Wie kann Veränderungsmanagement gelingen? © Fotolia 2016 / XtravaganT

Wie kann Veränderungsmanagement gelingen?

Wie kann Veränderungsmanagement gelingen? Wer Prozesse über die Köpfe der Mitarbeiter hinweg durchsetzt, bekommt Probleme. Wie macht man es besser?

Veränderungsmanagement ist ein schwieriges Thema, denn jeder möchte gern dabei mitsprechen. Jeden Beteiligten berücksichtigen und dennoch die eigenen Vorstellungen durchsetzen, das ist die Kunst.

Die besonderen Anforderungen in der Automobilbranche – ein kleiner Exkurs

Eines ist klar, Veränderungsmanagement ist ein wichtiger Part, gerade in der Automobilbranche. Durch die Prozesse und IT-Systeme out of the box wird eine große Zahl an Daten lokal abgespeichert und immer wieder mit dem aktuellen Stand der Version aktualisiert. Am Ende des Tages obliegt es dem Projektleiter, sich zum aktuellen Stand durchzufragen und Mitarbeiter zur Arbeit anzuhalten. Diese Umstände bringen Chaos in so manches Projekt, was jedoch gerade in der Automobilbranche fatale Folgen haben kann. Veränderungen sind dann der Motor, mit dem das Schiff des Unternehmens immer in die richtige Richtung gesteuert wird.

Verzögerungen und die finanziellen Folgen

Es gibt nur wenige feste Größen in der Automobilindustrie, doch der Start of Production und der Zeitpunkt der Markteinführung gehören dazu. Es kommt nicht in Frage, diese Termine zu verschieben, ganz gleich welches Chaos vorher geherrscht hat. Kurz vor diesen Zeitpunkten wird darum häufig eine Menge Geld in die Hand genommen, um den pünktlichen Start wirklich garantieren zu können. Das schmälert Umsatz und Gewinn und ist gerade für kleine Zulieferbetriebe eine echte Katastrophe.

Die Auslagerung verschiedener Produktionsstrecken tut ihr Übriges, denn nicht nur die Zeitverschiebung, auch kulturelle und sprachliche Barrieren können Hindernisse darstellen, so dass effizientes Arbeiten regelmäßig erschwert wird. Was ist zu tun? Vor dem nächsten Beinahe-Crash sollten die Prozesse und ihre Schwachstellen analysiert werden, um durch entsprechende Veränderungen zukünftig einen besseren Ablauf gewährleisten zu können.

Veränderungsmanagement: Am Anfang steht die Bestandsaufnahme

Leider ist man oft mit einer sogenannten Betriebsblindheit geschlagen und sieht das Offensichtliche nicht. Es ist auch nicht jeder dafür gemacht, Projekte effizient zu konzeptionieren, vor allem da sich die Anforderungen und angezeigten Maßnahmen im Laufe der Jahre immer wieder ändern. Dafür holt man sich am besten Profis ins Boot, so wie wir von be partner es sind.

Wir verschaffen uns zuerst gemeinsam mit dem Geschäftsführer und verantwortlichen Bereichsleitern (z.B. QM, Logistik,…) einen Überblick über die aktuellen Strukturen und Formen der Zusammenarbeit. Was gibt es für Schnittstellen? Wie ist die Zusammenarbeit organisiert? Meist zeigt sich hier schon, wie sich Plan und Wirklichkeit unterscheiden. Dort wird dann angesetzt. Häufig weitet sich eine Optimierung von Prozessen jedoch zu größeren Änderungen aus, denn grundlegende Fehler kommen ans Licht. Dann ist ein gutes Veränderungsmanagement wichtig, denn die anstehenden Änderungen müssen von allen mitgetragen werden. Die erste Regel lautet hier: kontinuierliche Kommunikation.

Kein Veränderungsmanagement auf “Teufel komm raus”

Die Bestandsaufnahme zeigt auch den wirklichen Bedarf an Veränderungen. Verantwortliche sollten sich nicht von den Heilsversprechen selbst ernannter Experten blenden lassen, die Change Management Konzepte verkaufen, wo eigentlich kein wirklicher Bedarf da ist. Die aktuellen Herausforderungen lassen sich manchmal schon durch kleine Änderungen besser bewältigen.

Veränderungsmanagement – die größten Fehler

Mangelhafte Kommunikation innerhalb des Unternehmens:

Was bei Veränderungen im Unternehmen, Umstrukturierungen und Optimierung von Prozessen oft zu kurz kommt, ist, dass alle Mitarbeiter einbezogen werden. Von Anfang an sollten alle Fakten, Pläne und vor allem die Auswirkungen auf dem Tisch liegen, um gemeinsam an einem Strang ziehen zu können. Einer der größten Fehler ist es, mittels der Salamitaktik erst nach und nach mit den Folgen der Veränderungen in Kommunikation zu gehen. Die Mitarbeiter spüren jedoch die Änderungen, und das Vertrauen wird eingebüßt. Es ist unerlässlich, dass gerade auch das mittlere Management die Veränderungen mitträgt.

Hier ist es auch wichtig, dass Führungskräfte von den Experten über den Verlauf von Change Management aufgeklärt werden. Hier hilft im Vorhinein ein Change Management Training, quasi als Kick Off. Sehr hilfreich und anschaulich hierbei sind die Sieben Phasen der Veränderung nach Lewin. Diese zeigen sehr anschaulich, in welchen Phasen sich das Unternehmen bzw. die Mitarbeiter während eines Changeprozesses befinden können. Zu beachten ist hierbei, dass sich nie alle zur gleichen Zeit mit der selben Intensität in der selben Phase befinden. Eines der größten Herausforderungen beim Change Managment. Daher ist es besonders wichtig, sich stets auf Augenhöhe zu begegnen und als Führungskraft sehr feine Sensoren für die Mitarbeiter zu haben.

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Ungeduld/Hau-ruck Methode:

Zeit ist Geld, und dennoch sollte man die nötigen Ressourcen für Veränderungen frei machen und sich in Geduld üben. Veränderungsprozesse benötigen nun einmal Zeit, und die Verantwortlichen müssen erkennen, in welchem Tempo Veränderungen eingeführt werden können.

Den richtigen Zeitpunkt für Veränderungen zu finden, bedeutet auch, nicht zu lange zu warten. Hier sind es oft die Führungskräfte, die sich vor den anstehenden Änderungen drücken und entsprechende Entscheidungen auf die lange Bank schieben. Veränderungsmanagement ist also immer auch Zeitmanagement.

Wie kann Veränderungsmanagement erfolgreich sein? Die 5 besten Tipps für Umstrukturierungen

1. Kommunizieren Sie Ihre Vision!
Wenn alle Mitarbeiter und Beteiligten wissen und mittragen, wohin die Reise geht, gelingen die Veränderungsprozesse schneller und reibungsloser. Verlagern Sie Ihren Fokus also weg von den Problemen und hin zur Analyse der Ist-Situation und natürlich dem Ziel.

2. Ermitteln Sie den konkreten Bedarf an Veränderungen
Scheuen Sie sich nicht, alte Prozesse aufzubrechen, um Ihre Vision zu verwirklichen. Holen Sie sich Profis an Bord, doch lassen Sie sich nicht von Heilsversprechen blenden.

3. Kommunizieren Sie lückenlos und ehrlich – mit allen Betroffenen!
Auch die Reinigungskraft muss die anstehenden Veränderungen mittragen. Gut, das ist vielleicht etwas übertrieben, doch die Richtung stimmt. Glauben Sie nicht, Veränderungen hinter dem Rücken von Mitarbeitern realisieren zu können. Die Wände haben Ohren, und Mitarbeiter können sehr wehrhaft sein – denn viele Menschen scheuen die Veränderung. Was da hilft – siehe Punkt 1.

4. Bauen Sie auf Ihre Multiplikatoren – besonders wenn der Prozess ins Stocken gerät
Je größer die anstehende Veränderung, umso schwieriger ist es für eine Einzelperson, diese durchzuführen. Hier sind Multiplikatoren mehr als hilfreich, die mit dem entsprechenden Gespür stockende Prozesse wieder anstoßen.
Oftmals sind Mitarbeiter zu Beginn der Veränderungen motiviert, merken aber im Lauf der Prozesse erst, was da eigentlich “auf sie zukommt”. Dann sind Multiplikatoren sehr gute Motivatoren, die den Prozess in Gang halten.

5. Geben Sie blockierenden Mitarbeitern eine wichtige Aufgabe
Die elegante Art, mit Mitarbeitern umzugehen, die Veränderungsprozesse blockieren: Sie einzubeziehen und ihnen eine wichtige Aufgabe zu übertragen. Harte Bandagen führen in den seltensten Fällen zu einer Lösung, sie schaffen und verhärten Fronten.

Fazit: Veränderungsmanagement ist in den Händen von Profis gut aufgehoben, die ein Unternehmen dabei unterstützen, sich an einen sich rasant verändernden Markt anzupassen. Damit die Prozesse gelingen, müssen alle Beteiligten an einem Strang ziehen.

 

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