Reine Projektorganisation © GaudiLab/Shutterstock.com

Struktur vs. Aufwand: Die Vor- und Nachteile der reinen Projektorganisation

Die reine Projektorganisation (in der Literatur häufig auch „autonome Projektorganisation“) bezeichnet eine bestimmte Organisationsform, um ein Vorhaben erfolgreich voranzutreiben. Das Projekt wird dabei vollständig von der Linienorganisation getrennt. Dieser Ansatz hat bestimmte Vorteile, beispielsweise kurze Kommunikationswege und klare Strukturen. Allerdings gibt es auch einige Nachteile, durch die sich die reine Projektorganisation längst nicht immer als die beste Lösung erweist.

Reine Projektorganisation einfach erklärt: Abschied von den Fachabteilungen

In der reinen Projektorganisation werden die Teammitglieder für die Zeit des Vorhabens vollständig aus den Fachabteilungen herausgelöst. Sie sind ausschließlich für das Projekt tätig. Dieses entsteht faktisch als autonome Abteilung neben den Fachabteilungen in einem Unternehmen. Es hat mit den Zielen (und Alltagsabläufen) der Linienorganisation nichts mehr zu tun.

Dem Projektleiter kommt bei dieser Organisationsform eine besonders große Bedeutung zu. Er erhält nicht nur das fachliche, sondern darüber hinaus auch das disziplinarische Weisungsrecht. Dazu kommt eine größere inhaltliche Entscheidungsbefugnis als bei anderen Projekten. Die reine Organisationsform ist beispielsweise für Pilotvorhaben eines Unternehmens im Ausland sehr beliebt. Durch die beträchtliche Entfernung zur Linienorganisation darf (und soll) der Projektleiter viele Entscheidungen eigenständig treffen. Die Entscheidung, welche Person diese wichtige Rolle ausübt, kann so schon maßgeblich Erfolg und Scheitern des Vorhabens bestimmen.

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Die Vorteile der reinen Projektorganisation

Die reine Projektorganisation bietet als größten Vorteil ihre klaren Strukturen. Dadurch, dass der Projektleiter weitgehende Durchgriffs- und Entscheidungsrechte besitzt, werden beispielsweise Aufgaben in der Regel mit klaren Verantwortlichkeiten zugeteilt. Zudem sind die Kommunikationswege kurz. Die Arbeit gelingt schnell und kosteneffizient (dennoch ist die reine Projektorganisation teurer, dazu finden Sie unter den „Nachteilen“ weitere Informationen).

Projektmitarbeiter identifizieren sich zudem in der Regel mehr mit dem Projekt als bei anderen Organisationsformen. Schließlich widmen sie diesem Vorhaben ihre gesamte Arbeitskraft. Sie sind deshalb beispielsweise eher dazu bereit, Schwierigkeiten offensiv anzugehen und zu meistern. Die Motivation ist außerdem insgesamt höher, da die Teammitglieder den Eindruck haben, eine für das Unternehmen bedeutsame Arbeit zu verrichten.

Im Idealfall besteht ein Team, das die reine Projektorganisation umsetzt, aus Mitgliedern aus allen Unternehmensbereichen. Dies hat zwei Vorteile: Erstens entfallen Schnittstellen-Probleme, weil alle notwendigen Ansprechpartner bereits versammelt sind. Zweitens entsteht eine ganzheitliche Sicht, die zu reflektierten Entscheidungen und einer besseren Koordination führt.

Um dies zu verdeutlichen: Der Projektleiter erhält tragfähige Rückmeldungen, was einzelne Entscheidungen für die unterschiedlichen Unternehmensbereiche bedeuten würden. Als Beispiel: Wenn ein Team aus der Autoindustrie eine neue Fertigungsstätte aufbauen soll, wird der Projektleiter darüber informiert, was die einzelnen Unternehmenssparten vor Ort benötigen. Die Teilziele des Projekts können so leichter definiert und verfolgt werden.

Insgesamt ist die reine Projektorganisation dafür bekannt, für qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse in kurzer Zeit zu sorgen. Zugleich eignet sich die Projektphase auch zur Talentauslese: Empfiehlt sich beispielsweise der Projektleiter für höhere Aufgaben? Stechen Teammitglieder hervor? Nutzt ein Mitarbeiter den großen Handlungsspielraum besonders gut, der dieser Organisationsform eigen ist?

Die Nachteile der reinen Projektorganisation

Für Unternehmen, die bislang noch nicht mit der reinen Projektorganisation gearbeitet haben, ist die Einführung sehr aufwendig und kostenintensiv. Die Organisationsform der jeweiligen Firma muss geändert werden. Häufig müssen zudem neue Mitarbeiter eingestellt werden, damit die Linienorganisation nicht leidet. Aufwendig wird deshalb auch die Abwicklung eines Projekts: Die Mitarbeiter müssen in die Linienorganisation zurückgeführt werden. Hier sind ihre Positionen meistens schon besetzt. Diese Schwierigkeiten potenzieren sich, wenn nicht nur ein Projekt in der reinen Form durchgeführt wird, sondern mehrere Vorhaben auf entsprechende Weise parallel verfolgt werden.

Häufig kommt es zu einem Konkurrenzdenken zwischen der Linie und dem Projekt. Und dies beginnt schon früh: Die Projektleiter sind darauf bedacht, die bestmöglichen Mitarbeiter für ihr Vorhaben zu gewinnen. Diese werden allerdings nur ungern freigegeben. Während der eigentlichen Projektphase droht zudem die Gefahr, dass die Kommunikation zwischen Linie und Team weitgehend erlischt. Die Projektmitarbeiter sind weit entfernt eingesetzt und bieten scheinbar alles Know-How, was benötigt wird. Eine vollständige kommunikative Abkopplung des Projekts ist jedoch nicht wünschenswert. Schließlich muss die Linienorganisation später mit den Ergebnissen des Teams arbeiten.

Eigentlich müsste deshalb nach Möglichkeit ein regelmäßiger Wissensaustausch mit den Fachabteilungen stattfinden. Dieser wird aber aus praktischen Gründen (z.B. Arbeit in einer anderen Zeitzone) und durch das einsetzende Konkurrenzdenken erschwert.

Zudem können sich in der reinen Projektorganisation falsche Personalentscheidungen als fatal erweisen. Wird beispielsweise ein nicht qualifizierter Projektleiter eingestellt, werden die gesteckten Ziele nicht erreicht. Durch die umfangreichen Befugnisse des Projektleiters gibt es kein unmittelbares Korrektiv, das bei falschen Entscheidungen eingreifen könnte.

Insgesamt gilt deshalb: Durch den hohen Aufwand ist die reine Projektorganisation kostenintensiv. Zugleich ist sie mit einigen Risiken dadurch behaftet, dass das jeweilige Team autonom agieren kann.

Fazit: Reine Projektorganisation eignet sich längst nicht immer

Die Nachteile haben bei dieser besonderen Organisationsform großes Gewicht. Kleinere Vorhaben sind beispielsweise faktisch ausgeschlossen. Der Aufwand wäre hierfür zu groß. Grundsätzlich tarieren nur zwei Arten von Projekten Vor- und Nachteile so aus, dass sie nach der reinen Organisationsform durchgeführt werden sollten: Dies gilt zum einen für Vorhaben, die unter Zeitdruck durchgeführt werden müssen. Terminkritische Projekte profitieren von der machtvollen Rolle des Projektleiters. Zum anderen eignen sich Großvorhaben wie z.B. Erschließungsprojekte hervorragend dazu. Hier ist der regelmäßige Austausch mit der Linienorganisation von geringerer Bedeutung.

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Fotoquelle Titelbild: © Shutterstock/GaudiLab

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