sich beispielsweise die Meetings, wo alle Arbeitsgruppen als festen Bestandteil des Treffens vorstellen müssen, wie weit ihre Arbeit seit dem letzten Treffen fortgeschritten ist.

Fazit: Gute Projektkoordination erzeugt sanften, aber spürbaren Druck

Es klang oben bereits an: Die eigentliche Aufgabe der Projektkoordination ist in der heutigen Zeit die Setzung eines Rahmens, in dem sich die Teammitglieder bewegen. Eine wirklich gute Projektkoordination etabliert aber noch weitere Maßnahmen, die durch sanften Druck die Beteiligten dazu zwingen, den Rahmen nicht zu verlassen.

Fotoquelle Titelbild: © fizkes/Shutterstock.com

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