Projektsteuerung © Panumas Yanuthai/shutterstock

Fehler frühzeitig korrigieren: Sechs Tipps für eine effiziente Projektsteuerung

Wo Menschen arbeiten, geschehen Fehler. Dies lässt sich nicht vermeiden. Ziel im Projektmanagement muss es deshalb sein, auf derartige Probleme frühzeitig aufmerksam zu werden, um sie korrigieren zu können. Dafür ist die Projektsteuerung verantwortlich. Diese bereitet den Verantwortlichen häufig Probleme, weil die Gefahr der Über- oder Untersteuerung besteht. Wir haben für Sie sechs effiziente Tipps zusammengestellt, um dies zu vermeiden.

Vorbemerkung: Abgrenzung zwischen Projektmanagement und Projektsteuerung

Häufig bereitet schon der Umstand Probleme in der Projektsteuerung, dass der Begriff nicht scharf genug von dem des Projektmanagements abgegrenzt ist. Teilweise werden die Ausdrücke als Synonyme verwendet. Dies ist allerdings nicht korrekt: Das Projektmanagement beschreibt als Begriff die Gesamtheit aller Prozesse im Rahmen des Vorhabens – von den ersten Planungen bis zur Umsetzung. Das Projektmanagement beginnt deshalb schon mit dem Entschluss, ein Vorhaben durchzuführen.

Die Projektsteuerung ist hingegen ein Baustein des Projektmanagements. Sie umfasst alle Prozesse, die zur korrekten Durchführung des Vorhabens notwendig werden. Die Steuerung wird also nur dann sichtbar, wenn die Arbeit am Projekt vom vorgezeichneten Weg abgekommen ist. Grundsätzlich wird dabei zwischen einer passiven und aktiven Projektsteuerung unterschieden. In der passiven Variante gibt es nur wenig Eingriffe. In der aktiven Steuerung verwendet der Projektleiter viel Zeit (und eventuell weitere Ressourcen), um korrigierend einzugreifen.

Sechs Tipps für eine effiziente Projektsteuerung

1. Etablieren Sie funktionierende Frühwarnsysteme

Der grundlegende Prozess, der bei der Steuerung von Projekten abläuft, ist immer gleich: Die vorgegebenen Soll-Zustände werden mit den Ist-Zuständen abgeglichen. Liegt eine zu große Abweichung vor, muss eingegriffen werden. Sie benötigen hierfür funktionierende Frühwarnsysteme. Ein Beispiel wäre die regelmäßige Abgabe von Berichten der Beteiligten über ihre Arbeitsfortschritte. Wenn dies zu aufwendig ist, können Sie sich auch nur mündlich darüber informieren lassen, wann und mit welchem Aufwand bestimmte Teilziele/Meilensteine erreicht worden sind. Auf diese Weise können Sie abschätzen, ob der grundlegende Plan eingehalten wird.

2. Die Arbeit mit der Steuerungssoftware: Pflegen Sie alle Schritte gründlich ein

Inzwischen ist es gängig, dass die Projektsteuerung mit einer unterstützenden Software durchgeführt wird. Im „Cockpit“ (der Startseite des jeweiligen Programms) sollten Sie einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand des Vorhabens bekommen. Zwei Fehler geschehen allerdings häufig bei der Arbeit mit einer entsprechenden Software und wirken sich negativ aus. Erstens arbeiten sich viele Projektleiter bei der Einführung einer neuen Software nicht ausreichend in das Programm ein. Zweitens werden die Arbeitsfortschritte nicht gründlich genug eingepflegt. Die Software arbeitet also mit einem mangelhaften Datenbestand. Da das Programm jedoch Ihr bester Ansatzpunkt ist, um Soll- und Ist-Zustände abzugleichen, ist dies ausgesprochen problematisch.

3. Geben Sie regelmäßige Rückmeldungen

Eigentlich ist der Sinn hinter diesem Schritt selbsterklärend. Tatsächlich finden viele Projekte aber nach wie vor ohne regelmäßige Rückmeldungen statt. Die Verantwortlichen begründen dies beispielsweise damit, dass sie in schwierigen Situationen nicht noch zusätzlichen Druck aufbauen möchten. Irgendwann muss dann aber der Eingriff erfolgen, wenn ein Vorhaben zu weit aus dem Ruder gelaufen ist. Für die Beteiligten kommt dies gefühlsmäßig wie aus dem Nichts. Die Moral und die Atmosphäre im Team leiden. Sie sollten deshalb regelmäßige Feedbacks geben, auch wenn sich Ihre Mitarbeiter dadurch unter Druck gesetzt fühlen. Dies gehört zum aufrichtigen Umgang miteinander dazu.

4. Etablieren Sie Konfliktbewältigungsstrategien

Dieser Punkt ist eng mit dem vorherigen verbunden. Steuernde Eingriffe können vom Projekt als brutal wahrgenommen werden. Beispielsweise müssen Sie im schlimmsten Fall Mitarbeiter entlassen und durch neue ersetzen. Die Projektsteuerung kann deshalb zu Konflikten führen. Bei einem harten Eingriff passiert es z.B., dass sich Teile des Teams gegenseitig beschuldigen, weshalb die Arbeit hinter den Erwartungen zurückbleibt.

Für solche Momente müssen funktionierende Konfliktbewältigungsstrategien bereitstehen. Eine Möglichkeit sind beispielsweise Teambuilding-Übungen, durch welche die Beteiligten lernen, aufrichtig miteinander zu kommunizieren. In drastischen Fällen kann ein Mediator eingeschaltet werden.

5. Notfallszenarien: Sie brauchen einen Plan B, C und D

Die Projektsteuerung muss auch dann eingreifen, wenn Notfälle eintreten, an denen niemand die Schuld trägt. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter durch eine schwere Krankheit unerwartet für eine lange Zeit ausfallen. Sie müssen für solche Momente Notfallszenarien vorbereitet haben. Idealerweise haben Sie dabei nicht nur einen Plan B, sondern auch C und D. Diese Szenarien können sich je nach Branche stark unterscheiden. Holen Sie wenn möglich Erfahrungswerte vorheriger Projekte ein, um vorbereitet zu sein.

6. Definieren Sie, wer wofür die Verantwortung trägt

Projekte arbeiten gerne mit flachen Hierarchien. Dies hat diverse Vorteile. Leider werden flache Hierarchien häufig damit verwechselt, dass keine eindeutige Verantwortungsstrategie existiert. Jedes Teammitglied hat eine klare Zuständigkeit, für die es persönlich verantwortlich zeichnet. Dies muss von Anfang an deutlich gemacht werden.

Fazit: Effiziente Projektsteuerung verlangt Disziplin aller Beteiligten

Die sechs Tipps haben eine Gemeinsamkeit: Sie verlangen ein hohes Maß an Disziplin. Dies gilt für Sie als Hauptverantwortlichen, aber auch für alle Mitglieder des Teams. Steuernde Eingriffe müssen angemessen vorbereitet, erklärend umgesetzt und angenommen werden.

Eine funktionierende Kommunikation ist dabei zwangsläufig ebenfalls unerlässlich. Die Teammitglieder müssen verstehen, weshalb Änderungen vorgenommen werden und diese wie vorgeschrieben umsetzen. Um Überforderungen zu vermeiden, sollte die Steuerung deshalb deutlich, aber dafür begrenzt sein. Wenn Sie reagieren müssen, greifen Sie einmal umfassend ein. Korrigieren Sie nicht über Tage für ein Problem immer wieder nach.

Fotoquelle Titelbild: © Panumas Yanuthai/Shutterstock.com

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