die perfekte Software im Prozess- und Projektmanagement? © Fotolia 2015/ beeboys

Wie wichtig ist die perfekte Software im Prozess- und Projektmanagement?

Sie planen ein Projekt und sind auf der Suche nach der passenden Software? Häufig können Sie in Publikationen, ob print oder online lesen, welche Tools und Anwendungen für die Projektplanung am besten geeignet sein sollen. Nun könnte man leicht dem Glauben erliegen, aufwändige, spezialisierte oder passgenaue Software sei ein unverzichtbarer Bestandteil, um Prozesse und Projekte zu managen.

Die Wahrheit sieht jedoch etwas anders aus – es gibt wesentlich gewichtigere Komponenten für eine gelungene Planung, die sich auch durch die beste Software nicht ersetzen lassen. Stimmen diese Komponenten jedoch, ist das Projekt so gut wie in trockenen Tüchern – auch wenn man gar keine spezielle Software in Anspruch nimmt. Was also brauchen Sie eigentlich, um ein Projekt erfolgreiche auf die Beine zu stellen und zum Abschluss zu bringen?

Was wirklich zählt – die entscheidenden Prozesse im Projektmanagement

Kommunikation ist der Beginn von allem. Das gilt nicht nur im Leben allgemein, sondern besonders im Prozess- und Projektmanagement. Um ein Projekt erfolgreich zu starten, braucht es ein Team – denn auf dieser Welt kann niemand etwas allein bewerkstelligen. Je größer das Vorhaben ist, umso mehr Spezialisten müssen Sie sich ins Boot holen.

Und hier liegt schon eines der Geheimnisse erfolgreicher Projekte verborgen – wenn sich wahre Experten den verschiedenen Teilaufgaben widmen, kommen Sie so zügig und reibungslos wie möglich an Ihr Ziel. Darum sollten bei diesem Aspekt möglichst keine Kompromisse gemacht werden – diese sind am Ende doch wieder kostenintensiv.

Was ist aber die nötige Voraussetzung, um die erforderlichen Teilaufgaben zu einem stimmigen Ganzen zusammen zu fügen? Das Geheimnis liegt in der Kommunikation, ohne die Prozesse aneinander vorbei laufen zu lassen. Selbst die beste Software kann die Kommunikation bei Ihrem Projekt nicht ersetzen – sie kann sie höchstens unterstützen.

Das Ziel vor Augen – bringen Sie Ihr Projekt zum Erfolg

Es mag auf den ersten Blick banal klingen, doch eine konkrete Zielsetzung ist für den Erfolg jedes Projektes unerlässlich. Hier dürfen Sie nicht dem Irrtum erliegen, die spezialisierte Software trüge die Zielsetzung schon in sich, nur weil sie exakt auf bestimmte Bereiche abgestimmt ist. Dem ist nicht so. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Form Sie aus einem Holz schnitzen wollen, dann werden Sie auch mit dem schärfsten Werkzeug nur Späne fabrizieren.

Nehmen Sie also Ihr Team, und lernen Sie es kennen. Das gilt besonders, wenn sie nur temporär zusammen kommen. Sorgen Sie für eine kommunikative Basis, die Zweifeln keine Chance lässt. Und schwören Sie Ihr Team auf ein gemeinsames Ziel, eine gemeinsame Vision ein.

Vergessen Sie nie, dass Sie als Verantwortlicher für Ihr Projekt mit gutem Beispiel vorangehen müssen. Als Leader bewegen Sie sich an der Spitze aller Prozesse und geben die Richtung vor. Erst die Energie, die Sie selbst in die Vision stecken, kann das Team anstecken und motivieren, Ihnen zu folgen. Eine klare Vision sorgt dafür, dass sich alle mit voller Kraft auf das Ziel zubewegen – das lässt sich durch Software nicht ersetzen, nicht einmal simulieren.

Einfache und spezialisierte Prozesse verschlanken Ihr Projekt und sind günstig

Managen Sie Ihr Projekt – aber verlassen Sie sich dabei nicht auf teure Applikationen. Werden Sie stets misstrauisch, wenn Ihnen diese als Allheilmittel angepriesen werden. Eine Software allein kann nichts, so wie ein Fahrzeug ohne einen Fahrer sich nicht bewegt. Der beste Fahrer kann mit einem einfachen Fahrzeug optimale Ergebnisse erzielen, während ein schlecht organisierter Fahrer, der den Reifendruck nicht prüft und das Öl nicht wechselt, auch ausgestattet mit dem besten Fahrzeug keine gute Leistung bringen wird.

In unserer Praxis haben wir schon oft die Erfahrung gemacht, dass Applikationen, die auf bestehender Software basieren und diese nur an einigen Ecken und Enden optimiert und für das aktuelle Projekt angepasst, die beste Lösung sind. Die Software ist schon im Haus, ist bei den Anwendern bekannt und muss nicht extra geordert werden. Das Projekt hat dadurch bessere Chancen hinsichtlich überschaubarer Kosten.

Wir selbst arbeiten primär mit den Anwendungen aus dem Office-Paket und, und haben dabei gelernt, dass man auf spezielle Tools oftmals verzichten kann. Nur wo zwingend notwendig, oder vom Kunden gefordert, binden wir konsteninsive Spezial-Software ein.

Manchmal ist eine einfache Lösung für Ihr Projekt die Beste

So wenig, wie Sie mit dem Porsche bei Aldi vorfahren oder im Armani Anzug zur Autowäsche gehen, so wenig passend sind manchmal die teuersten Tools für Ihr Projekt. Nehmen wir das einfache Beispiel eines kleinen Ladengeschäfts mit wenigen Artikeln, das nebenbei Online-Marketing betreibt?

Hier wird nicht unbedingt eine komplexe Shopware Installation benötigt, die nicht nur preisintensiv ist, sondern auch für die Einarbeitung jede Menge Zeit verschlingt – eine kostenlose WordPress Installation mit einem kostenlosen Plugin genügt vollauf, und der Betreiber wird dennoch den gewünschten Erfolg erzielen können.

Suchen Sie daher auch für Ihre Bereiche immer die einfachste, passendste Lösung für das anstehende – gerne sind wir Ihnen mit unserer Erfahrung dabei behilflich.

Wir wollen es hier einmal ganz klar sagen: Die Einführung eines Projektmanagement-Tools auf Softwarebasis führt nicht zwingend zu einem erfolgreichen Projekt geschweigen denn einer Projektmanagegement-Organisation . Sie müssen erst die Grundlagen schaffen – durch eine optimale Organisation, Kommunikation und Planung – damit Sie die Möglichkeiten einer Software überhaupt ausnutzen können. Und selbst dann vertreten wir die Ansicht, die durch unsere Erfahrung gestärkt wird, dass Sie im Bereich der Software mit einfachsten Mitteln optimale Ergebnisse erzielen können.

Für jedes Projekt besteht die Möglichkeit die vorhandene Software anzupassen und zu optimieren. Größere Anschaffungen sollten nur dann betrachtet werden, wenn es unumgänglich ist. Doch Ihr Projekt treibt eine solche Investition nicht zwingend voran. Vertrauen Sie lieber auf optimierte Prozesse – und auf sich selbst. Gemäß dem KISS Prinzip – keep it safe and simple.

 

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