Stakeholder in projektbasierter Arbeit - Diese vier Schritte erlauben Ihnen eine Stakeholderanalyse © Fotolia/alexlmx

Stakeholder in projektbasierter Arbeit – Diese vier Schritte erlauben Ihnen eine Stakeholderanalyse

Um erfolgreiche Projekte wirklich effizient realisieren zu können, ist eine geeignete Stakeholderanalyse unabdingbar. Denn kleine wie auch große Projekte stehen und fallen mit der menschlichen Komponente, den Interessen, Erwartungen und Positionen der Stakeholder. Arbeiten Sie häufig projektbasiert, sollten Sie wissen, wie Sie eine Stakeholderanalyse durchführen und welche Schritte dafür nötig sind.

Mit einer Analyse aller Stakeholder können Sie viele Konflikte und Probleme bereits vor dem Entstehen erfassen und potentielle Lösungen erarbeiten. Auch die Interessen verschiedener Stakeholder lassen sich so gezielt auswerten.

Die vier Schritte für die Stakeholderanalyse und eine kompakte Erläuterung, wie Sie diese in Ihr Projekt integrieren, finden Sie in diesem Beitrag.

Die Identifikation der Stakeholder: Wie weit sind die Kreise Ihres Projektes?

Der erste Schritt einer Stakeholderanalyse ist natürlich zunächst einmal die Identifikation aller Stakeholder.
Zu den Stakeholdern in Ihrem Projekt zählen nicht nur Unternehmen und Personen, die aktiv am Projekt beteiligt sind, sondern auch all jene, deren Interessen vom Projekt selbst beeinflusst werden. Man spricht hier von internen und externen Stakeholdern.

Interne Stakeholder

Zu den internen Stakeholdern zählen alle direkt aktiv am Projekt beteiligten Parteien. Dies sind Auftraggeber, Kreditgeber und Führungskräfte, aber auch Betriebsräte, Gewerkschaften und gegebenenfalls Versicherer, Dienstleister oder Kunden.

Externe Stakeholder

Externe Stakeholder sind zwar nicht direkt am Projekt beteiligt, deren Interessen werden aber durch das Projekt maßgeblich beeinflusst. Hierbei kann es sich etwa um lokale Betriebe handeln, Interessengruppen, Naturschützer oder auch Anrainer am Projektstandort.

Ohne die Identifikation interner und externer Stakeholder wird Ihr Projekt oft überraschenden Risiken ausgesetzt. Arbeiten Sie schon in diesem Schritt sehr sorgfältig, so können Sie viele Probleme in späteren Projektphasen bereits frühzeitig erkennen, umgehen oder zumindest entsprechend planen.

Analyse und Interpretation: Welche Interessen und Erwartungen stellen die Stakeholder?

Haben Sie alle Stakeholder entsprechend identifiziert, so müssen Sie diese nun zueinander in Relation setzen.
Wichtig hierfür sind die Aufstellungen interner und externer Stakeholder, deren Beziehungen in ihren Intensitäten zueinander und zum Projekt dargestellt werden. Dies ermöglicht selbstverständlich auch eine Gewichtung der Stakeholder, da bedeutsamere Stakeholder so besser gewichtet werden können.

Eine häufig verwendete Einteilung der Stakeholder unterteilt diese in die stark relevanten Spielmacher (Stakeholder mit starkem Einfluss, die aber auch stark beeinflusst werden können), Joker (Stakeholder mit großer Macht, die kaum beeinflussbar sind), Gesetzte (Stakeholder mit geringer Macht, die durch das Unternehmen beeinflusst werden) und schließlich Randfiguren (Stakeholder mit nur wenig Einfluss auf das Projekt, die ihre Macht aber durch Zusammenschlüsse erweitern können). Spielmacher und Joker sollten Sie dabei möglichst eng an sich binden, denn die Spielmacher gewinnen Sie so für Ihr Projekt, während Sie durch die Nähe besser mit den Jokern umgehen können.

Im nächsten Schritt der Analyse nutzen Sie Ihre gesammelten Daten über interne und externe Stakeholder und stellen deren Erwartungen an das Projekt gegenüber. In diesem Schritt stellen Sie auf, wer welche Interessen am Projekt verfolgt und was die unterschiedlichen Stakeholder sich von dem Projekt versprechen.

Haben Sie vorher bereits erarbeitet, um welche Organisationen, Unternehmen und Personen es sich bei Ihren Stakeholdern handelt, so können Sie diese nun besser ins Verhältnis zum Projekt setzen und deren Status in Bezug auf Ihre Arbeit setzen. Hierzu gehören auch grundsätzliche Analyseschritte wie die Zuordnung negativer oder positiver Verhältnisse zum Projekt und ggf. der Einsatz, mit dem Stakeholder am Projekt mittelbar oder unmittelbar beteiligt sind.

Durch eine einfache Aufstellung entlang zweier Achsen (Macht und Einstellung) können Sie die Stakeholder nun sehr einfach zuordnen und haben einen schnellen Überblick über die Gewichtung der Stakeholder und deren Einstellungen zum Projekt.

Diese grafische Aufbereitung der Beziehungsanalyse empfiehlt sich, um die Stakeholderanalyse schnell lesbar zu machen. Hier wird oft auf den ersten Blick klar, wer zu den Major Players im Projekt gehört und wessen Interessen bei der Projektdurchführung im Konflikt miteinander stehen.

Durch die versinnbildlichten oder verbildlichten Beziehungen ermöglicht dieser Schritt eine einfache Identifikation möglicher Konfliktpunkte und maßgeblicher, sowie vernachlässigbarer Faktoren.

Grau ist alle Theorie: Die Aktionsplanung

Mithilfe einer Kommunikationsmatrix können Sie nun entscheiden, mit welchen Maßnahmen und in welcher Frequenz Sie die geordneten Gruppen von Stakeholdern ansprechen.

Die sogenannte Kommunikationsmatrix wird ebenfalls entlang zweier Achsen aufgeteilt. Die Kommunikationsmaßnahmen zum Projekt macht dabei eine der beiden Achsen aus, hier reicht die Bandbreite der Kommunikation von persönlicher und aktiver Einbindung bis hin zu passiver Einbindung, also etwa von regelmäßigen Besuchen beim Projekt über Einbindungen bis hin zur Einbindung in einen Newsletter. Auf der anderen Seite werden die Stakeholder gewichtet, von relevanten Stakeholdern für das Projekt bis hin zu kleineren Interessengruppen im Umfeld des Projektes.

Über die Kommunikationsmatrix wird festgelegt, wer mit wem in Kontakt tritt, in welcher Form ein Austausch statt findet und welche Inhalte in welcher Frequenz vermittelt werden.
Neben der Kommunikationsmatrix sollten Sie in diesem Schritt auch einen konkreten Umsetzungsplan für die Kommunikation mit den Stakeholdern erarbeiten.

Flexible Arbeit dank regelmäßigem Monitoring

Mit der initialen Stakeholderanalyse haben Sie bereits ein konkretes Bild zu den Positionen der Stakeholder, deren Relevanz für Ihr Projekt und den Kommunikationswegen. Doch gerade langfristige Projekte sind Änderungen unterworfen. Nicht nur unvorhergesehene Ereignisse ändern die Positionen der Stakeholder, auch externe Faktoren können deren Positionen verändern und starre Projekte vor eine Schieflage stellen. Behalten Sie daher das Stakeholder-Portfolio im Blick, prüfen Sie regelmäßig deren Positionen und aktualisieren Sie Ihr Portfolio.

Anhand regelmäßiger Statussitzungen können Sie einen Überblick über Veränderungen im Projekt behalten und Ihre Stakeholderanalyse regelmäßig auf den neuesten Stand bringen. In anderen Managementbereichen würden Sie ja auch nicht mit veralteten Daten arbeiten wollen.

Optimieren Sie Ihre Projektarbeit mit einer Stakeholderanalyse

Die Stakeholderanalyse soll Ihnen dabei nicht nur als Orientierungspunkt für eine einmalige Analyse im Projektmanagement dienen, sondern als Begleitmaßnahme projektbasierter Arbeit. Inhaltliche Differenzen und Projektinteressen können über eine Stakeholderanalyse oft besser veranschaulicht und letztendlich auch durchgesetzt werden.

Die Stakeholderanalyse hilft nicht nur dabei, Chancen zu nutzen, sondern kann auch Risiken gegeneinander abwägen und somit viel Konfliktpotential abfedern, schließlich wurden gewisse Reibungspunkte bereits in der Planungsphase bedacht und können flexibler angegangen oder sogar vorbereitet und umgangen werden.

Somit hilft eine gezielte Analyse aller Stakeholder im Projektmanagement und liefert bessere Resultate bei besseren Bedingungen für alle Beteiligten.

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